Automatiser la gestion des frais professionnels pour un meilleur pilotage financier

Les dépenses auxquelles une organisation doit faire face chaque mois sont inévitables. Par contre, une gestion inefficace peut facilement être résolue. Vous souhaitez reprendre le contrôle de vos finances ? Automatisez d'abord la gestion des dépenses professionnelles.

Et si on parlait d'automatisation, quelle est sa finalité, et pourquoi en avez-vous besoin ? Lisez la suite, et découvrez les avantages de laisser de côté les processus manuels et d'opter pour une solution qui vous permet un gain de temps et de moyens.

Qu'il s'agisse de  numériser des tickets et des factures ou de détecter les erreurs tout au long du processus de validation. Les outils d'automatisation des notes de frais bénéficient à toutes les personnes impliquées dans le processus de reporting et de validation. Et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise, sa localisation ou son secteur d'activité.

Du classeur au cloud : les avantages de l'automatisation de la gestion des frais professionnels

Ceux qui utilisent encore des tableaux et des justificatifs en papier sont parfaitement conscients que le processus de gestion des dépenses peut être long et fastidieux. Et sans oublier, que les erreurs sont vite commises. Le coût peut se chiffrer en milliers d'euros, en fonction du volume des notes de frais.

En effet, ces économies financières sont une raison suffisante pour se doter d'une application de numérisation et d'automatisation des frais professionnels. En voulez-vous d'autres ?

• Fini le temps où vous deviez attendre la fin du mois pour connaître l'état de vos comptes, vous disposerez désormais des informations en temps réel.
• Une seule plateforme regroupera toutes les informations que vous avez aujourd'hui éparpillées dans un tas de papiers et de formats. Et le mieux, c'est que c'est qu'elle sera organisée de manière à ce que vous puissiez consulter uniquement les données dont vous avez besoin à un moment donné. Et vous pourrez enfin réaliser les rapports que vous avez toujours souhaités : détaillés, avec des informations fiables, d'une manière agile et simple.

• Par ailleurs, les erreurs dues à la gestion manuelle céderont la place à un contrôle plus précis, où le non-respect des politiques de dépenses n'aura plus sa place.
• Même les remboursements seront plus efficaces. Vous serez en mesure d'effectuer des approbations instantanées, alors qu'aujourd'hui cela prend des semaines. Tout le monde est content. Les employés sont remboursés beaucoup plus rapidement et le service financier peut se consacrer à d'autres tâches.

En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels ouvre la voie à un meilleur pilotage financier. Plus rentable, plus précis, plus intelligent.

Intégration des systèmes : enregistrer dans l'application, comptabiliser dans votre ERP

Attendez, nous n'avons pas terminé. Les solutions d'automatisation les plus puissantes sont intégrées avec d'autres outils de gestion d'entreprise. Quel logiciel ERP utilisez-vous dans votre entreprise ?  Okticket vous offre des connecteurs bidirectionnels et évolutifs avec les principaux systèmes ERP, HR et BI du marché.

Comment démarrez l'automatisation du processus de gestion des dépenses

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, c'est probablement parce que vous envisagez de souscrire un outil pour automatiser la gestion de vos dépenses. Vous en avez déjà un, mais vous n'êtes pas tout à fait convaincu ? Quoi qu'il en soit, il est préférable de prendre le temps d'evaluer vos besoins.

1. La première chose à faire est d'identifier les besoins de votre entreprise. Quel problème souhaitez -vous résoudre ? Gagner du temps, réduire la fraude interne, minimisez les erreurs ?
2. Vous devez également tenir compte du processus actuel de paiement et de remboursement : les employés avancent-ils de l'argent ou paient-ils par carte d'entreprise ? Existe-t-il un processus d'approbation bien défini ou les collaborateurs sont remboursés à la volée, sur présentation des reçus?
3. Lorsque votre idée sur les attentes à l'égard de l'outil d'automatisation des dépenses que vous souhaitez mettre en place est précise, vous pouvez commencer à comparer les différentes options disponibles sur le marché.  Que devez-vous rechercher ? L

Quel est le meilleur outil pour gérer les dépenses professionnelles ?

Une solution d'automatisation doit présenter un certain nombre de caractéristiques essentielles.

Accessibilité

La convivialité est essentielle pour s'assurer que les utilisateurs l'utiliseront. De plus la commodité d'une application mobile est un atout supplémentaire. Les employés peuvent ainsi se connecter pour saisir et/ou gérer leurs dépenses sur place.

Personnalisation

Nous nous sommes habitués à travailler avec des systèmes qui offrent un ensemble de fonctionnalités standard auxquelles nous devons nous adapter. Or, dans l'idéal, la solution choisie devrait être suffisamment polyvalente pour s'adapter aux besoins de chaque client.

Intégration

Un autre aspect très important est que l'outil d'automatisation soit capable de se connecter au logiciel de comptabilité que vous utilisez dans votre entreprise. Ainsi, les dépenses soumises dans l'application seront automatiquement transférées dans votre logiciel ERP ou système de gestion d'entreprise.

Vitesse

L'objectif principal d'un outil d'automatisation consiste à faire gagner du temps aux équipes. De là l'importance de s'assurer que la technologie choisie soit rapide dans l'extraction des données, l'enregistrement des informations et l'automatisation du flux d'approbation..

Okticket vous permet d'économiser 80% du temps par rapport à la gestion manuelle des dépenses professionnelles. De plus, sa mise en œuvre est rapide, simple et bien accompagnée.

Plusieurs options de service à la clientèle

Plus vous disposez de contacter l'assistance, mieux c'est. L'accès à l'assistance par e-mail et par chat est très pratique, mais il faut également pouvoir parler avec une personne.

Okticket propose également une assistance téléphonique locale.

D'autres exigences importantes

• Possibilité de fixer des limites et des alertes en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise.
• Rapprochement bancaire automatique.
• Conversion automatique de n'importe quelle devise en euros. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante si votre entreprise a des collaborateurs qui sont en missions en dehors de la zone euro.
• Suivi des dépenses en temps réel.
• Flexibilité des mode de paiement (espèces, carte d'entreprise, carte essence, etc.)
• Classification des dépenses par utilisateurs et par catégories.
• Capacité d'adaptation à la croissance de votre entreprise.
• Archivage à valeur probante.
• La garantie que les dépenses de votre entreprise seront stockées dans un environnement sécurisé

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Conseils pour renforcer l'impact de l'automatisation des dépenses

Mais le processus ne se limite pas à la mise en place du logiciel d'automatisation des dépenses.  En parallèle, vous devez prendre un certain nombre de précautions.

• Vérifiez que l'équipement actuel sera en mesure de soutenir le processus à venir. Si ce n'est pas le cas, vous devez le moderniser.
• Prévoyez des formations pour les employés qui n'ont pas les compétences nécessaires pour utiliser le nouvel outil d'automatisation.
• Si l'entreprise n'a pas encore établie une politique de dépenses, le moment est venu de faire le nécessaire.
• Une fois que les données commencent à arriver, vous devez les analyser afin d'identifier les possibilités d'amélioration.

En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels est la première étape pour simplifier le processus, économisez de l'argent et optimiser les ressources. Les dépenses inutiles et les erreurs administratives liées à la gestion manuelle sont minimisées, tout en facilitant la prise de décision sur la base d' analyses précises.

Vous souhaitez connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.

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