L'évolution technologique a entraîné un changement radical dans la gestion financière des entreprises. La finance intégrée est un exemple clair de services qui sont arrivés pour simplifier les processus et générer de nouvelles opportunités.

Qu'est-ce que la finance intégrée (embedded finance), est-elle sûre, quels sont les cas d'utilisation les plus courants et comment révolutionne-t-elle la gestion financière des entreprises ? Voyons ce qu'il en est.

Qu'est-ce que la finance intégrée ?

Vous lisez une nouvelle en ligne et, soudain, une vidéo YouTube l'illustrant est diffusée. Pour que cela se produise, il a fallu « intégrer » le contenu.

Il en va de même pour la finance intégrée. Il s'agit de l'intégration de services financiers dans des produits ou des plateformes non financiers.

Cela signifie que les entreprises qui ne sont pas traditionnellement dans le secteur financier (par exemple le commerce électronique, les places de marché ou SaaS) peuvent offrir des services tels que les paiements, les prêts, l'assurance ou les investissements au sein de leurs propres plateformes.

Les utilisateurs peuvent ainsi accéder à des services financiers dans le même environnement, sans avoir à quitter l'application pour interagir avec une banque ou une institution financière distincte.

Certes, l'idée n'est pas nouvelle. Depuis des années, des entreprises non bancaires proposent leurs propres cartes de crédit ou des concessionnaires automobiles s'occupent du financement.

L'essence de 'embedded finance' réside dans l'intégration de la technologie aux services financiers.

Mais ce dont nous parlons dans ce billet, c'est d'une nouvelle génération dans laquelle l'intégration des produits financiers se fait dans des interfaces numériques avec lesquelles les utilisateurs interagissent au quotidien.

Généralement, ces intégrations se font par le biais d'API qui garantissent la sécurité des transactions et de la transmission des données.

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Les secteurs leaders en matière de finance intégrée

Les entreprises technologiques, en particulier les fintechs, utilisent leur expertise en matière de logiciels et d'analyse de données pour proposer des solutions financières sur mesure.

Sur quelles plateformes non financières les utilisateurs finaux peuvent-ils accéder à des services financiers ?

Plusieurs secteurs transforment l'expérience de paiement pour les utilisateurs, leur permettant d'accéder à des services financiers intégrés lorsqu'ils paient des produits et des services. Parmi les plus importants, on peut citer les suivants.

Commerces en ligne

Lorsqu'ils font leurs achats auprès de détaillants en ligne ou de grandes places de marché telles qu'Amazon, les utilisateurs peuvent payer directement sans avoir à ouvrir l'application de leur banque.

Ils ont également la possibilité d'accéder à des options de crédit instantané ou de paiement échelonné, intégrées directement dans l'expérience d'achat.

Transport

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Des applications telles qu'Uber permettent d'effectuer des paiements directement à partir de l'application. Sur certains marchés, elles proposent même des options de crédit ou de financement pour les chauffeurs.

Solutions SaaS

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Certaines plateformes de logiciels professionnels peuvent intégrer des services de paiement et de financement pour faciliter la gestion des dépenses et des recettes de vos utilisateurs.

Okticket, par exemple, vous offre une carte d'entreprise intelligente pour les voyages d'affaires.

La croissance exponentielle de la finance intégrée : un marché en pleine expansion

Cependant, de plus en plus d'industries adoptent des solutions de finance intégrée. Elles couvrent des domaines aussi divers que les soins de santé et le divertissement.

À mesure que leur utilisation augmente, les revenus générés sont plus élevés.

Selon le rapport « Embedded finance : Who will lead the next payments revolution » du groupe McKinsey, le marché atteindra 20 milliards de dollars aux États-Unis en 2021.

Ce chiffre était déjà important, mais on estime qu'il pourrait être multiplié par quatre en moins d'une décennie. Selon une étude de Future Market Insights, d'ici 2033, les revenus du marché européen de la finance intégrée atteindront 94 milliards de dollars (environ 25 % du marché mondial).

