Comment optimiser vos processus financiers avec une application de gestion des notes de frais ?

Augmenter les bénéfices et réduire les coûts. La clé de l'expansion d'une entreprise est loin d'être un mystère. Sur la voie de la réussite, il est très important de gérer correctement ses ressources, comme tout mettre en œuvre pour optimiser les processus financiers. Pour ce faire, il est primordial de disposer d'une application de gestion des dépenses de l'entreprise.

Comment fonctionnent ces solutions? Quels sont les avantages pour les départements de back-office ? Que devez-vous considérez pour choisir celle qui répond au mieux à vos besoins ? Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions.

L'importance d'un logiciel de gestion de notes de frais

Le traitement des dépenses professionnelles est une tâche complexe, surtout si vous ne disposez pas des bons outils. Imaginez-vous pour un instant pouvoir contrôler toutes les dépenses de vos collaborateurs, assurez le suivi de chaque transaction, filtrer les dépenses par catégories et départements ?

De nombreux avantages, un seul outil

1. En numérisant et en automatisant la gestion des notes de frais, vous économiserez beaucoup de temps que vous pourrez consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée. De combien de temps parle-t-on ? Cela dépend de l'outil que vous utilisez. Ce que nous pouvons vous assurer, c'est qu'avec Okticket,vous passerez 80% moins de temps aux tâches administratives. Calculez le temps qu'il vous faut actuellement pour effectuer le même processus de façon manuelle.
2. Vous passerez du stade «vous ne savez pas où va l’argent» à un contrôle en temps réel jusqu’au dernier centime. Dès qu'un employé réalise une dépense et la soumet dans l'application des dépenses, vous avez en temps réel toutes les informations nécessaires (Date, heure, montant, lieu, catégorie...) La traçabilité est absolue.
3. C’est aussi la possibilité d'attribuer une dépense à un département, un projet, un centre de coûts ou un employé spécifique.
4. Le non-respect des politiques internes des dépenses, les erreurs dues à la saisie manuelle des notes de frais, et la fraude interne, surviennent lorsque les mesures que vous avez prises ne sont pas suffisantes. Les applications de gestion de notes de frais vous permettent de faire disparaître les irrégularités dans la saisie et gestion des frais professionnels. Et si vous détecter un achat suspect, vous pourrez le retrouver rapidement sur la plateforme. À moins, que vous n'avez pas déjà reçu une notification vous avertissant d'un comportement suspect en matière de dépenses.‍
5. Le contrôle est encore plus rigoureux si la solution choisie propose également des cartes d'entreprise dont les limites sont conformes à la politique dedépenses de l'entreprise.‍
6. Vous souhaitezcontrôler l'ensemble du processus de validation ? Depuis la soumission jusqu'au remboursement, ici aussi vous pouvez personnaliser le flux d'approbation des dépenses
7. Tout ce que nous avons mentionné jusqu’à présent représente une amélioration considérable. Une vraie valeur ajoutée pour les directeurs financiers, ces informations sont stockées de manière ordonnée, dans un endroit entièrement accessible. Imaginez-vous que toutes les dépenses soient regroupées par catégorie. Cela vous permettra d'identifier les schémas de dépenses et les axes d’améliorations, ce qui représente en soi un grand avantage.

10 clés pour choisir une application de gestion de notes de frais

Vous gérez encore vos notes de frais manuellement ? Vous disposez déjà d'une solution de notes de frais, mais vous n'êtes toujours pas convaincus ? Vous souhaitez acquérir un outil de gestion des dépenses pour votre entreprise ou de changer votre outil actuel, voici quelques conseils quipeuvent vous aider à choisir le meilleur:

Quelles sont les caractéristiques non négociables ?

1. La facilité d'utilisation. Si l'application que vous mettez en place n'est pas facile à utiliser, les employés ne voudront pas s’en servir. Vous aurez alors dépensé de l'argent en vain.
2. L' effet immédiat. Assurez-vous que le processus de mise en œuvre sera rapide, simple et accompagné par le fournisseur.
3. L' intégration avec votre logiciel comptable. Assurez-vous qu'il existe un connecteur qui vous permet de transférer les dépenses de l'application vers votre logiciel comptable de manière simple et automatisée.
4. Disposer d’un système de rapprochement bancaire automatique est également très utile.
5. La flexibilité: Il n’existe pas deux entreprises identiques, c’est pour cette raison qu’il faut choisir une application qui s'adapte aux besoins de chaque utilisateur.
6. Multidevises. Si vos équipes voyagent en dehors de la zone euro, assurez-vous que l'application est capable de convertir la devise correspondante en euros.
7. Contrôle des dépenses en temps réel, par utilisateur et par catégorie.
8. Valeur probante: L'un de vos objectifs est probablement de numériser vos reçus et vos factures pour vous débarrasser du papier. Dans ce cas, vérifiez que l'application de contrôle des dépenses soit conforme pour l’URSSAF. C'est le seul moyen de garantir que le reçu numérisé ait la même validité juridique que l'original en papier
9. Sécurité : Les informations relatives aux dépenses de votre entreprise sont-elles stockées dans un environnement sécurisé ?
10. Assistance téléphonique qui soit joignable et compétente.

Okticket : Comment fonctionne l'application de gestion des notes de frais la plus rapide et la plus puissante du marché ?

Existe-t-il une application qui réponde à autant d'exigences ? Nous en connaissons au moins une. Okticket vous offre tous ces avantages et encore bien d’autres.

Par exemple :

• Rapidité dans la numérisation des tickets et des factures. La puissante technologie développée par Okticket permet à vos collaborateurs de soumettre immédiatement leurs dépenses, au lieu de les reporter à la fin du mois. Avec une simple photo, l'information est instantanément numérisée et accessible au département financier.
• Intégration avec les principaux ERP, logiciels RH et systèmes deBusiness Intelligence du marché.
• Logique personnalisée pour décider d'approuver ou de rejeter les notes de frais, sur la base des critères établis par votre département financier.
• Carte d'entreprise physique ou virtuelle. La carte OKT Card vous permet de définir des limites par utilisateur, par catégorie ou par temps.
• Rapprochementbancaire automatique des paiements par carte de société
• Flux d'approbation facile et personnalisé, rapidité dans l’élaboration des rapports et alertes en cas de dépenses suspectes, nonconformes à la politique interne.
• Un retour sur investissement rapide. Vous commencerez à récupérer votre argent dès le premier instant.
• Valeur probante. Avec Okticket, vous êtes assurés d’être en conformité en cas de contrôle URSAFF. De sorte que vos documents aient la même validité.

Souhaitez-vous connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.

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