Les prévisions les plus optimistes annonçaient 2026 comme l'année de la reprise des voyages d'affaires. Aujourd'hui, il semble que ce soit beaucoup plus tôt.

Il suffit de jeter un coup d'œil aux dernières informations. Un récent rapport de la Commission européenne du voyage (ETC) conclut que certains pays européens ont déjà dépassé ou sont sur le point de dépasser les niveaux de dépenses en voyages d'affaires pour 2019. La France fait partie des pays les plus performants, tout comme l'Espagne, l'Allemagne, l'Italie et les Pays-Bas.

D'ici 2027, les dépenses de voyages d'affaires en Europe devraient atteindre 450 milliards de dollars en 2027. En France, la reprise est déjà presque achevée (source : GBTA).

Tendances des voyages d'affaires 2024

Le guide souligne également l'importance des nouvelles technologies pour le développement et l'efficacité des voyages d'affaires. L'intelligence artificielle et l'engagement en faveur de la durabilité continueront d'être au cœur de l'actualité des voyages d'affaires dans les mois à venir.

Qu'est-ce qui caractérisera les voyages d'affaires en 2024 ?

L'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires

Efficacité, rapidité, précision des processus, automatisation des tâches, analyse prédictive, machine learning... Grâce à l'IA, les voyages d'affaires connaissent une nouvelle révolution. Ils sont plus prévisibles, les processus sont rationalisés et les données collectées sont plus fiables.

En outre, les applications d'IA peuvent être utilisées pour faciliter les réservations ou améliorer l'expérience des voyageurs, soit en offrant des recommandations personnalisées basées sur les préférences et les besoins des utilisateurs, soit en fournissant des informations en temps réel sur l'état des vols ou les conditions météorologiques.

Nous ne pouvons pas non plus oublier leur utilité pour améliorer le service à la clientèle.  Les chatbots cognitifs, par exemple, peuvent être utilisés pour répondre aux questions des clients à toute heure du jour ou de la nuit. Pendant ce temps, le service client peut répondre à des demandes plus complexes.

Et grâce à sa capacité à analyser de grands volumes de données, il permet de prévoir les tendances, les comportements en matière de dépenses et d'identifier les possibilités d'économies.

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L'importance d'une application professionnelle pour les frais de voyage

L'un des avantages les plus immédiats de l'intégration de l'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires est l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et la réduction des coûts qui en découle. C'est l'avantage de savoir avec certitude quand et où il est moins cher de voyager.

‍Ainsi, les directeurs financiers des entreprises voient dans l'intelligence artificielle l'alliée idéale pour automatiser les processus répétitifs, comme la gestion des notes de frais.

Outre le gain de temps, les outils de numérisation et d'automatisation des frais de voyage professionnels fournissent des informations précieuses pour optimiser la prise de décision :

• Sachez combien d'argent les employés en déplacement dépensent en frais de représentation, indemnités journalières, frais kilométriques et autres frais de voy
• Obtenir des informations en temps réel sur le moment où une dépense a été engagée, où, par qui et pour quel montant.
• Analyser le comportement des voyageurs d'affaires pour savoir dans quelles catégories ils dépensent le plus (kilométrage, essence, indemnités journalières, hébergement, etc.)
• Les comportements inappropriés en matière de dépenses sont rapidement détectés. Le risque de fraude interne ou d'irrégularités dans le processus de déclaration des dépenses est ainsi minimisé.
• Obtenir des notes de frais basées sur des données réelles et fiables.
• Il est essentiel de suivre les frais de voyage déductibles pour récupérer une partie de l'argent investi.

Si nous ajoutons les services de géolocalisation, la réalité étendue (XR) ou la blockchain aux technologies susmentionnées, le secteur parviendra à une offre touristique plus attrayante, plus efficace, plus inclusive et plus durable.

Mise en œuvre de la norme IATA NDC

Les coûts devraient également être réduits grâce à l'utilisation de la nouvelle capacité de distribution (NDC). Cette norme de communication a été développée par l'Association internationale du transport aérien (IATA) pour améliorer l'efficacité de la distribution des tarifs des compagnies aériennes.

Il n'est pas inutile de rappeler ici l'« écotaxe » que le gouvernement français a introduite dans les plus grands aéroports du pays. On estime que cette mesure se traduira par une taxe de 4,6 % sur les aéroports dont les recettes d'exploitation sont supérieures à 120 millions d'euros.

Cette mesure vise à remédier à la perte de normalisation et de transparence causée par la prolifération des réservations en ligne. Plus d'avantages offerts par le NDC pour les voyages d'affaires :

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• Une meilleure personnalisation des services offerts. Chaque employé pourra concevoir son voyage en fonction de ses besoins spécifiques.
• Flexibilité pour que les agences et les fournisseurs puissent proposer des formules adaptées à chaque client et à chaque voyage. La gamme de tarifs, d'options de vol et de gestion des réservations est très large.
• Adaptation aux politiques de frais de voyage de chaque entreprise.
• Informations en temps réel sur le statut des vols, les horaires, les services supplémentaires, les prix et les promotions spéciales.

Le devoir de diligence retrouve son importance

Il fut un temps où l'on parlait beaucoup du devoir de protection du travailleur mobile. Aujourd'hui, le Duty of Care est de nouveau à l'ordre du jour.