Oracle va plus loin dans ses prévisions. Il s'attend à ce que la valeur du marché mondial de la finance intégrée dépasse les 7 000 milliards de dollars au cours de la prochaine décennie. Cela représente deux fois la valeur combinée des 30 plus grandes banques du monde.

'Embedded Finance' intégrée : une valeur ajoutée pour les entreprises

La réalité, c'est que les entreprises qui intègrent la finance embarquée transforment la manière dont elles fournissent leurs produits et services. Elles peuvent désormais améliorer l'expérience client, rationaliser les processus et obtenir de nouvelles sources de revenus.

Avantages des services financiers intégrés pour les entreprises

Les services financiers intégrés offrent aux entreprises de multiples avantages qui améliorent leur compétitivité et leur efficacité. Les principaux d'entre eux sont présentés ci-dessous.

• Amélioration de l'efficacité opérationnelle. L'intégration de solutions financières dans les opérations quotidiennes de l'entreprise permet d'automatiser des processus tels que la facturation, le recouvrement et les paiements. Cela permet de réduire les coûts et les délais de traitement et d'éliminer les erreurs associées aux processus manuels.
• Optimisation des flux de trésorerie. Grâce à des outils plus efficaces de gestion des paiements et des recouvrements, les entreprises peuvent optimiser leur trésorerie, ce qui est essentiel pour leur stabilité et leur croissance à long terme.
• Monétisation des services financiers intégrés. Les entreprises peuvent générer des revenus supplémentaires en facturant des frais pour certaines transactions financières. Elles peuvent ainsi diversifier leurs sources de revenus et maximiser leur rentabilité grâce aux services financiers intégrés.
• Accès à des données précieuses. Les entreprises ont accès à un plus grand volume de données, ce qui leur permet d'analyser le comportement et les besoins des clients. Ces informations précieuses facilitent la prise de décision et l'élaboration de stratégies plus personnalisées.
• Accroissement de la fidélité des clients. En plus d'offrir une expérience plus transparente et plus attrayante, les utilisateurs sont plus susceptibles de rester fidèles à une plateforme qui leur offre toutes les solutions en un seul endroit.
• Évolutivité. Les entreprises peuvent se développer plus rapidement en proposant des solutions financières, ce qui leur permet de conquérir une plus grande part de marché.

Avantages du financement intégré pour les utilisateurs finaux

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De leur côté, les clients en profitent également :

• Ils peuvent accéder à une large gamme de services financiers par l'intermédiaire d'une plateforme unique, ce qui leur évite d'avoir recours à plusieurs fournisseurs. Cela est très utile pour ceux qui vivent dans des zones où l'accès aux services bancaires traditionnels est limité.
• Ils bénéficient de produits et de services financiers hautement personnalisés, adaptés à leurs besoins spécifiques.
• La finance intégrée offre des transactions plus rapides et moins coûteuses que les méthodes traditionnelles. Elle est particulièrement utile pour les transferts internationaux et les échanges de devises.
• De nombreuses plateformes de finance intégrée comprennent des outils éducatifs qui aident les utilisateurs à mieux comprendre les produits financiers, ce qui favorise l'éducation financière et permet de prendre des décisions plus éclairées.
• Les consommateurs peuvent effectuer des paiements instantanés en appuyant sur un bouton, sans avoir à saisir les détails de leur carte de crédit pour chaque transaction.

Le financement intégré dans les plateformes SaaS : comment elles contribuent à la croissance de l'entreprise

Au début de cet article, nous avons déjà mentionné que les plateformes SaaS telles qu'Okticket constituent un cas d'utilisation évident pour la finance intégrée.

Nous reprenons ce point pour expliquer plus en détail comment cette intégration peut vous aider à optimiser vos opérations commerciales.

Qu'est-ce que des solutions comme Okticket offrent aux entreprises ?

