Comptabilité en devises étrangères - Comment gérer les dépenses professionnelles multidevises ?
Planifier un voyage d'affaires en dehors de l'Europe peut être un défi, mais gérer la comptabilité en devises étrangères est encore plus complexe.
Vous devez gérer des frais de voyage d'affaires encourus dans des monnaies autres que l'euro ? Dans ce cas, vous êtes probablement habitué aux fluctuations des chiffres dues aux variations des taux de change.
Le fait de payer en devises étrangères et de comptabiliser en euros rend très difficile le calcul exact du coût d'un voyage. Même si les employés disposent du change et paient en espèces.
La mise en oeuvre de stratégies efficaces de gestion des dépenses professionnelles se révèle également difficile : comment savoir avec certitude quel taux de change appliquer pour convertir en euros par exemple un billet ou une facture en peso mexicain, en livres ou en dollars émis il y a plusieurs jours ?
Saviez-vous qu'un logiciel de gestion des dépenses professionnelles comme Okticket peut vous aider à simplifier le processus ? Les cartes d'entreprise sont également une option à prendre en compte, comme nous le verrons plus loin.
Cartes multidevises pour les entreprises : comment fonctionnent-elles ?
Certaines entreprises optent pour des cartes d'entreprise multidevises. Même si leur utilisation en dehors de la France est payante, le coût en vaut la peine car elles peuvent ainsi contrôler les dépenses de leurs employés en mission.
En général, elles présentent des caractéristiques communes :
- Une personnalisation des limites de dépenses (par utilisateur, par catégorie et par période dans le cas de la carte OKT) conformément à la politique de dépenses de votre entreprise.
- Une utilisation dans tous les établissements où son usage est accepté, aussi bien en France qu'à l'étranger.
- Normalement, la devise des transactions est automatiquement convertie en euros.
De préférence, la carte que vous choisissez doit permettre un rapprochement automatique et s'intégrer facilement à votre logiciel de gestion ou de comptabilité.
Payer par carte ou utiliser des devises : quelle est la meilleure solution pour les voyages d'affaires à l'étranger ?
L'alternative au paiement par carte d'entreprise est le paiement en espèces. Dans ce cas, vous économiserez les frais facturés par votre banque pour l'utilisation de votre carte en dehors de France. Mais vous devrez quand même payer les frais de change en devises étrangères (entre 3 et 5 %, selon la BBVA).
Et si vous devez retirer de l'argent au distributeur, le coût sera assez élevé.
De plus, en tenant compte des informations fournies par les banques, les conditions offertes par les cartes pour les paiements à l'étranger sont généralement plus avantageuses que celles qui sont appliquées pour le change de devises.
Okticket, la solution qui simplifie la comptabilité en devises étrangères
Comme nous l'avons mentionné précédemment , un outil de numérisation et d'automatisation des notes de frais constitue le meilleur moyen de contrôler les frais professionnels en devises étrangères.
Okticket, sans aller plus loin, vous offre une garantie globale. Grâce à sa fonctionnalité multidevise, vous pouvez gérer les dépenses dans plusieurs devises.
Et comment cela fonctionne-t-il ? C'est très simple. Une fois que vous avez photographié le reçu, il vous suffit de sélectionner la devise dans laquelle vous souhaitez enregistrer la dépense. Si vous choisissez l'euro, par exemple, le montant sera automatiquement converti en euros.
On utilise pour cela le taux de change officiel de la Banque centrale européenne comme référence. La conversion doit se faire au moment où la dépense est engagée, afin que le taux de change appliqué coïncide avec la date du justificatif.
Ainsi, la gestion, le remboursement et la comptabilisation des frais de déplacements en devises étrangères est plus efficace et rapide .
Okticket vous offre un autre avantage : la possibilité de suivre les dépenses en temps réel. Cette fonctionnalité est très importante pour éviter les erreurs et tenir la comptabilité à jour.
En même temps, une application comme Okticket permet de vérifier plus facilement si les frais de voyage d'affaires sont déductibles.
Si vous souhaitez optimiser la gestion des dépenses en devises lors de vos déplacements professionnels, n'hésitez pas à demander les informations dont vous avez besoin, sans compromis de votre part.