L'un des outils utiles pour assurer cette protection des équipes déplacées est un logiciel professionnel de gestion des frais de voyage tel qu'Okticket.

À ce stade, il est important de rappeler que cet outil vous permet de savoir où se trouvent les travailleurs à tout moment, ce qui est très utile si un incident survient et qu'ils ont besoin d'aide. Et comme les informations sur les dépenses sont accessibles en temps réel, vous pouvez également voir où le travailleur a effectué son dernier achat.

En outre, les informations étant stockées dans un environnement sécurisé, la sécurité des utilisateurs n'est pas compromise lors de l'utilisation de l'application.

À ce stade, nous parlons à nouveau de la nécessité de valoriser l'expérience de l'utilisateur. Le devoir de diligence est étroitement lié au bien-être au travail, et les applications de gestion des frais professionnels sont conçues pour faciliter la vie des employés mobiles. Elles sont rapides, intuitives et faciles à utiliser, où qu'ils soient.

Cartes de crédit virtuelles pour les entreprises

Les paiements virtuels gagnent également en importance parmi les voyageurs d'affaires. Selon la GBTA, 69 % des voyageurs d'affaires européens possèdent une carte de crédit professionnelle. Deux tiers d'entre eux l'ont chargée sur leur portefeuille virtuel.

Pour répondre aux demandes de leurs équipes, mais sans perdre le contrôle financier, les organisations disposent d'outils en phase avec les politiques de frais de voyage.

Connaissez-vous la  OKT Card ? La carte à puce Okticket vous permet de payer tous les frais de voyage en France et à l'étranger. Même pour les achats en ligne, puisque vous pouvez transporter la carte OKT dans votre portefeuille physique ou dans votre Wallet Apple Pay ou Google Play.

‍Et très important : il offre la possibilité de le configurer en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise. Vous pouvez définir une limite de dépenses pour chaque utilisateur ou personnaliser les limites d'utilisation de la carte en fonction des rôles, des périodes ou des catégories de dépenses.

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Mettre davantage l'accent sur la durabilité, si possible

À ces tendances s'ajoute la conception de stratégies plus durables. Les rapports qui en témoignent ne manquent pas. En fait, le tourisme durable est l'un des thèmes centraux de nombreux salons du tourisme.

‍Mais il ne s'agit plus seulement de rechercher des options de transport et d'hébergement respectueuses de l'environnement (vols à faible émission de carbone ou préférence pour les hôtels qui mettent en œuvre des pratiques durables).

L'engagement en faveur de la durabilité passe par l'intégration d'outils de mesure de l'empreinte carbone (via la blockchain, par exemple) ou par le développement de véhicules propulsés par l'IA.

Même pour la mise en œuvre d'applications visant à numériser et à automatiser les frais de voyage d'affaires. Outre la réduction évidente de la consommation de papier, le simple fait de stocker les données dans le nuage réduit l'impact sur l'environnement (économies de 60 à 70 % selon Telefónica Tech).

Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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L'intelligence artificielle a été un tel mouvement technologique que son utilisation est devenue liée à ce qui devrait être la cinquième révolution industrielle. Son potentiel vient à peine de se révéler, mais nul ne doute qu'elle changera les règles du jeu dans de nombreux secteurs. Et le secteur financier en sera l'un des plus grands bénéficiaires.

Quels sont les avantages et les risques de ne pas la mettre en œuvre ? Tout au long de cet article, nous analyserons le rôle joué par l'IA dans la finance. Avec toujours en ligne de mire la capacité de cette technologie à favoriser l'innovation dans la gestion des frais professionnels.

L'IA dans la finance : impact sur le rôle du directeur financier

Nous savons que l'intelligence artificielle existe. Mais savons-nous vraiment ce qu'elle fait ? Oui, nous avons entendu parler du ChatGPT et nous savons qu'il peut analyser de grandes quantités de données. Nous pouvons ainsi trouver des réponses aux questions les plus compliquées. Ou avoir suffisamment d'informations pour adapter les produits et services à chaque client.

Mais... Si l'on entre dans le détail, on s'aperçoit qu'elle a de nombreuses applications dans le domaine de la finance.

Les avantages de l'IA pour le département financier

Que peut apporter l'IA aux responsables de secteur et aux directeurs fina

• Grâce à l'analyse avancée des données, ils peuvent obtenir des informations précieuses et des statistiques clés.
• Automatiser les tâches répétitives, telles que le rapprochement bancaire ou la gestion des frais de voyage d'affaires.
• Collecter et trier les données de manière intelligente. Cela permet, par exemple, de prendre des décisions stratégiques sur la base de données fiables.
• Prévision et prédiction. Cela peut s'appliquer à la gestion des stocks, à l'amélioration de la logistique ou à la prévision des ventes.
• Mieux comprendre les marchés et les clients. Tendances, préférences, comportements d'achat... L'IA est capable de nous fournir tant d'informations que proposer des produits et services personnalisés est déjà une réalité.
• Vérifier les factures par rapport aux reçus et aux bons de commande. Cela permet d'éviter que l'entreprise ne paie trop.
• Encourager le respect de la politique de dépenses de l'entreprise.
• L'IA permet d'automatiser le flux d'approbation de manière à ce qu'il ait lieu au moment où une dépense est enregistrée. Par conséquent, les paiements et les remboursements sont également rationalisés.
• L'identification de modèles et de tendances permet de détecter rapidement les risques potentiels et la fraude associés aux transactions financières.
• Réduire les erreurs comptables. Factures en double, montants erronés, dépenses anormales... L'IA détecte rapidement toute irrégularité.
• Permettre la transparence.
• Mesurer la performance.
• Effectuer des calculs en temps réel.
• Alerte en cas d'écart par rapport au budget.
• Identifier les domaines où la rentabilité est la plus élevée et la plus faible.
• Améliorer le service à la clientèle. En utilisant des chatbots ou des assistants virtuels, les temps de réponse peuvent être grandement améliorés.
• Respecter les obligations fiscales et profiter des déductions disponibles.