• La possibilité de générer des cartes d'entreprise liées à la politique de dépenses de l'entreprise.
• La réconciliation automatique des paiements par carte.
• La gestion des avances et des remboursements sans quitter l'application.
• L'accès à l'information en temps réel. Les entreprises peuvent suivre les dépenses de leurs employés de manière plus précise et instantanée.

Conclusion

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Dans un monde où la commodité est primordiale, la finance intégrée est devenue un moteur silencieux pour les entreprises de toutes tailles.

Mais pour l'adopter avec succès, il est important de suivre un certain nombre de lignes directrices. En voici quelques-unes :

• Identifier les besoins de vos clients.
• Trouver les bons partenaires technologiques pour intégrer des solutions financières dans votre écosystème. Pour ce faire, il est essentiel de choisir des partenaires fintech qui offrent des solutions flexibles et évolutives.
• Établir un modèle de monétisation clair.

Êtes-vous prêt à rejoindre cette révolution ?

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Alors qu'il ne reste que six ans pour atteindre les Objectifs de Développement Durable (ODD) de l'Agenda 2030, les entreprises sont confrontées à une pression croissante pour agir. Selon le Rapport sur le développement durable 2024, les progrès réalisés sur l'ensemble des 17 ODD et de leurs 169 cibles accusent un retard important. Si le rythme actuel persiste, il sera impossible d'atteindre ces objectifs dans les délais prévus.

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C'est pourquoi les entreprises doivent agir maintenant. Il est essentiel d'investir dans le développement durable des entreprises pour ne pas se laisser distancer dans la course aux ODD.

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Vous voulez que votre entreprise soit un leader en matière de développement durable ? La première étape consiste à mettre en œuvre un modèle d'entreprise qui ne se contente pas de rechercher la rentabilité financière, mais qui génère également de la valeur sociale, environnementale et économique. Pour ce faire, il est essentiel d'intégrer les critères ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance) dans la stratégie de l'entreprise.

Le rôle du DAF dans la promotion du développement durable

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Le directeur financier joue un rôle crucial dans l'alignement des investissements de l'entreprise sur les objectifs de développement durable. Il s'agit notamment de

1. Fixer des objectifs scientifiques pour parvenir à des émissions nettes nulles.
2. Définir des investissements climatiques qui réduisent les gaz à effet de serre (GES) et transforment les modèles d'entreprise en pratiques plus durables.
3. Utiliser le financement lié aux ODD comme incitation à respecter les engagements climatiques.
4. Communiquer les engagements climatiques aux investisseurs pour faciliter l'accès au capital durable.

Stratégies pour atteindre les objectifs de la finance durable

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Selon le Global Risks Report 2024 du Forum économique mondial, les chefs d'entreprise doivent définir des stratégies claires pour intégrer le développement durable dans leurs opérations financières. Le Pacte mondial des Nations unies, par le biais de son guide Forward Faster, propose les actions clés suivantes :

• Adopter les principes du directeur financier pour aligner la finance sur les ODD.
• Fixer des objectifs clairs pour 2030 à l'aide d'analyses comparatives.
• Divulguer de manière transparente les investissements alignés sur les ODD.
• Élaborer un cadre solide pour la finance durable.
• Vérifier les objectifs au moyen d'évaluations externes pour gagner en crédibilité et en confiance.

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Intégrer les objectifs de développement durable dans la stratégie financière de l'entreprise

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Pour les entreprises françaises, il est crucial d'intégrer le développement durable dans leur stratégie financière. Voici quelques étapes clés :

