Conseils pour éviter les erreurs lors de la comptabilisation des frais de déplacement professionnels

La comptabilisation manuelle des frais de déplacement professionnels implique un certain nombre de coûts cachés qui ne sont pas toujours facilement identifiables. La collecte des justificatifs, la vérification des notes de frais, leur approbation, les écritures comptables, les remboursements... Tout cela prend beaucoup de temps, aussi bien pour les collaborateurs que pour le service administratif.

Et ce n'est pas tout. Les erreurs sont également fréquentes (on estime que 80 % des notes de frais présentent une erreur quelconque). Il s'agit le plus souvent d'irrégularités involontaires. Tandis que d'autres sont le résultat d'une fraude interne. Dans les deux cas, les conséquences sont les mêmes : du temps et de l'argent perdus pour l'entreprise.

Est-il possible d'éviter les erreurs lors de la comptabilisation des notes de frais ? En prenant les précautions nécessaires, vous pouvez les limiter au maximun. Alors que les déplacements professionnels ont repris du dynamisme, il convient de mette en place des mesures préventives.

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Comptabilisation des frais de déplacements : comment éviter les erreurs les plus fréquentes

En matière de notes de frais, un certain nombre d'erreures sont souvent répétées sans que l'on en soit conscient.  Sans pour autant, empêcher les pertes économiques financières des entreprises. Pour les éviter, il est préférable de prendre de mesures visant à optimiser la gestion et le contrôle des frais professionnels.

1. Établir des prévisions de dépenses et anticiper les coûts

Le manque de contrôle sur les missions commence avant même que la réservation soit faite. En effet, les entreprises constatent souvent une augmentation des dépenses en raison de l'augmentation du nombre de collaborateurs, et qui n'a pas été prise en compte lors de l'élaboration du budget.

Cela rend difficile un suivi efficace de la politique de dépenses (conformité, déviations, etc.).

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2. Limiter les dépenses remboursables

De la même façon, il est conseillé d'établir une politique de dépenses professionnels et d'informer chaque employé des dépenses non remboursables et des limites qui s'appliquent à son cas particulier (hébergement, transport, repas, etc.).

Cependant, tout cela ne sert à rien si vous n'introduisez pas ces informations dans votre logiciel de comptabilité.

3.  Les taux de change doivent être pris en compte

Il peut arriver qu'un employé se déplace en mission à l'étranger et que le taux de change appliqué au moment de l'achat ne soit pas pris en compte lors de la comptabilisation des dépenses.

4. Mener une mission d' audit

Une  erreur fréquente consiste à ne pas mener une mission d'audit, alors qu'il s'agit d'un mécanisme fondamental pour détecter d'éventuelles irrégularités et prévenir la fraude interne.

5. Numériser les notes de frais

Il peut également arriver que les employés nomades remplissent les notes de frais et ne joignent pas le reçu ou la facture correspondante. Ou bien ils le fournissent, mais il ne comporte pas toutes les données légales requises pour le considérer comme étant valide. Dans la foulée, vous validez les dépenses et procédez au remboursement. Cette erreur est coûteuse pour l'entreprise.

Afin d'éviter de telles situations, la meilleure chose à faire est de mettre en place un outil de numérisation et d'automatisation des frais de voyage.

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Outils de gestion des notes de frais

Tant que nous parlons de numérisation, il est bon de rappeler qu'il existe sur le marché plusieurs outils conçus pour vous aider à gérer les dépenses de votre entreprise. Okticket est l'un des plus performant. En utilisant notre solution, les erreurs liées à la gestion manuelle des frais de voyage seront réduites au minimum.

Tout d'abord, chaque concept inclus dans une note de frais est associé à la photo du justificatif correspondant. Avec Okticket, vous êtes assurés d'être en conformité en cas de contrôle URSAFF. Parallèlement, l'outil propose des produits et services qui sont également très utiles dans la lutte contre la fraude interne.

Okticket : Comment ça marche ?

En plus des avantages déjà mentionnés, Okticket offre une série de fonctionnalités qui vous aident à optimiser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles de manière simple et rapide.

• Immédiateté : Réduction d'un 80 % du temps consacré aux tâches de la gestion des notes de frais.
• Traçabilité : contrôle toutes les informations sur une seule plateforme et en quelques secondes.
• Validité juridique : Archivage à une valeur probante. Le reçu numérisé a la même validité juridique que l'original papier.
• Sécurité : Les informations sur les reçus et factures numérisés sont stockées dans le cloud, dans un environnement sécurisé.

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Carte OKT : Contrôler les dépenses avant même qu'elles ne soient effectuées

Les cartes d'entreprise sont très utiles pour contrôler les frais professionnels de vos employés nomades. Étant donné que vous n'avez pas à gérer d'avances ou de remboursements, il n'y a pas de risque de confusion sur les montants. VLe respect de la politique de dépenses de votre entreprise vous inquiète ?

L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses de vos employés.

Les autres avantages de la carte OKT :

• Récupérer jusqu'à 1,5 % de cashback
• Vous pouvez attribuer une carte pour chaque employé et définir les limites d'utilisation (par période journalière et mensuelle, par catégorie de dépenses, etc.)
• Les frais professionnels sont contrôlés sur une plateforme unique.
• Les transactions effectués avec la carte sont automatiquement reconciliées.
• En temps réel, vous suivez les transactions. Vous pouvez voir qui a effectué la dépensé, où, quand et pour quoi.
• L'activation et la désactivation se font depuis l'application Okticket.
• En tant que carte de débit Mastercard, vous bénéficiez d'une méthode de paiement sécurisée et transparente, acceptée par des milliers de commerçants dans le monde entier.
• Vous pouvez conserver la carte virtuelle dans votre portefeuille physique ou dans votre portefeuille Apple Pay ou Google Play.

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Rapprochement bancaire automatique

Le rapprochement bancaire est l'un des processus indispensables pour déterminer si des erreurs se produisent dans la comptabilisation des dépenses de l'entreprise. La saisie manuelle n'est pas la plus recommandée, car certaines erreurs peuvent se produire. Par exemple :

• Doubler une entrée comptable
• Oublier de comptabiliser une transaction
• Changer une virgule par erreur (écrire 13,55 au lieu de 135,5).
• Se tromper dans l'ordre des chiffres (par exemple, mettre 654 au lieu de 645).
• Date erronée (appelée incohérence temporelle)

D'où l'importance d'utiliser un outil de rapprochement bancaire automatique.

Moteur de révision automatique avec une logique personnalisée

Les alertes sont également un outil idéal pour détecter les irrégularités dans les notes de frais. Les doublons sont fréquents, ainsi que les dépenses effectuées un jour férié, les montants illisibles ou ceux qui dépasse la date limite fixée dans la politique de l'entreprise.

Vous souhaiter améliorer la gestion, en allant au-delà des alertes habituelles ? Notre moteur de révision automatique est capable de prendre des décisions de rejet ou d'approbation des notes de frais sur la base de la logique personnalisée définie par l'administrateur.

Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous traitez une note de frais ? Le moteur d'alerte signale, approuve ou rejette les dépenses sans que vous ayez à examiner les éléments à la loupe. Vous pouvez même rejeter automatiquement la soumission d'une note de frais.

Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec un de nos experts.

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