En bref, l'IA dans la finance ajoute de la valeur à l'entreprise, permettant d'atteindre une plus grande rentabilité et un avantage concurrentiel par rapport à la concurrence.

Les risques d'ignorer le potentiel de l'IA

Compte tenu des avantages pour les départements financiers, il n'est pas surprenant que la moitié des leaders du secteur utilisent déjà des outils d'IA. Ce pourcentage atteindra 75 % d'ici 2025, selon une récente étude de Gartner.

À défaut, les entreprises risquent de perdre leur attrait pour les talents (source : rapport "Moneyy and Machines").  En outre, elles se laisseront distancer par leurs concurrents et réduiront la productivité de leurs employés.

Cas d'utilisation de l'IA dans la gestion des frais professionnels

L'automatisation des processus mérite d'être mentionnée séparément. Bien qu'il s'agisse de l'application la plus courante de l'intelligence artificielle dans la finance, le terme « processus » est un concept trop générique. Pour essayer d'être un peu plus précis, nous parlerons des cas d'utilisation de cette technologie dans la gestion des dépenses professionnelles.

Numérisation des tickets et des factures grâce à l'apprentissage automatique

Avec l'IA, la reconnaissance optique de caractères fait un bond en avant. Il ne s'agit plus simplement de convertir des textes manuels ou imprimés en données numériques. Désormais, grâce à la reconnaissance optique de caractères basée sur l'IA, il est possible de traiter les documents plus rapidement et avec plus de précision.

Grâce à une série d'algorithmes, les moteurs de reconnaissance sont capables d'interpréter et d'extraire automatiquement des informations à partir de documents physiques. Pour les tickets et les factures, ils extraient le numéro de ticket, le numéro de TVA du fournisseur, la devise, le taux, etc.

De cette manière, les champs des notes de frais sont remplis automatiquement. En outre, les technologies les plus puissantes, comme Okticket, sont capables d'apprendre avec chaque ticket enregistré. Ainsi, par exemple, si vous ne parvenez pas à remplir correctement un champ la première fois, vous saurez comment remplir correctement cette information les fois suivantes.

Les avantages de l'élimination de la saisie manuelle des données sont nombreux. Outre les économies de temps et de ressources déjà connues, les erreurs sont minimisées et la détection de la fraude interne est facilitée.

La sécurité de l'analyse avancée des données

Nous avons déjà évoqué l'utilité de l'intelligence artificielle pour analyser de grandes quantités de données afin de faciliter la prise de décision. Mais il faut ajouter les possibilités offertes par ces techniques d'analyse lorsqu'il s'agit de détecter des habitudes de dépenses suspectes.

Si les responsables financiers d'une entreprise ont des doutes sur le comportement des dépenses, ils n'ont plus besoin de vérifier à la main. Ils peuvent mettre en place des alertes qui détectent et signalent les violations des règles de dépenses établies.

Il convient également de noter que les algorithmes sont capables d'identifier de nouveaux schémas de fraude sur la base des cas précédents. Les types de fraude typiques (par exemple, les billets en double, les billets anciens, les billets flous ou les billets dont les montants dépassent la politique de dépenses) sont ainsi moins susceptibles de se produire.

L'IA intégrée aux systèmes comptables

Tout ce que nous avons vu jusqu'à présent vous permet de rationaliser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles. Mais si vous ajoutez l'IA à votre ERP, le processus sera optimisé au maximum.

Les dépenses numérisées à l'aide d'une application de gestion des frais professionnels sont automatiquement introduites dans l'ERP en vue d'une comptabilisation immédiate. L'intelligence artificielle vérifie que tout est correct.

Les départements financiers passeront ainsi de la collecte à l'analyse des données. Et les rapports basés sur le passé céderont la place à des projections dans l'avenir.

En bref : l'IA dans la finance peut augmenter les profits, améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts, prendre des décisions efficaces, personnaliser les produits et services, réduire les risques, automatiser les opérations, créer des opportunités et personnaliser l'expérience client. Moins de ressources, plus de rentabilité.

Que dit la loi sur cette question ?

Le 12 septembre 2023, plusieurs députés français ont déposé une « Proposition de loi n°1630 visant à encadrer l'intelligence artificielle par le droit d'auteur ».

De son côté, en mars dernier, le Parlement européen a finalement approuvé la loi sur l'intelligence artificielle après un long processus législatif entamé en 2019.

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Cette loi, qui établit les règles d'utilisation de cette nouvelle technologie par les États membres de l'Union européenne, vise à garantir la sécurité dans l'utilisation des outils d'intelligence artificielle et à protéger le respect des droits fondamentaux, ainsi qu'à stimuler l'innovation pour que l'UE soit leader dans ce domaine.