1. Allocation efficace des ressources. Concentrer les investissements sur des projets à fort retour sur investissement (RSI) et qui contribuent aux ODD.
2. Favoriser une culture d'entreprise durable. Former le personnel et encourager l'adoption de pratiques durables.
3. Collaboration avec les fournisseurs et les clients. Travailler avec les fournisseurs pour réduire l'empreinte environnementale et veiller à ce que l'ensemble de la chaîne de valeur adopte des pratiques durables.
4. Développement de produits et de services durables. Promouvoir des solutions qui minimisent l'impact sur l'environnement, telles que les paiements numériques dans le secteur Fintech.
5. Adoption d'outils de numérisation. Optimiser les processus internes grâce à des technologies qui réduisent l'utilisation des ressources et améliorent l'efficacité énergétique.
6. Suivi et analyse des données relatives au développement durable. Mettre en œuvre des outils qui permettent aux directeurs financiers de prendre des décisions stratégiques sur la base des performances environnementales de l'entreprise.
7. Mise en œuvre de technologies vertes. Utiliser les technologies d'efficacité énergétique et d'énergie renouvelable pour réduire l'impact sur l'environnement et améliorer la durabilité opérationnelle.
8. Conformité en matière de développement durable. Aligner les opérations sur les réglementations environnementales nationales et internationales, en garantissant la transparence et la responsabilité.
9. Obtenir des certifications en matière de développement durable. L'obtention de certifications internationales, telles que la norme ISO 14001, qui sanctionnent les efforts en matière de développement durable, est essentielle pour renforcer la réputation de l'entreprise.

En mettant en œuvre ces stratégies, les directeurs financiers peuvent aider leurs entreprises à atteindre les objectifs de développement durable, à améliorer leur responsabilité sociale et à acquérir des avantages concurrentiels sur le marché mexicain.

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Les directeurs financiers eux-mêmes ont souligné l'importance des investissements des entreprises pour atteindre les objectifs de l'Accord de Paris. Ces investissements visent non seulement à respecter les engagements climatiques, mais aussi à générer une valeur durable à long terme.

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À cet égard, il est important de rappeler que lors du récent Forum sur l'investissement dans les ODD pendant la COP28, la Coalition des directeurs financiers du Pacte mondial des Nations unies a annoncé un plan ambitieux visant à créer un marché de 10 milliards de dollars pour financer des projets alignés sur les Objectifs de développement durable (ODD).

Avantages du développement durable pour les entreprises

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Pourquoi les entreprises françaises devraient-elles être durables ?

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La question se répond d'elle-même si l'on considère les avantages de l'adoption de stratégies de développement durable. Quelques exemples :

• Stimuler l'innovation en développant des solutions plus efficaces et plus responsables.
• Améliorer le positionnement sur le marché en se démarquant des concurrents moins durables.
• Attirer et retenir les talents, car de plus en plus d'employés préfèrent travailler dans des entreprises engagées dans le développement durable.
• Accéder à un financement durable en obtenant des crédits verts et d'autres incitations financières.
• Instaurer la confiance grâce à la transparence, en renforçant les relations avec les clients et les partenaires.

Investir dans la technologie pour créer une valeur durable

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Si le rôle du directeur financier est essentiel pour aligner les investissements et se conformer aux ODD, la technologie est un facteur fondamental pour optimiser les ressources et réduire l'impact environnemental.

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Un exemple clair est l'utilisation de solutions de numérisation des frais de voyage, comme Okticket. Cet outil automatise la gestion des reçus et des factures.

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La numérisation des processus est l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces de contribuer à la durabilité. Des solutions telles qu'Okticket permettent aux entreprises d'automatiser la saisie, le traitement et la gestion des reçus et des factures, éliminant ainsi l'utilisation du papier et réduisant la consommation d'énergie.

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C'est très important, car des études ont montré que la numérisation peut éviter l'émission de 142 000 tonnes de CO2. En outre, l'utilisation du cloud permet aux entreprises françaises d'économiser jusqu'à 70 % d'énergie.

