Logique personnalisé des dépenses d'entreprise: Définition et exemples

Que vous souhaitiez qu’il n'y ait pas de boissonsalcoolisées sur le ticket de restaurant, qu'un employé n'essaie pas de fairepasser pour des frais effectués dans une période qui ne coïncide pas avec undéplacement professionnel... Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous gérez une note de frais ? Imaginez-vous un système de logique personnalisée qui vous alerte dès qu’il détecte des éventuelles irrégularités !

Le manque de temps pour examiner en détail les dépenses professionnelles est l'une des raisons pour lesquelles lesentreprises finissent par rembourser à leurs employés des paiements nonautorisés. Peu importe que ces irrégularités soient un comportement malhonnêteou une erreur involontaire, elles sont très coûteuses pour les organisations (8 000 euros par mois en moyenne selon l'ACFE).

La bonne nouvelle, c'estqu'il est désormais possible de détecter les anomalies dans les notes de frais.Les options offertes par la technologie vont des alertes standards aux moteursqui appliquent une logique personnalisée.

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Vos règles de dépenses, vos alertes

En règle générale, lesoutils professionnels de gestion des dépenses vous permettent de mettre enplace des alertes qui vous préviennent lorsqu’un collaborateur tente desoumettre un ticket qui n'est pas conforme à la politique de dépenses que vousavez définie.

Ces alertes sont généralement envoyées sous forme de notifications automatiques par email ou sur le téléphone portable des personnes chargées du suivi des dépenses. Elles peuvent même être envoyées aux collaborateurs si l'entreprise le prévoit.

Quels sont les alertes les plus fréquentes ? Tout dépend de la solution que vous avez choisie. Par exemple, chez Okticket, les alertes standard sont les suivantes :

• Alerte doublons : le système compare automatiquement le montant, le SIRET,la date et/ou le numéro de ticket et alerte l'utilisateur lorsqu'il trouve descorrespondances.
• Alerte de ticket illisible : Elle vous donne lapossibilité de vérifier en mode hors ligne que le ticket est lisible.
• Plafond de dépassement :vous pouvez fixer une limitegénérique ou une limite par catégorie. Il suffit de paramétrer un montantmaximum pour chaque nature de dépenses (ticket, facture, indemnitéskilométriques, notes de frais et indemnité per diem) et d'établir un plafond pourles différents utilisateurs.
• Date maximum de la dépense dépassée : Elle permet de déterminer le nombre maximum dejours qui peuvent s'écouler entre l'émission de la facture et sa déclaration.
• Modification du changement de statut de la note de frais : l'alerte peut être personnalisée en fonction du statut de la note de frais (ouverte, en révision,rejetée, traitée, approuvée, remboursée...).
• Nombre de dépenses parcatégorie et par jour : le plafond des dépensespeut être fixé pour l'ensemble de l'entreprise ou seulement pour certains utilisateurs.
• Alerte note de frais uniquepar mois : lorsqu'une dépense est introduite dans une note de frais incorrecte, une alerte est déclenchée.

Grâce à cette fonctionnalité, vous ne remboursez plus les doublons, les dépenses effectuées lesjours fériés, les montants illisibles ou les frais qui dépassent la limitefixée dans la politique interne de l'entreprise.

De plus,... Vous pouvez créer autantd'alertes que vous le souhaitez !

Logique personnalisée : lorsque la technologie est à votre service

Vous ne voulez pas vous limitez aux alertes habituelles ? Le moteur de révision automatique d'Okticket vous offre le meilleur des deux mondes. Vous pouvez définir les comportements de dépenses que vous désirez contrôler lors du remboursement et le système applique intelligemment les règles de logiques personnalisées que vous avez définies.

En d'autres termes, le moteur examine automatiquement les notes de frais. Lorsqu'il détecte une éventuelle non-conformité avec la politique de dépenses de votre entreprise, il vous envoie une alerte (qui peut être simplement informative ou bloquer l'opération).

En outre, il peut êtreactivé à différents moments du processus : lors de la prise de la photo, lorsde la soumission de la note de frais, lors de la révision des informations à surla plateforme...... De cette manière, les dépenses peuvent être approuvées ourejetées sans que vous deviez examiner les éléments un par un.

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Exemples de règles de dépenses

Voici quelques exemples de règles de dépenses qui peuvent être mises en œuvre :

• Contrôler qu'en raison de la date et de l'heure du voyage (soit au début, soit à la fin du voyage), lesalarié ne peut pas déclarer certaines dépenses. Par exemple, si le déplacementse termine à 18 heures et qu'une dépense de dîner est déclarée, le système de révision automatique signale que l'employé tente de soumettre une dépense non autorisée.
• Empêcher l’insertion dans lanote de frais des employés qui utilisent la flotte de véhicules de la société,la déclaration des indemnités kilométriques
• Faire la différence entre les reçus et les factures.
• Limitez le montant à partir duquel l'employé doit demander une facture.
• Rejeter les notes de fraisdans lesquelles sont mentionnées des consommations de boissons alcoolisées.
• Identifier les SIRET afinque les dépenses de certains établissements ou de certaines catégoriesd'entreprises ne puissent pas être incluses.

Cette fonctionnalité vousintéresse, vous voulez en savoir plus ? Contactez l'équipe Okticket.