Si vous souhaitez optimiser votre investissement dans les voyages d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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Une optimisation des coûts à court terme pour créer de la valeur ajoutée à l'avenir. En se focalisant sur la croissance durable à long terme, la transformation de la fonction financière du directeur financier vise à favoriser le changement technologique.

Selon le rapport 2023 Global EY DNA of the CFO Report, les dirigeants financiers les plus expérimentés qui pilotent « les programmes de changement dynamiques et innovants dans le domaine financier » sont ceux qui peuvent apporter le plus de valeur aux organisations.

À ce propos, les priorités des directeurs financiers concernant la transformation leur fonction financière à moyen terme sont principalement les suivantes :

• Transformation technologique (37%)
• Analyse avancée des données (27%)
• Durabilité (27%)
• Optimisation de la réglementation (24%)
• Leadership (23%)
• Modèle opérationnel (23%)
• Risque (19%)
• Talents (19%)

Les enjeux qui vont définir la transformation de la fonction financière

Pour Marshall Diaz, Deputy Lead Partner for Accounting and Financial Advisory chez EY Latin America, les responsables financiers sont confrontés à trois défis de taille :

1. Trouver la bonne formule pour crèer de la valeur à long terme : ils sont soumis à une forte pression pour réduire les coûts sur des investissements qu'ils considèrent comme prioritaires.
2. Trouver l'équilibre entre la gestion du risque et l'innovation dans les finances de l'organisation.
3. La réussite en tant que responsable financier malgré que les compétences traditionnellement requises dans ce domaine n'étaient pas suffisantes pour jouer un rôle stratégique en tant que directeur financier.

D'où l'importance pour les DAF d'élargir leur éventail de compétences. C'est peut-être la raison pour laquelle seulement 14 % d'entre eux mettent en oeuvre des « réformes audacieuses » afin de transformer la fonction financière pour l'avenir. Pour Marshall, ces professionnels sont précisément ceux qui ont le plus de chances d'être les plus compétents

Réduction des coûts dans les domaines stratégiques

Plus d'un DAF estime qu'il est difficile de « trouver un équilibre efficace entre les priorités à court et à long terme ». Ce constat est partagé par près de huit personnes interrogées sur dix. D'après l'enquête, 76 % d'entre eux déclarent que la pression est de plus en plus forte « pour réduire les coûts et atteindre les objectifs de rentabilité à court terme ».

Cette réduction des dépenses et des investissements semble être une constante dans la grande majorité des organisations et affecte particulièrement les programmes ESG.  Des secteurs clés tels que le marketing et les talents ne sont toutefois pas épargnés.

Or, ces trois domaines sont essentiels à la création de valeur à long terme, d'où le paradoxe. En revanche, la supply chain semble pour l'instant être épargnée des réductions.

Les stratégies de transformation du département financier

La réduction des coûts est-elle la bonne stratégie ? Si l'on considère les points de vue du petit groupe de dirigeants financiers « audacieux » mentionnés ci-dessus, la feuille de route à suivre serait la suivante :

1. Faire évoluer la culture de l'équipe financière
2. Favoriser la transformation numérique
3. Développer les compétences de leadership et former la prochaine génération de leaders financiers.

En définitive, pour parvenir à une transformation culturelle, « les directeurs financiers doivent favoriser un état d'esprit numérique, montrer l'exemple et adapter les systèmes de récompense ».

Et malgré tout cela, l'opinion est unanime : « Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour être directeur financier que celui-ci». Et ce n'est pas tout. Au fur et à mesure que leur rôle évolue, ils gravissent les échelons vers le poste de directeur général.

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Un investissement de 5,5 milliards d'euros qui générera plus de 550 milliards d'euros d'affaires. Si nous prenons comme référence, les chiffres fournis par GEBTA pour les prochains mois, l'investissement dans les voyages d'affaires sera largement rentabilisé.

C'est aussi simple? Il serait bien de pouvoir répondre positivement, mais la vérité est que la réussite et la rentabilité d'un voyage d'affaires requièrent une planification minutieuse. De la planification de l'itinéraire à la gestion des dépenses, l'ensemble du processus a un impact sur les résultats.

Aimeriez vous tirer le meilleur parti des frais liés aux voyages d'affaires ? Tout au long de cet article, nous présenterons des stratégies d'organisation des voyages d'affaires axées sur le retour sur investissement.

Conseils pour une planification efficace des frais de voyage d'affaires

Pour les entreprises, les frais de voyage représentent, la dépense la plus importante. D'où l'importance de les gérer efficacement.

Par où faut-il commencer ? Et bien, par le début. C'est-à-dire par la planification du voyage. Étant déjà familiarisé avec l'impact de questions aussi fondamentales que l'adaptation du budget aux tendances actuelles, le choix du fournisseur en fonction des besoins de chaque voyage ou la planification des différents déplacements en tenant compte des objectifs à atteindre, nous ne nous étendrons pas trop sur ce point.

S'agit-il d'un voyage pour augmenter le volume d'affaires, pour rendre visite aux clients, pour créer des alliances avec d'autres entreprises ? En fonction de la nature du voyage tout est à faire : de l'itinéraire à la durée de celui-ci, en passant par l'organisation de l'agenda, le suivi du protocole ou à la préparation du matériel nécessaire.