Comment Okticket aide les entreprises françaises à devenir plus efficaces et plus vertes

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En adoptant Okticket, les organisations françaises peuvent bénéficier d'un certain nombre d'avantages qui améliorent à la fois leur efficacité et leur engagement en faveur de l'environnement :

1. Optimisation du flux de travail. L'automatisation de la gestion des dépenses simplifie les processus internes, ce qui permet aux employés de consacrer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Visibilité en temps réel. Okticket offre un accès instantané aux données relatives aux dépenses, ce qui facilite la prise de décisions stratégiques fondées sur des informations actualisées.
3. Réduction des erreurs et de la fraude. L'automatisation de la saisie et de la gestion des reçus permet de minimiser les erreurs humaines et de réduire le risque de fraude interne.
4. Conformité réglementaire et audits. Les solutions numériques permettent de mieux respecter les réglementations mexicaines et internationales.
5. Réduction de l'impact sur l'environnement. En éliminant l'utilisation du papier et en réduisant la consommation d'énergie, les entreprises mexicaines peuvent s'aligner sur les objectifs mondiaux de développement durable, en contribuant à la réduction des émissions de CO2.

Avec un investissement minimal, des outils tels qu'Okticket peuvent jouer un rôle clé dans l'amélioration de l'efficacité et le soutien des objectifs de durabilité, ce qui génère également des avantages financiers et environnementaux pour les entreprises françaises.

Conclusion

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En résumé, l'adoption de pratiques durables est plus qu'une tendance. C'est une nécessité pour assurer la survie à long terme des entreprises.

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Les entreprises mexicaines qui adoptent des stratégies de durabilité ne contribueront pas seulement au bien-être de la société et de l'environnement. Elles se positionneront également en tant que leaders dans leur secteur.

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Avec le soutien d'outils technologiques tels qu'Okticket, les organisations peuvent optimiser leurs opérations, réduire leurs coûts et se conformer aux ODD, assurant ainsi leur succès à long terme.

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Des économies de 60 % en termes de coûts et de 50 % en termes de temps. L'automatisation des notes de frais offre de nombreux avantages aux entreprises qui décident de numériser la gestion de leurs frais professionnels.

Dans cet article, nous passerons en revue les plus importants d'entre eux. Mais pour comprendre l'importance d'avoir des notes de frais au format numérique, il faut commencer par expliquer ce que sont ces documents.

À quoi servent-ils ? En quoi les rapports numériques diffèrent-ils des rapports manuels ? Est-il possible de créer des rapports en quelques secondes ? Lisez la suite pour obtenir les réponses à ces questions.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Si l'on devait dresser la liste des tâches les plus lourdes pour les services financiers, la préparation des notes de frais figurerait certainement en tête de liste.

Mais ces documents sont nécessaires. Qu'ils soient sous forme papier ou numérique, ils détaillent les dépenses engagées par les employés ou les services dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Ils contiennent donc souvent des informations telles que les dates, les montants, les descriptions des dépenses et les reçus ou factures associés. Leur objectif est d'aider les entreprises à suivre avec précision les dépenses effectuées. Il est ainsi possible de savoir si les dépenses sont conformes aux politiques de l'entreprise.

Ils facilitent également le processus de remboursement lorsque les employés avancent de l'argent de leur poche.

Ils sont particulièrement utiles pour gérer les paiements liés aux voyages d'affaires. Dans ce cas, les différentes dépenses remboursables liées au voyage sont incluses : hébergement, nourriture, transport, essence, kilométrage, péages, etc.

Différences entre les notes de frais manuelles et numériques

Selon la méthode utilisée, le processus peut être plus ou moins efficace. S'il est effectué manuellement, il prend plus de temps, utilise plus de ressources et est plus sujet aux erreurs.

Contrairement aux notes de frais sur papier, les notes de frais numériques sont créées, complétées et gérées à l'aide de logiciels spécialisés ou de plateformes en ligne.

