En quelques secondes, vos employés peuvent soumettre une demande de voyage, et le service financier peut l'approuver et en assurer le suivi.
Pourquoi la fraude interne se produit-elle, quelle est son coût pour les organisations et peut-on la prévenir ? Nous vous donnons les réponses dans cet article.
Actuellement, la fraude interne touche plus de la moitié des entreprises . Et les chiffres ne cessent d'augmenter. En effet, six organisations sur dix reconnaissent avoir été confrontées à un plus grand nombre de cas d'une année sur l'autre
Pourquoi, compte tenu des ressources disponibles, les irrégularités dans la déclaration des frais professionnels ne sont-elles pas maîtrisées ? Combien d'argent les organisations perdent-elles ? Est-il possible de reprendre le contrôle sur la gestion des notes de frais ? Découvrez les réponses à ces questions dans la suite de cet article.
Avant de rentrer dans les détails, il est important d'expliquer que la fraude interne est une fraude causée par les membres d'une organisation. Elle va du vol de matériel en passant par la falsification du temps de travail et des notes de frais de l'entreprise. Dans ce post, nous nous concentrerons sur les irrégularités dans la déclaration des frais professionnels.
Des dépensés soumises plus d'une fois, des plafonds de dépenses qui excédent la limite établie par l'entreprise ou des justificatifs saisis durant les congés de l'employé sont les principales irrégularités commises en matière des frais professionnels.
Une mention spéciale doit être faite pour les reçus etles factures qui ne sont pas valables comme pièces justificatives. Il peut également arriver que lors de la saisie manuelle de la note de frais, l'employé mentionne l'achat, mais n'y joint pas le reçu.
Un collaborateur se déplace pour le travail, il effectue des dépenses et accumule les reçus et les factures dans sa poche. Le dernier jour du mois, il se souvient qu'il doit soumettre ses dépenses et vous dépose tous ces justificatifs sur votre bureau, tous entassés. Dans votre empressement, vous ne faites qu'y jeter un coup d'œil. Plus tard, lorsque vous les vérifiez calmement, vous découvrez des frais que vous avez approuvés, mais qui ne correspondent pas à la politique interne des dépenses professionnelles de l'entreprise.
Que pouvez-vous faire face à cette situation ? Si vousgérez encore les notes de frais à la main, vous êtes obligés de prendre letemps de vérifier toutes les pièces justificatives.
Investir dans la technologie peut vous faire économiser beaucoup d'argent. On estime que le coût de la fraude interne entraîne des pertes équivalentes au 5 % duchiffre d'affaires annuel.Plus d'informations :
Il s'agit donc de milliers d'euros qui peuvent entraîné une perte de compétitivité, de réputation et, par conséquent, de clients.
D'où le besoin de prendre des mesures préventives telles en vue de détecter les irrégularités dans les notes de frais.
Lorsqu'il s'agit de prévenir, de détecter et de combattrela fraude interne en matière des dépenses professionnelles, la technologie estun allié de taille, et les entreprises en sont conscientes. C'est pourquoi les organisations sont prêtes à investir dans des outils qui mettent fin aux erreurs de saisie manuelles. Comme Okticket, la solution SaaS la plus rapide et la plus puissante pour numériser et automatiser les frais de déplacements professionnels.
De plus, les fonctionnalités d'Okticket sont conçues pour vous aider à détecter les fraudes internes. Vous ne connaissez pas encore la carte OKT ou la logique personnalisée ?
Souhaitez-vous connaître les meilleurs outils de prévention et de détection de la fraude interne ? Dans ce document, vous trouverez :
Téléchargez le guide "La fraude interne dans les frais professionnels : les outils pour la détecter" et découvrez les clés pour prévenir les irrégularités dans les notes de frais.
Découvrez comment un logiciel de gestion des dépenses peut améliorer l'efficacité de votre entreprise. Automatisez les processus, contrôlez les coûts, négociez avec les fournisseurs et évitez les erreurs grâce à ces stratégies.
Les frais de déplacements professionnels représentent souvent un défi majeur pour les entreprises, qu'elles soient grandes ou petites. De la planification des voyages à la gestion des dépenses, chaque étape peut être complexe et fastidieuse. Dans cet article, nous explorerons les différentes facettes de la gestion des frais de déplacements professionnels et comment les optimiser pour votre entreprise.
Calculer les frais de déplacement professionnel de manière précise est essentiel pour garantir une gestion financière efficace.