Éviter les erreurs de calcul qui coûtent cher

Cela peut paraître simple, et pourtant, en matière de voyages d'affaires, des erreurs sont encore commises au détriment de l'organisation. Une des plus courantes consiste à comptabiliser uniquement les coûts directs, tels que les billets, les hôtels et les indemnités de séjour. Or, il existe d'autres dépenses qui peuvent être encore plus élevées.

Avez-vous déjà calculé le coût des imprévus, des polices d'assurance ou le temps investi par les services administratifs dans le traitement des notes de frais ?

Quel est le rôle de la politique de frais de déplacement dans une entreprise ?

En effet, nous allons insister sur l'importance d'aligner l'ensemble de la planification préalable sur la politique de voyage de votre entreprise.

Saviez-vous qu'un programme de voyage bien conçu peut aider les entreprises à économiser entre 5 à 15 % de leur budget de voyage.

Ce document constitue un guide permettant aux collaborateurs de savoir combien d'argent ils peuvent dépenser, ce qu'ils peuvent acheter et comment ils doivent l'acheter.

Certains aspects doivent être consignés par écrit et clairement expliqués si vous voulez éviter les conflits.  Les limites et les moyens de paiement doivent être définis de manière à ne pas laisser de place à la libre interprétation :

• Quels sont les dépenses remboursables et non remboursables ?
• Quel est le barême utilisé pour les indemnités kilométriques ?
• Le remboursement se fait au forfait ou frais réels ?
• Les cartes d'entreprise sont-elles fournies ou l'employé doit-il avancer l'argent ?
• Quel est le processus de soumission, de révision et de validation des notes de frais ?
• Les exigences auxquelles doivent répondre les pièces justificatives : quelles sont les données minimales requises pour un justificatif ? En cas de perte ou d'un justificatif illisible, que se passe-t-il?
• Quelle est la procédure de remboursement de notes de frais - sont-ils payés par l'entreprise ? Une indemnité est-elle accordée aux employés ? Les employés doivent-ils avancer l'argent ? Des avances sont-elles proposées ?

Par ailleurs, la politique en matière de frais de voyage doit définir les directrives à suivre en cas d'incident survenant au cours du voyage (vol manqué, perte de bagages, maladie, etc.).

Automatiser pour rentabiliser l'investissement dans les voyages d'affaires

L'étape la plus compliquée vient après la planification :  la gestion des dépenses. Le contrôle, l'approbation, le traitement et la comptabilité... Tout au long de ce processus, il est facile de commettre des erreurs surtout si les tâches sont effectuées manuellement.

Comment faire si un collaborateur dépasse les limites de dépenses, soumet la note de frais après la date limite ou perd les reçus ? La meilleure façon d'optimiser la gestion des frais de voyage est de mettre en place un outil spécifique pour numériser les reçus papier et automatiser la comptabilité dans votre logiciel.

Équiper les collaborateurs d'une carte d'entreprise est une mesure très efficace. En règle générale, ce produit permet une configuration personnelle et fixer des limites d'utilisation.

Les avantages offerts par les applications professionnelles de gestion des dépenses sont nombreux. Pour les expliquer, rien de mieux que de donner un exemple concret. Voici quelques-uns des avantages d'Okticket.

Okticket : L'application qui vous donne le retour sur investissement immédiat que vous recherchez

Employés itinérants, département financier, RH, IT... Okticket bénéficie à différents secteurs de l'entreprise. Si toutefois nous nous concentrons exclusivement sur le retour sur investissement, le sujet qui nous intéresse, nous pouvons vous assurer que le résultat est pratiquement immédiat.

Grâce au fait que notre application couvre l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, le gain de temps sur ce processus est de 80% (par rapport à un processus manuel). Et comme vous le savez, ce gain de temps se traduit par une réduction des coûts.

Un flux d'approbation personnalisé, un rapprochement bancaire, une intégration avec votre logiciel comptable ou de gestion d'entreprise (et aussi avec votre agence de voyage en ligne et les services de transport), une mesure de prévention pour empêcher la fraude interne, une carte à puce intelligente conforme à votre politique de frais de voyage... Imaginez-vous à quel point la gestion des notes de frais serait simplifiée si vous disposiez de toutes ces aides.

De la micro-gestion à l'outil tout-en-un

Et si vous voulez franchir un étape supplémentaite, vous pouvez toujours opter pour des outils intégrés de bout en bout qui regroupent l'ensemble du processus, allant de la réservation en ligne jusqu'au moment où les frais de voyage sont approuvés et comptabilisés dans les systèmes de gestion de l'entreprise.

Chez Okticket, par exemple, nous nous intégrons à plusieurs de ces solutions. Ainsi, votre équipe ou vos collaborateurs en missions peuvent réserver eux-mêmes leur hébergement et leur transport.

Les relations d'affaires exigent une présence en face-à-face

Avant de poursuivre, le retour sur investissement des voyages d'affaires ne doit pas toujours se traduire en termes d'argent. Il existe des aspects tout aussi importants, comme une meilleure image de marque, l'élargissement du réseau de clients potentiels ou l'amélioration des relations avec les clients existants.