Principales caractéristiques d'un rapport numérique

Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :

• Numérisation des reçus par le biais de scanners ou de photos.
• Catégorisation et calcul automatique des dépenses.
• Certains systèmes permettent l'intégration des cartes d'entreprise, ce qui facilite l'importation automatique des transactions.
• Les notes de frais numériques sont disponibles à tout moment et de n'importe où, via des appareils mobiles connectés à Internet.
• Cette accessibilité permet aux employés de mettre à jour leurs notes de frais en temps réel, même lorsqu'ils sont en déplacement, et aux superviseurs d'examiner et d'approuver les rapports sans avoir à être physiquement présents.
• Protection des données grâce à des mesures de sécurité et à un stockage sécurisé dans le nuage.

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En fin de compte, la numérisation des rapports permet aux entreprises de collecter et de stocker toutes les informations relatives aux dépenses de l'entreprise de manière structurée et accessible. Il est ainsi plus facile de suivre, d'approuver et de rembourser les dépenses.

Les entreprises qui ont numérisé leur gestion des dépenses signalent une réduction de 70 % des erreurs administratives et une amélioration de 40 % de la visibilité et du contrôle de leurs finances, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées et plus stratégiques.

Avantages de l'automatisation des notes de frais

Pourquoi est-il essentiel de disposer de notes de frais au format numérique ? Les avantages pour les entreprises vont de l'amélioration de l'efficacité opérationnelle au renforcement du contrôle financier. En voici les principaux.

1. Efficacité et rapidité

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Les rapports numériques peuvent être générés et envoyés rapidement, ce qui élimine la paperasserie et les retards associés aux rapports papier.

2. Précision et réduction des erreurs

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L'automatisation réduit la possibilité d'erreurs humaines, telles que des erreurs de calcul ou de catégorisation.

En outre, les outils numériques peuvent inclure des validations automatisées qui garantissent que les données saisies sont conformes aux politiques de l'entreprise.

Cela améliore la précision et garantit que les données sont cohérentes et exactes.

3. Accessibilité et commodité

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Les rapports numériques sont accessibles de n'importe où et à n'importe quel moment, ce qui permet aux employés et aux responsables d'examiner et d'approuver les dépenses plus rapidement.

4. Plus de contrôle

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Les feuilles de frais numériques offrent aux entreprises une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, ce qui permet un contrôle plus strict et une meilleure gestion des budgets.

5. Une meilleure visibilité

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En même temps, les données peuvent être analysées plus facilement. Cela permet d'identifier les tendances en matière de dépenses, les domaines d'économies et les risques de fraude ou de non-respect des politiques internes.

6. Facilité d'intégration et d'analyse

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Les systèmes numériques de notes de frais peuvent être facilement intégrés à d'autres systèmes de gestion d'entreprise, ce qui améliore l'efficacité globale de la comptabilité.

Une analyse plus approfondie des données peut aider les entreprises à prendre des décisions éclairées sur leur gestion financière.

7. Durabilité et réduction des coûts

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En éliminant le besoin de papier et de processus manuels, le reporting numérique contribue à réduire les coûts opérationnels et l'impact sur l'environnement, soutenant ainsi les initiatives de développement durable de l'entreprise.

8. Amélioration de l'expérience utilisateur

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Les plateformes numériques offrent souvent des interfaces intuitives qui facilitent la création et la soumission des rapports, améliorant ainsi l'expérience de l'utilisateur et réduisant la courbe d'apprentissage.

Et comme les rapports numériques permettent une révision et une approbation plus rapides, le processus de remboursement des employés est accéléré.

9. Sécurité

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Les notes de frais numériques sont souvent protégées par des mesures de sécurité telles que le cryptage et l'authentification de l'utilisateur, ce qui garantit que les informations sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé.

10. Conformité réglementaire

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Les outils numériques peuvent aider les entreprises à se conformer aux réglementations locales et internationales en fournissant un registre détaillé et facilement accessible des dépenses.

Ces avantages montrent clairement que la numérisation et l'automatisation des rapports de dépenses sont une nécessité pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion financière, à maintenir un contrôle étroit sur leurs dépenses et à rester compétitives dans un environnement de plus en plus numérique.