En ce qui concerne les indemnités kilométriques, le certificat d’immatriculation du véhicule utilisé pour les déplacements professionnels doit être fourni par le salarié, en précisant :
Les frais seront remboursés selon un barème de l’URSSAF. Les frais de repas devront également être remboursés, les mentions sur la note sont :
En regroupant ces éléments, vous pourrez établir un budget réaliste pour chaque déplacement professionnel.
La facturation des frais de déplacement professionnel doit être claire et transparente. En ce qui concerne la meilleure manière de facturer les frais de déplacement professionnel, la clarté et la transparence restent primordiales.
Voici les étapes à suivre pour une facturation efficace :
En adoptant ces pratiques modernes, vous pouvez simplifier et accélérer le processus de facturation des frais de déplacement professionnel tout en garantissant la précision et la conformité des données.
Les délais de remboursement des frais de déplacements professionnels varient d'une entreprise à l'autre. Certains remboursent les frais immédiatement après réception de la note de frais, tandis que d'autres ont des cycles de remboursement réguliers.
Il est important de connaître la politique de remboursement de votre entreprise afin de planifier vos dépenses en conséquence.
La note de frais de déplacement professionnel est un document crucial qui témoigne des dépenses réelles engagées lors d'un déplacement professionnel. Elle permet à l'entreprise de rembourser les frais adéquatement et de garantir une gestion comptable précise et transparente.
Le tarif des frais de déplacement professionnels peut varier en fonction de nombreux facteurs tels que la distance parcourue, le moyen de transport utilisé et les frais accessoires. Certains employeurs utilisent des barèmes ou des forfaits pour simplifier le processus de remboursement, tandis que d'autres préfèrent rembourser les dépenses réelles sur présentation de justificatifs.
En conclusion, Okticket est bien plus qu'une simple solution de gestion des notes de frais. C'est un outil puissant qui vous permet de simplifier, d'automatiser et d'optimiser l'ensemble du processus de gestion des frais de déplacements professionnels tout en le configurant selon la politique interne des dépenses de l’entreprise.
Avec ses fonctionnalités avancées, sa simplicité d'utilisation et sa sécurité intégrée, Okticket est le partenaire idéal pour toutes les entreprises soucieuses d'optimiser leur gestion des dépenses professionnelles
Vous êtes intéressé par cette fonctionnalité, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.
Que vérifiez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Le moteur d'alerte signale, approuve ou rejette les dépenses sans que vous ayez à examiner les éléments à la loupe.
Que vous souhaitiez qu’il n'y ait pas de boissonsalcoolisées sur le ticket de restaurant, qu'un employé n'essaie pas de fairepasser pour des frais effectués dans une période qui ne coïncide pas avec undéplacement professionnel... Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Imaginez-vous un système de logique personnalisée qui vous alerte dès qu’il détecte des éventuelles irrégularités !
Le manque de temps pour examiner en détail les dépenses professionnelles est l'une des raisons pour lesquelles lesentreprises finissent par rembourser à leurs employés des paiements nonautorisés. Peu importe que ces irrégularités soient un comportement malhonnêteou une erreur involontaire, elles sont très coûteuses pour les organisations (8 000 euros par mois en moyenne selon l'ACFE).
La bonne nouvelle, c'estqu'il est désormais possible de détecter les anomalies dans les notes de frais.Les options offertes par la technologie vont des alertes standards aux moteursqui appliquent une logique personnalisée.
En règle générale, lesoutils professionnels de gestion des dépenses vous permettent de mettre enplace des alertes qui vous préviennent lorsqu’un collaborateur tente desoumettre un ticket qui n'est pas conforme à la politique de dépenses que vousavez définie.
Ces alertes sont généralement envoyées sous forme de notifications automatiques par email ou sur le téléphone portable des personnes chargées du suivi des dépenses. Elles peuvent même être envoyées aux collaborateurs si l'entreprise le prévoit.
Quels sont les alertes les plus fréquentes ? Tout dépend de la solution que vous avez choisie. Par exemple, chez Okticket, les alertes standard sont les suivantes :
Grâce à cette fonctionnalité, vous ne remboursez plus les doublons, les dépenses effectuées lesjours fériés, les montants illisibles ou les frais qui dépassent la limitefixée dans la politique interne de l'entreprise.
De plus,... Vous pouvez créer autantd'alertes que vous le souhaitez !
Vous ne voulez pas vous limitez aux alertes habituelles ? Le moteur de révision automatique d'Okticket vous offre le meilleur des deux mondes. Vous pouvez définir les comportements de dépenses que vous désirez contrôler lors du remboursement et le système applique intelligemment les règles de logiques personnalisées que vous avez définies.