Qu'est-ce que les voyages d'affaires peuvent apporter de plus qu'une visio conférence ? Les réponses sont fournies par Oxford Economics :

• Les salons, les congrès et autres événements présentiels génèrent jusqu'à 20 % de nouveaux clients. Ce constat nous fait penser qu'une entreprise qui ne participe pas aux événements importants de son secteur peut passer à côté d'activités commerciales très importantes.
• Lors d'une réunion face à face, 50 % des clients potentiels deviennent des clients réels. Ce pourcentage diminue au 31 % lorsque l'interaction a lieu virtuellement.
• 38 % des clients potentiels opteraient pour une autre entreprise si les réunions traditionnelles n'avaient plus lieu face à face. Cela représenterait une perte d 37 % des ventes annuelles.
• Sur le plan économique, on estime que chaque euro investi dans les voyages d'affaires rapporte 12 euros.

Si vous souhaitez optimiser votre investissement dans les voyages d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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Les dépenses auxquelles une organisation doit faire face chaque mois sont inévitables. Par contre, une gestion inefficace peut facilement être résolue. Vous souhaitez reprendre le contrôle de vos finances ? Automatisez d'abord la gestion des dépenses professionnelles.

Et si on parlait d'automatisation, quelle est sa finalité, et pourquoi en avez-vous besoin ? Lisez la suite, et découvrez les avantages de laisser de côté les processus manuels et d'opter pour une solution qui vous permet un gain de temps et de moyens.

Qu'il s'agisse de  numériser des tickets et des factures ou de détecter les erreurs tout au long du processus de validation. Les outils d'automatisation des notes de frais bénéficient à toutes les personnes impliquées dans le processus de reporting et de validation. Et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise, sa localisation ou son secteur d'activité.

Du classeur au cloud : les avantages de l'automatisation de la gestion des frais professionnels

Ceux qui utilisent encore des tableaux et des justificatifs en papier sont parfaitement conscients que le processus de gestion des dépenses peut être long et fastidieux. Et sans oublier, que les erreurs sont vite commises. Le coût peut se chiffrer en milliers d'euros, en fonction du volume des notes de frais.

En effet, ces économies financières sont une raison suffisante pour se doter d'une application de numérisation et d'automatisation des frais professionnels. En voulez-vous d'autres ?

• Fini le temps où vous deviez attendre la fin du mois pour connaître l'état de vos comptes, vous disposerez désormais des informations en temps réel.
• Une seule plateforme regroupera toutes les informations que vous avez aujourd'hui éparpillées dans un tas de papiers et de formats. Et le mieux, c'est que c'est qu'elle sera organisée de manière à ce que vous puissiez consulter uniquement les données dont vous avez besoin à un moment donné. Et vous pourrez enfin réaliser les rapports que vous avez toujours souhaités : détaillés, avec des informations fiables, d'une manière agile et simple.

• Par ailleurs, les erreurs dues à la gestion manuelle céderont la place à un contrôle plus précis, où le non-respect des politiques de dépenses n'aura plus sa place.
• Même les remboursements seront plus efficaces. Vous serez en mesure d'effectuer des approbations instantanées, alors qu'aujourd'hui cela prend des semaines. Tout le monde est content. Les employés sont remboursés beaucoup plus rapidement et le service financier peut se consacrer à d'autres tâches.

En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels ouvre la voie à un meilleur pilotage financier. Plus rentable, plus précis, plus intelligent.

Intégration des systèmes : enregistrer dans l'application, comptabiliser dans votre ERP

Attendez, nous n'avons pas terminé. Les solutions d'automatisation les plus puissantes sont intégrées avec d'autres outils de gestion d'entreprise. Quel logiciel ERP utilisez-vous dans votre entreprise ?  Okticket vous offre des connecteurs bidirectionnels et évolutifs avec les principaux systèmes ERP, HR et BI du marché.

Comment démarrez l'automatisation du processus de gestion des dépenses

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, c'est probablement parce que vous envisagez de souscrire un outil pour automatiser la gestion de vos dépenses. Vous en avez déjà un, mais vous n'êtes pas tout à fait convaincu ? Quoi qu'il en soit, il est préférable de prendre le temps d'evaluer vos besoins.

1. La première chose à faire est d'identifier les besoins de votre entreprise. Quel problème souhaitez -vous résoudre ? Gagner du temps, réduire la fraude interne, minimisez les erreurs ?
2. Vous devez également tenir compte du processus actuel de paiement et de remboursement : les employés avancent-ils de l'argent ou paient-ils par carte d'entreprise ? Existe-t-il un processus d'approbation bien défini ou les collaborateurs sont remboursés à la volée, sur présentation des reçus?
3. Lorsque votre idée sur les attentes à l'égard de l'outil d'automatisation des dépenses que vous souhaitez mettre en place est précise, vous pouvez commencer à comparer les différentes options disponibles sur le marché.  Que devez-vous rechercher ? L

Quel est le meilleur outil pour gérer les dépenses professionnelles ?

Une solution d'automatisation doit présenter un certain nombre de caractéristiques essentielles.

Accessibilité

La convivialité est essentielle pour s'assurer que les utilisateurs l'utiliseront. De plus la commodité d'une application mobile est un atout supplémentaire. Les employés peuvent ainsi se connecter pour saisir et/ou gérer leurs dépenses sur place.