Comment créer des rapports numériques en quelques secondes ?

Lors de la préparation d'une note de frais professionnels, vous devez garder à l'esprit qu'il n'existe pas de modèle unique. Vous pouvez avoir votre propre modèle, adapté à la politique de dépenses de votre entreprise.

Toutefois, un certain nombre d'éléments doivent toujours y figurer : le type de dépense, la date, le montant avant et après impôt, le montant de la TVA (ou du taux équivalent), le numéro d'identification fiscale du fournisseur, les données personnelles de l'employé et la signature de la personne qui soumet la note d'information.

Cas d'utilisation : Exemple Okticket

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Comme nous l'avons déjà mentionné, ce processus prend un certain temps si vous le faites manuellement. Mais il sera très rapide si vous utilisez un outil comme Okticket. Il vous suffit de suivre quelques étapes simples :

1. Prenez une photo du ticket ou de la facture avec l'appareil photo de l'application. L'outil extrait et numérise automatiquement les informations clés telles que la date, le montant et la catégorie de la dépense.
2. Attribuez la catégorie et ajoutez tout détail supplémentaire pertinent, tel que l'objet de la dépense ou le nombre d'invités à un repas d'affaires.
3. Affecter la dépense à une feuille de frais.
4. Vérifiez que tous les détails sont corrects avant de soumettre la dépense pour approbation. Si vous avez un rôle d'administrateur, vous pouvez approuver la note de frais.
5. Télécharger la note de frais (au format PDF et CSV).
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En outre, vous pouvez filtrer les informations comme vous le souhaitez et, à partir de la « Vue avancée », créer vos propres tableaux de bord avec les informations dont vous avez besoin à tout moment.

« Avec Okticket, le manque de contrôle et les erreurs comptables appartiennent au passé. Les particularités de notre politique de frais sont parfaitement reflétées dans l'outil. Le fait d'avoir les informations sur les dépenses de toutes les sociétés du groupe intégrées dans notre ERP SAP est une véritable libération, nous travaillons avec la sécurité d'avoir le contrôle des données sur les dépenses » (Groupe Cupa).

Voulez-vous profiter des avantages de l'automatisation des notes de frais ? Prenez contact avec nous.

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Les entreprises françaises développent leur activité à l'international. Qu'il s'agisse de pénétrer de nouveaux marchés, d'étendre leurs partenariats ou de diversifier leurs canaux, il est nécessaire de s'ouvrir à l'étranger. Cela implique de déplacer les équipes et, par conséquent, de faire face à un nouveau scénario financier : la gestion des frais de voyage d'affaires à l'étranger.‍

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L'importance d'optimiser ce processus n'est pas seulement une question de rentabilité et d'efficacité opérationnelle. Une gestion efficace de ces dépenses garantit la conformité réglementaire et fiscale, tout en renforçant la gestion financière de l'entreprise.

Pour parvenir à ce contrôle, il est important de prendre un certain nombre de mesures. Il s'agit notamment de

• Établir des politiques de voyage claires, avec une section spécifique pour les politiques de remboursement.
• Utiliser des outils appropriés pour collecter les données.
• Analyser ces dépenses en détail.
• Centraliser les réservations via des plateformes spécifiques.
• Connaître les réglementations fiscales applicables dans les pays où vous opérez.
• Tirez parti de toutes les déductions fiscales liées aux voyages d'affaires.

Quelles sont les dépenses déductibles pour les voyages d'affaires à l'étranger ?

Bien que nous examinions plus loin les meilleurs outils de gestion des frais de voyage d'affaires, nous nous concentrerons ici sur les déductions et les exonérations auxquelles les entreprises et les voyageurs d'affaires internationaux ont droit.