En d'autres termes, le moteur examine automatiquement les notes de frais. Lorsqu'il détecte une éventuelle non-conformité avec la politique de dépenses de votre entreprise, il vous envoie une alerte (qui peut être simplement informative ou bloquer l'opération).
En outre, il peut êtreactivé à différents moments du processus : lors de la prise de la photo, lorsde la soumission de la note de frais, lors de la révision des informations à surla plateforme...... De cette manière, les dépenses peuvent être approuvées ourejetées sans que vous deviez examiner les éléments un par un.
Voici quelques exemples de règles de dépenses qui peuvent être mises en œuvre :
Cette fonctionnalité vousintéresse, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.
Vous voulez en savoir un peu plus sur le fonctionnement et les avantages du cashback ? Dans cet article, nous vous donnons les clés.
Nous vous remboursons le 3 % de votre achat pour votre paiement effectué votre carte bancaire". Vous avez déjà vu un message similaire ? Ce que votre banque vous offre s'appelle le cashback.
Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement et les avantages du cashback ? Lisez la suite pour découvrir les réponses.
Pour mieux comprendre le concept de cashback, nous allons vous expliquer brièvement de quoi il s'agit. La traduction littérale de ce terme anglais serait "money back".
Il s'agit donc d'une méthode de fidélisation proposée par certaines banques et émetteurs de cartes qui consiste à reverser au consommateur une partie de l'argent qu'il a dépensé lors de ses achats, aussi bien de produits ou de services.
La première chose à savoir est que pour bénéficier du cashback, vous devez payer par carte de crédit ou de débit. L'institution financière vous rembourse par la suite un pourcentage des achats effectués.
Par exemple, si votre carte professionnelle offre 1 % de cashback et que vous effectuez un achat d'une valeur de 300 euros, le remboursement sera de 3 euros.
En fonction de la carte et de l'établissement, la somme récupérée peut être :
En plus, vous devez savoir que la plupart des cartes prévoient une limite maximal de remboursement par période de temps (la limite peut être mensuelle ou annuelle). Il n'existe pas de plafons généraux. Chaque entité ou société qui commercialise les cartes définit ses propres conditions.
En dehors du programme de fidélité ou de récompense dont nous avons parlé, il existe un deuxième type de cashback qui commence également à se répandre en Espagne.
Vous avez besoin d'argent liquide mais vous n'avez pas de distributeur à proximité? Vous pouvez demandez ce service lorsque vous réglez vos achats, par carte bancaire dans un établissement participant.
Il vous suffit d'indiquer au commerçant le montant que vous souhaitez et il l'ajoutera au montant de l'achat. Vous payez le montant total avec votre carte et vous récupérez l'argent demandé en espèces. C'est aussi simple que cela.
Prenons un exemple. Vous avez besoin de 50 euros en espèces, mais vous êtes sur la route, à des kilomètres d'un distributeur de billets. Vous vous arrêtez à une station-service et faites le plein de 50 euros. Au moment de payer, vous dites au caissier que vous avez besoin de 50 euros en liquide. Il vous facture alors 100 euros et vous remet 50 euros en main propre.
Comme vous pouvez le constater, une carte bancaire avec cashback permet à votre entreprise d'économiser de l'argent. Pensez-y : face à deux produits similaires, choisirez-vous celui qui ne vous donne rien ou celui qui vous reverse une partie de l'argent dépensé ?
Un exemple très simple. Votre entreprise paie par une carte l'hôtel d'un employé qui doit se rendre chez un client et le montant total s'élève à 500 euros. Si cette carte proposait 2 % de cashback (pour le chiffrer), vous recevriez un bonus de 100 euros, de sorte que l'hébergement vous reviendrait à 400 euros.
Pour les entreprises qui offrent du cashback, cette situation est aussi intéressante, car elle permet d'attirer des nouveaux clients et de fidéliser ceux qui existent déjà.
Veuillez toutefois que la carte que vous avez souscrite ne présente pas un coût ou un taux d'intérêt élevé. Et lors de la comparaison, validez les pourcentages de remboursement et la liste des établissements participants.
Il existe aussi, des solutions qui proposent le remboursement d'une partie des dépenses payées par carte sous forme de réductions sur la licence.
Vous voulez souhaitez oublier les remboursements et la gestion des avances ? L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses des employés conformément à la politique des dépenses de l'entreprise.