Personnalisation

Nous nous sommes habitués à travailler avec des systèmes qui offrent un ensemble de fonctionnalités standard auxquelles nous devons nous adapter. Or, dans l'idéal, la solution choisie devrait être suffisamment polyvalente pour s'adapter aux besoins de chaque client.

Intégration

Un autre aspect très important est que l'outil d'automatisation soit capable de se connecter au logiciel de comptabilité que vous utilisez dans votre entreprise. Ainsi, les dépenses soumises dans l'application seront automatiquement transférées dans votre logiciel ERP ou système de gestion d'entreprise.

Vitesse

L'objectif principal d'un outil d'automatisation consiste à faire gagner du temps aux équipes. De là l'importance de s'assurer que la technologie choisie soit rapide dans l'extraction des données, l'enregistrement des informations et l'automatisation du flux d'approbation..

Okticket vous permet d'économiser 80% du temps par rapport à la gestion manuelle des dépenses professionnelles. De plus, sa mise en œuvre est rapide, simple et bien accompagnée.

Plusieurs options de service à la clientèle

Plus vous disposez de contacter l'assistance, mieux c'est. L'accès à l'assistance par e-mail et par chat est très pratique, mais il faut également pouvoir parler avec une personne.

Okticket propose également une assistance téléphonique locale.

D'autres exigences importantes

• Possibilité de fixer des limites et des alertes en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise.
• Rapprochement bancaire automatique.
• Conversion automatique de n'importe quelle devise en euros. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante si votre entreprise a des collaborateurs qui sont en missions en dehors de la zone euro.
• Suivi des dépenses en temps réel.
• Flexibilité des mode de paiement (espèces, carte d'entreprise, carte essence, etc.)
• Classification des dépenses par utilisateurs et par catégories.
• Capacité d'adaptation à la croissance de votre entreprise.
• Archivage à valeur probante.
• La garantie que les dépenses de votre entreprise seront stockées dans un environnement sécurisé

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Conseils pour renforcer l'impact de l'automatisation des dépenses

Mais le processus ne se limite pas à la mise en place du logiciel d'automatisation des dépenses.  En parallèle, vous devez prendre un certain nombre de précautions.

• Vérifiez que l'équipement actuel sera en mesure de soutenir le processus à venir. Si ce n'est pas le cas, vous devez le moderniser.
• Prévoyez des formations pour les employés qui n'ont pas les compétences nécessaires pour utiliser le nouvel outil d'automatisation.
• Si l'entreprise n'a pas encore établie une politique de dépenses, le moment est venu de faire le nécessaire.
• Une fois que les données commencent à arriver, vous devez les analyser afin d'identifier les possibilités d'amélioration.

En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels est la première étape pour simplifier le processus, économisez de l'argent et optimiser les ressources. Les dépenses inutiles et les erreurs administratives liées à la gestion manuelle sont minimisées, tout en facilitant la prise de décision sur la base d' analyses précises.

Vous souhaitez connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.

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La gestion des frais professionnels représente déjà un défi pour les départements financiers, mais le faire manuellement ou à l'aide d'outils de gestion inefficaces rend la tâche encore plus compliquée. Vous souhaiter franchir une nouvelle étape en maitère de comptabilité  ? La première démarche consiste à numériser les dépenses de l'entreprise.

Pour confirmer cette affirmation, interrogez les départements du back office de votre entreprise. Si ceux-ci subissent encore des processus obsolètes, les réclamations les plus fréquentes sont probablement liées à l'erreur humaine et au temps consacré aux tâches de peu de valeur.

En effet, cela vaut-il vraiment la peine de continuer à gérer des notes de frais sur papier ? Des dossiers remplis de justificatifs et de factures que vous devez conserver pendant 10 ans ? Sans oublier, le mécontentement des collaborateurs sur le retard lors du remboursement.

Et puis, il y a aussi le non-respect de la politique de dépenses de l'entreprise. Dans un article précédent, nous avions indiqué que le coût des irrégularités dans les notes de frais s'élèvait en moyenne à 500 euros par mois.

Ce constant met en évidence l'importance de la mise en place d'outils de digitalisation des reçus efficaces. Et également avec une valeur probante.

Avantages de l'automatisation du contrôle des frais professionnels

Déclaration des dépenses en temps réel, gain de temps dans la gestion et la validation, réduction de la fraude interne, remboursements en temps voulu... La gestion numérique des frais professionnels bénéficie à toute l'équipe. Voici les principaux avantages.

CFO : Vous aurez enfin le temps de vous consacrer à des tâches plus importantes

A priori, le département qui bénéficie le plus d'un outil tel qu'Okticket est le département des finances. Que vont-ils obtenir?

• Gain de temps dans le processus de contrôle, de validation et de gestion des notes de frais. Saviez-vous qu'avec Okticket vous pouvez économiser 80% du temps consacré aux tâches administratives ?
• Gestion en temps réel, avec des formats uniformes (et le tout sur une seule plateforme).
• Visualisation, révision et approbation en tout lieu, et sur tout appareil mobile, y compris les smartphones.
• Conformité avec la politique de dépenses de l'entreprise.
• Réduction des erreurs comptables : près de 80 % des notes de frais contiennent des erreurs
• Stopper les cas de fraude interne. Plus de la moitié des entreprises en sont victimes chaque année.
• Il est possible d'obtenir une traçabilité presque instantanée des dépenses. Dès qu'un employé effectue un achat et l'enregistre dans l'application de dépenses, il est possible de consulter le mouvement.
• Les informations relatives aux dépenses sont stockées de manière ordonnée. Ceci est pratique, n'est -ce pas?
• Sécurité : les données sont stockées dans le cloud, dans un environnement sécurisé.
• Durabilité : les dépenses en papier sont réduites au minimum.

