Comment contrôler les paiements des recharges d'énergie lors des voyages d'affaires ?
Avec l'augmentation du parc de véhicules électriques rechargeables, de plus en plus d'entreprises doivent gérer et contrôler les paiements des recharges d'énergie lorsque leurs salariés voyagent pour le travail.
Que les employés utilisent leur propre véhicule électrique ou un véhicule de flotte qu'ils doivent recharger en route, ces frais d'électricité doivent être traités de la même manière que ceux du carburant et du kilométrage d'un véhicule thermique.
Dans cet article, nous allons examiner les meilleures pratiques pour superviser et optimiser ce processus.
Stratégies pour contrôler les paiements des recharges d'énergie lors des déplacements professionnels
Les entreprises qui doivent gérer les frais de recharge dans les bornes publiques sont confrontées à plusieurs défis :
- La variété des fournisseurs et des tarifs appliqués
- La diversité des moyens de paiement
- Le manque de stratégies claires pour contrôler ces dépenses
- La difficulté d'obtenir des justificatifs valides dans certaines stations
Pour résoudre ces problèmes, les entreprises doivent adopter des outils et des processus efficaces.
Utiliser des cartes d'entreprise
Selon les dernières données d'Electromaps, la France compte 217.419 points de recharge pour véhicules électriques.. Cette expansion est une bonne nouvelle pour l'environnement, mais elle implique aussi une adaptation de la gestion des frais professionnels.
Jusqu'à présent, les cartes carburant permettaient de simplifier le remboursement et la gestion des dépenses de carburant des déplacements professionnels. Mais avec les bornes électriques, les modes de paiement varient : carte bancaire, carte d'entreprise, paiement en espèces, badge RFID ou application mobile des différents opérateurs de recharge.
La meilleure solution est d'utiliser une carte d'entreprise compatible avec toutes les stations de recharge, permettant de centraliser tous les paiements sur un seul système. Ainsi, les salariés n'ont pas à avancer de l'argent et l'entreprise garde une trace claire des dépenses. Il est également possible de configurer des limites de dépenses et des restrictions par catégorie pour éviter les abus.
Mettre en place une solution de gestion des dépenses professionnelles
Des applications comme Okticket facilitent le suivi des frais liés aux recharges électriques des véhicules d'entreprise. Elles permettent de :
- Scanner et valider automatiquement les tickets de recharge grâce à la technologie OCR.
- Centraliser tous les paiements effectués aux bornes, quel que soit le mode de paiement.
- Suivre les dépenses en temps réel pour détecter des erreurs ou des fraudes (factures en double, par exemple).
- Envoyer automatiquement les demandes de remboursement aux responsables.
- Générer des rapports détaillés sur la consommation d'énergie et les coûts par trajet.
- Intégrer les dépenses dans le système comptable de l'entreprise.
- Stocker en toute sécurité les factures et justificatifs dans le cloud.
Ces outils permettent aux entreprises d'optimiser leur gestion des frais, d'identifier des opportunités d'économie et de mieux négocier avec les fournisseurs de recharge.
Planifier stratégiquement les trajets
Pour réduire les coûts, il est préférable d'identifier les stations de recharge les plus économiques et de planifier les itinéraires en conséquence. Des applications comme Google Maps, Chargemap ou ABRP (A Better Route Planner) permettent d'optimiser les trajets et d'estimer les frais de recharge.
Définir une politique claire des dépenses de voyage
Si votre entreprise possède déjà une politique de gestion des frais professionnels, elle doit être mise à jour pour inclure les frais de recharge. Sinon, il est temps d'en créer une en définissant :
- Les types de frais pris en charge (carburant, électricité, etc.).
- Les stations de recharge autorisées.
- Les limites de dépenses par recharge et par trajet.
- Les modes de paiement autorisés (cartes d'entreprise, espèces, avances, etc.).
- Les justificatifs requis pour les remboursements.
- Le processus de remboursement.
- Les responsables de la validation des dépenses.
Il est également conseillé de réaliser des audits réguliers et de mettre à jour cette politique en fonction de l'évolution des coûts de l'énergie.
Combien coûte une recharge de véhicule électrique en 2025 ?
Le coût d'une recharge varie selon plusieurs facteurs, notamment la consommation du véhicule (kWh/km) et l'endroit où la recharge est effectuée.
Trois scénarios possibles :
- Recharge sur le lieu de travail : La gestion est simple, la facture étant directement adressée à l'entreprise.
- Recharge au domicile du salarié : L'employé doit présenter une facture d'électricité. Le coût moyen est de 0,15 €/kWh, soit environ 7,50 € pour une batterie de 50 kWh.
- Recharge sur une borne publique : Le prix varie selon l'opérateur et le type de recharge (standard, rapide ou ultra-rapide). Il peut aller de 0,30 €/kWh à 0,50 €/kWh, ce qui représente environ 25 € pour une recharge complète.
Conclusion
Les véhicules électriques sont un levier essentiel pour une mobilité durable, mais ils impliquent de nouveaux défis en matière de gestion des paiements des recharges d'énergie.
La solution ? Définir une politique de dépenses claire, fournir des cartes d'entreprise aux salariés et adopter une application de gestion des frais professionnels.