Il s'agit d'une carte de débit Mastercard, donc d'un moyen de paiement sécurisé, transparent et accepté dans des milliers d'établissements partout dans le monde. Même pour les achats en ligne, car vous pouvez disposez de la carte OKT dans votre portefeuille physique ou Wallet.
Mais ce n'est qu'un petit aperçu de ce qu'Okticket peut faire pour vous. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de vente et sur les avantages de l'utilisation de la carte OKT, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
Vous souhaitez connaître en détail toutes les dépenses effectuées par vos employés ? Découvrez dans cet article ce qu'un logiciel de gestion des frais professionnels peut faire pour vous…
Augmenter les bénéfices et réduire les coûts. La clé de l'expansion d'une entreprise est loin d'être un mystère. Sur la voie de la réussite, il est très important de gérer correctement ses ressources, comme tout mettre en œuvre pour optimiser les processus financiers. Pour ce faire, il est primordial de disposer d'une application de gestion des dépenses de l'entreprise.
Comment fonctionnent ces solutions? Quels sont les avantages pour les départements de back-office ? Que devez-vous considérez pour choisir celle qui répond au mieux à vos besoins ? Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions.
Le traitement des dépenses professionnelles est une tâche complexe, surtout si vous ne disposez pas des bons outils. Imaginez-vous pour un instant pouvoir contrôler toutes les dépenses de vos collaborateurs, assurez le suivi de chaque transaction, filtrer les dépenses par catégories et départements ?
Vous gérez encore vos notes de frais manuellement ? Vous disposez déjà d'une solution de notes de frais, mais vous n'êtes toujours pas convaincus ? Vous souhaitez acquérir un outil de gestion des dépenses pour votre entreprise ou de changer votre outil actuel, voici quelques conseils quipeuvent vous aider à choisir le meilleur:
Quelles sont les caractéristiques non négociables ?
Existe-t-il une application qui réponde à autant d'exigences ? Nous en connaissons au moins une. Okticket vous offre tous ces avantages et encore bien d’autres.
Par exemple :
Souhaitez-vous connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.
L'automatisation des processus robotiques (RPA) permet aux entreprises de maximiser leur productivité tout en utilisant moins de ressources. Découvrez ses avantages.
Réduire les tâches fastidieuses et répétitives pour se concentrer sur des missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée. L'automatisation des processus robotiques (RPA) permet aux entreprises de maximiser leur productivité tout en utilisant le moins de ressources.
On estime d'ailleurs que la réduction des coûts d'exploitation des organisations utilisant cette solution serait de 30 % d'ici 2024 (source : ComputerWorld).
On comprend pourquoi le RPA (Robotic Process Automation) est devenu l'une des solutions technologiques les plus recherchées par les entreprises désireuses d'être plus compétitives.
Les chiffres du cabinet McKinsey montrent qu'au moins 65 % des entreprises ont déjà automatisé certains flux. De son côté, Gartner estime que 80 % des responsables financiers ont mis en œuvre ou prévoient de mettre en œuvre l'automatisation des processus robotiques.
Et tout indique que sa popularité va continuer de croître. Dans l'un de ses derniers rapports, Gartner évalue la progression à 17,5 % d'une année à l'autre
Comme nous l'avons mentionné au début, l'une des principales applications de l'automatisation robotique des processus est la réduction de la charge de travail générée par les tâches mécaniques. Ces activités sont particulièrement fréquentes dans les départements de back-office, tels que la finance et les ressources humaines.
Quels sont les processus qui peuvent être automatisés grâce à la RPA ?
La gestion des dépenses des entreprises mérite un chapitre à part. D'une part, il y a les nombreuses tâches fastidieuses que les départements financiers continuent d'effectuer à la main, telles que : la gestion des notes de frais, le rapprochement bancaire, l'introduction des écritures comptables dans l'ERP ou la révision des erreurs, entre autres.entre autres.
Ensuite, il y a le problème du papier. Avec des volumes qui ne cessent de croître (on estime que le volume de données sera multiplié par 45 d'ici 2035), les outils de numérisation et d'automatisation sont un complément indispensable dans le domaine financier.
Quels sont les avantages de l'automatisation des processus robotiques en termes de gestion des coûts ?
Pour rester compétitives, les entreprises doivent donc évoluer au même rythme que la technologie. Voulez-vous tirer parti de tout le potentiel de l'automatisation des processus robotisés ? La première chose à faire est d'identifier les processus qui peuvent être automatisés.
Allez-vous commencer par la gestion des frais de déplacement professionnel ? Avec l'aide d'Okticket, vous économiserez 80 % du temps consacré aux tâches administratives. On en parle ?