Ressources humaines : Améliorer l'environnement de travail

La numérisatio des frais professionnels a-t-elle seulement un impact positif sur les services financiers ?   Les RH en profitent aussi directement, nous vous l'assurons.

En effet, pensez-y : qui doit gérer les conflits entre le service financier et les employés suite aux écarts dans les notes de frais ? En fin de compte, les collaborateurs se plaignent au département de RH, pour tout remboursement ou retard sur les avances des frais.

Or, Il est prouvé que les outils technologiques favorisent le bien-être au travail, et c'est un point très important pour les ressources humaines.  Des employés heureux, des employés plus productifs, c'est bien connu.

Employés : peuvent se concentrer sur le travail

Les premiers à souffrir du traitement manuel des notes de frais sont les employés eux-mêmes. En particulier, ceux qui sont régulièrement en déplacement et qui passent des heures à remplir des tableaux Excel à leur retour au bureau.

Par conséquent, ils sont directement gagnants si la direction décide de numériser les frais professionnels. Voici quelques-uns des avantages qu'ils constateront dès le départ :

• Rapidité des reportings. La justification des dépenses professionnelles devient une question de minutes. De plus, ils peuvent saisir leurs dépenses sur place depuis leur téléphone portable, peu importe le lieu. Il n'est plus nécessaire de se rendre au bureau pour remplir des notes de frais.
• Plus de perte d'argent dues aux reçus perdus ou endommagés.
• Le remouboursement est beaucoup plus rapide.

Toutefois, pour que les collaborateurs utilisent la solution que vous avez choisie, celle-ci doit être rapide et facile à utiliser.

Avantages pour le DSI

De préférence, les applications de gestion des frais devraient également penser au département informatique. En effet, les conséquences d'une interface peu conviviale ou d'intégrations défaillantes, pour ne citer que quelques exemples, sont en effet à leur charge. Que recherche le DSI ?

• Une mise en œuvre simple et agile.
• Des intégrations natives simples. Ou, dans le cas contraire, une API complète pour pouvoir obtenir les informations dont il a besoin.
• Une interlocution technique avec des personnes utilisant le même langage qui parlent votre langue.
• Une équipe de support du fournisseur pour répondre aux questions des utilisateurs afin qu'ils ne soient pas obligés de s'adresser à eux en permanence.

5 étapes clés pour réussir la numérisation des dépenses professionnelles

Malgré tous ces avantages, certaines entreprises ont du mal à passer au numérique pour la gestion de leurs notes de frais : résistance au changement, une crainte des brèches de sécurité, un manque de confiance dans un retour sur investissement rapide...

Quelle qu'en soit la raison, tôt ou tard, beaucoup franchiront le pas. Votre entreprise est presque convaincue de la nécessité qu'un outil numérique pour optimiser sa comptabilité ? Dans ce cas, vous aurez besoin d'un bonne stratégie de numérisation des dépenses professionnelles.

Quelles mesures devrez-vous prendre en compte ?

1. Fixer des priorités et des objectifs. Ceux-ci doivent être quantifiables, réalistes, limités dans le temps et adaptés à chaque entreprise.

2. Comparez plusieurs outils pour vous assurer que celui que vous sélectionnez est bien celui dont vous avez besoin. Quelles sont les caractéristiques de l'outil ?

• Démarrage rapide et facile.
• Facilité d'utilisation.
• Reconnaissance automatique des informations sur les dépenses à partir des reçus et des factures.
• Flexibilité pour s'adapter aux besoins de chaque client.
• Évolutivité pour s'adapter à la croissance de l'entreprise et aux besoins qui peuvent se présenter.
• Possibilité de visualiser les informations relatives aux dépenses en temps réel.
• Accompagnement avant, pendant et après la mise en œuvre.
• Support de proximité, continu aussi bien par téléphone que par e-mail.
• Intégration avec le logiciel comptable, ou de ressources humaines ou les systèmes de gestion d'entreprise que vous utilisez dans votre organisation.
• Rapprochement bancaire.
• Conservation des données dans un environnement sécurisé.
• Possibilité d'exporter les rapports.
• Valeur probante.

3. Moderniser les équipements pour pouvoir faire face à la grande quantité de données qu'il devra désormais traiter.

4. Formation des employés afin qu'ils acquièrent les compétences nécessaires pour utiliser les nouveaux outils en toute transparence. En fait, le manque de talents numériques est l'un des obstacles que rencontrent de nombreuses entreprises souhaitant se transformer numériquement. Si la formation n'est pas suffisante, la cinquième étape constitera à recruter des nouveaux talents dotés de compétences numériques.

5. Analyser les données recueillies pour détecter les erreurs potentielles, identifier les possibilités d'amélioration et prendre des décisions stratégiques.

Vous envisagez de numériser vos notes de frais? Okticket est un outil agile et simple conçu pour optimiser et couvrir l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie de la dépense jusqu'aux processus de validation, de contrôle et de comptabilisation.

Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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