Travel et Expense : Les meilleures stratégies pour que votre politique de dépenses soit respectée.

Répondre aux besoins des collaborateurs tout en gardant le contrôle de leurs dépenses. Dans le domaine des voyages et des dépenses, trouver l'équilibre est un enjeu majeur.

D’ou l’importance d’aligner  les solutions de Travel & Expense avec  les politiques de dépenses d’entreprise. Autrement dit, un document qui définit toutes les informations relatives aux déplacements : la réservation,  la limite, la soumission et la validation des dépenses professionnelles.

Présentation d’une politique de dépenses : Voici un exemple

Le point le plus important réside dans l’importance que celle-ci soit respectée elle doit pour autant être très claire.  Quels sont les points clés pour qu'elle soit réellement efficace ?

1. Description des avantages

Afin que les employés comprennent l'importance de respecter la politique de dépenses,  il faut commencer par leur expliquer les avantages que ce document offre : une assistance au voyage, un remboursement rapide, la marche à suivre en cas de vol manqué ou de bagages perdus, par exemple.

2. Procédure de réservation

A défaut d’un travel manager, les collaborateurs réservent probablement eux-mêmes leurs voyages. Afin qu'ils ne perdent pas de temps à chercher des options de transport et d'hôtel qui ne passent pas le filtre de l'administration, l'idée est qu'ils sachent à quoi s'en tenir.

• Utilisez-vous une plateforme de réservation de voyages ? Indiquez son nom et ses coordonnées.
• Précisez également la possibilité de cumuler des points pour le programme de fidélité voyageur.  
• Définissez aussi les règles qui s'appliquent au Bleisure. Par exemple, quels sont les frais à la charge des employés qui souhaitent prolonger leur séjour à des fins de loisirs (comme la différence de prix pour placer le vol de retour un autre jour ou les nuits d'hôtel supplémentaires)

3. Les limites et les dépenses remboursables

Combien puis-je dépenser à l'hôtel, à combien s’élève les indemnités kilométriques , quelle est la limite autorisée pour les frais de repas ? Si vous souhaitez éviter la répétition de ces questions, consignez-les par écrit.

Vous pouvez fixer des limites par catégorie de dépenses et définir les informations les plus pertinentes pour chacune d'entre elles :

• Plateforme de réservation ou fournisseur agréé.
• Montant maximum autorisé par nuit d'hôtel, ainsi que les différents plafonds en fonction du lieu, et de la mission nationale et internationale
• Prix maximum remboursable pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner. Ou, si des indemnités forfaitaires sont versées, le montant journalier alloué.
• Période de réservation anticipée pour les réservations de vols et d'hôtels.
• Remboursement des frais kilométriques, en cas d’usage d'un véhicule personnel pour un déplacement professionnel.
• Conditions et remboursement des frais de missions
• Autres dépenses remboursables autorisées par la société : par exemple service de blanchisserie ou paiement de la facture du téléphone personnel utilisé à des fins professionnelles pendant le voyage, par exemple.

4. Les dépenses non remboursables

Tout comme il y a des dépenses remboursables, il y en a d'autres qui ne le sont pas. Elles sont d'ailleurs souvent source de conflits. Il est essentiel de clarifier les limites pour éviter les problèmes. Parmi les plus fréquentes, on peut citer les frais d'excédent de bagages, les articles du minibar de l'hôtel, le service de blanchisserie ou les amendes pour infraction au code de la route.

5. Mécanismes de remboursement

Tout ce qui concerne les moyens de paiement acceptés doit être clair. Il en va de même pour les méthodes de soumission des notes de frais et de demande de remboursement.

Répondez aux questions suivantes :

• Quel est le flux d'approbation des dépenses ?
• Quelles sont les pièces justificatives étant valables ?
• Quels sont les éléments doivent afficher un justificatif  pour être conforme?
• Les frais de voyage sont-ils remboursés lorsque l'employé perd le justificatif papier ?
• Y a-t-il des dépenses qui ne doivent pas être déclarées ?
• Disposez-vous d'une application permettant de numériser les frais professionnels ? Veuillez indiquer son nom et les options de téléchargement.  Vous pouvez également leur donner un bref aperçu de son fonctionnement..
• Quelle est la date limite pour la soumission des notes de frais ?  
• Quel est le délai pour le remboursement des dépenses professionnelles?

6. Assistance voyage

Lors d’une mission, des incidents et des imprévus peuvent survenir, du vol manqué à l’hospitalisation.  Envisagez les différents scénarios possibles et établissez une procédure à suivre par les employés.

Pensez également à leur communiquer les coordonnées du fournisseur et de l'assurance voyage, y compris l'adresse et les numéros de téléphone de l'assistance sur place.

Autres conseils utiles

Comme vous pouvez le constater, la mise en place d'une politique de dépense conçue pour être respectée exige un travail minutieux dans lequel plusieurs aspects doivent être pris en compte :

• ‍Définir les objectifs (réduction des coûts, minimisation des erreurs, lutte contre la fraude interne..) et adapter la politique pour les atteindre est l'un des premiers points à aborder lors de la définition de la politique des dépenses. Parallèlement, les limites et les rapports peuvent varier en fonction de l'objet de la mission.
• Adaptez le plan de dépenses à la taille de votre entreprise et au comportement de vos collaborateurs.
• La politique de dépenses doit être rigoureuse, mais non figée.  La fréquence des voyages, les destinations habituelles, le moyen de transport le plus approprié pour chaque voyage... Les besoins ne sont pas toujours les mêmes, et il faut en tenir compte.
• Cette flexibilité peut également s'appliquer aux réservations. En effet, il est judicieux de limiter le prix de l'hébergement ou des billets. Cependant, il est parfois préférable de laisser les collaborateurs décider eux-mêmes l'hôtel qui leur convient le mieux ou le vol qu'ils souhaitent prendre.
• Communiquez la politique de dépenses à l'équipe et publiez-la sur une plateforme à laquelle ils peuvent accéder à tout moment.
• Et surtout, veillez à ce que le document soit clair et facile à comprendre. Il s'agit d'un problème commun à la plupart des entreprises. Selon une étude récente de Freenow for business, 71 % des collaborateurs ne comprennent pas la politique de voyage.

Par ailleurs, n'oubliez pas qu'il est important d'intégrer cette politique dans le système ERP ou le système de gestion de l'entreprise.

Avantages de la politique de frais

Au début de ce billet, nous avons souligné quelques-uns des avantages de ce document pour les employés, tout en précisant que c'est l'entreprise qui bénéficie des plus grands avantages.

• En effet, la politique de dépenses minimise le risque d'approuver des dépenses irrégulières ou des dépenses qui ne répondent pas aux critères de l'entreprise.
• De la sélection des fournisseurs qui offrent les meilleurs tarifs à la limitation des voyages de dernière minute qui font grimper les prix, tout contribue à la réduction des coûts.
• Les tensions entre les collaborateurs et le back-office sont réduites, car les employés qui déclarent leurs frais savent désormais combien d'argent ils peuvent dépenser dans les différentes catégories et quelles dépenses sont remboursables.

Tout cela mène à une meilleure compétitivité, ce qui est la clé du succès de l'entreprise.

Des outils de gestion des voyages et des dépenses pour simplifier la gestion des dépenses  professionnelles

Et, en associant une bonne politique de dépenses à un outil de gestion conforme aux critères établis, le processus est optimisé au maximum.

Avec Okticket, par exemple, vous économisez 80 % des heures consacrées à la gestion des notes de frais. Et en plus d'oublier un processus aussi fastidieux, vous mettez de côté les erreurs liées à une gestion manuelle des notes de frais.

En même temps, vous vous assurez que votre politique de dépenses est respectée. Dans le cas contraire, vous recevrez des alertes pour vous prévenir.

Autres avantages d'une solution comme Okticket :

• Elle est conforme aux règles et normes de l’administration fiscale et l'URSSAF,  ce qui garantit que les reçus et factures dématérialisés ont la même validité juridique que les originaux sur papier.
• Vous pouvez la configurer sur mesure : limites de dépenses par utilisateur ou par catégorie, barème pour les indemnités kilométriques, catégories de dépenses, alertes, etc.
• Rapprochement automatique des paiements par carte.
• Intégration à votre système ERP ou de gestion d'entreprise.
• Carte d'entreprise intelligente avec des limites d'utilisation adaptées à votre politique de dépenses.

Comme vous pouvez le constater, trouver l'équilibre entre ce que l'entreprise souhaite et ce que les équipes demandent est possible.

Voulez-vous découvrir tout ce qu'un outil conforme à votre politique de dépenses peut faire pour vous ?  N’hésitez pas à nous contacter, pour en savoir plus, sans engagement.

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