Fonctionnement de la déduction TVA pour les frais de déplacement professionnel

Les entreprises ont également la possibilité de déduire la TVA sur certains frais de voyage d'affaires. Pour cela, il faut

• Avoir des factures au nom de l'entreprise (et non de l'employé).
• Les factures doivent comporter des informations de base : date, total sans TVA, taux de TVA, total avec TVA, détails des biens ou services achetés, nom du fournisseur et numéro d'identification fiscale ou équivalent.
• Les dépenses doivent être liées à l'activité économique de l'entreprise.

Les biens et services liés aux voyages d'affaires sur lesquels vous pouvez déduire la TVA en France sont les suivants :

• Restaurants : déduction totale de 20 % de la TVA
• Divertissements : déduction totale de 10 à 20 % de la TVA
• Salons : déduction totale de 5,5 à 20 % de la TVA
• Essence : déduction partielle de 20 % de la TVA
• Péages : déduction totale de 20% de la TVA
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En revanche, des dépenses aussi essentielles que l'hébergement à l'hôtel ou la location d'une voiture ne sont pas considérées comme des dépenses déductibles.

Comment déduire les frais de voyage du revenu imposable de votre entreprise ?

Les salariés des entreprises françaises qui doivent se rendre à l'étranger ont droit au remboursement des frais d'hébergement et de repas si deux conditions sont remplies :

• Le déplacement se fait à plus de 50 kilomètres des lieux de résidence et de travail.
• Le trajet en transports publics dure plus d'une heure et demie.

Les frais professionnels justifiés ne sont pas soumis aux cotisations de sécurité sociale ni à la CSG-CRDS. Voici les barèmes Urssaf pour 2024.

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Toutefois, la plupart de ces frais de déplacement professionnel à l'étranger sont exonérés du résultat imposable de l'entreprise s'il est démontré qu'ils sont effectivement engagés dans l'intérêt de l'entreprise et qu'ils correspondent à une charge normale d'exploitation.

Mais n'oubliez pas que l'absence de documents ou de pièces justificatives vous expose au risque de vous voir refuser une déduction par l'administration fiscale en cas de contrôle.

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Il est donc conseillé de conserver toutes les pièces justificatives qui peuvent être utiles et servir de preuve.

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Pour les sociétés et les entreprises, ces dépenses imposées sous le régime des BIC doivent être déclarées au moyen du formulaire de résultat de l'impôt sur les sociétés (impôt sur les sociétés et bénéfices industriels et commerciaux) sur l'imprimé n° 2058 A.

Les meilleures applications pour gérer les frais de déplacement professionnel

La mise en œuvre d'un logiciel spécialisé de gestion des frais professionnels peut améliorer considérablement le respect des obligations fiscales dont nous avons parlé.

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En même temps, ils assurent le contrôle des frais de voyage d'affaires, y compris les preuves de paiement.  

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Pour expliquer l'importance, pour le directeur financier, de l'utilisation de la technologie et des logiciels de gestion des frais professionnels, il convient d'énumérer les avantages de ces outils. Et nous le ferons en prenant comme référence les avantages offerts par la technologie d'Okticket.

Avantages de l'automatisation de la gestion des dépenses professionnelles avec Okticket

• Enregistrer les dépenses en déplacement. Avec Okticket, il vous suffit de prendre une photo du ticket ou de la facture avec votre téléphone portable, et la dépense est téléchargée dans l'application en quelques secondes.
• Les voyageurs d'affaires et l'équipe de back-office peuvent ajouter des commentaires pour une justification ultérieure.
• Traçabilité instantanée : vous pouvez consulter toutes les informations relatives aux dépenses en temps réel.
• Les informations relatives aux dépenses sont stockées dans un environnement cloud sécurisé, organisées et prêtes à être utilisées lorsque vous en avez besoin.
• Enregistrement des dépenses multidevises : Grâce à la fonctionnalité multidevises, l'application convertit en euros les dépenses effectuées dans différentes devises en utilisant le taux de change de la BCE au moment de l'achat.
• L'OCR d'Okticket extrait automatiquement le taux (TVA, IVA, IGIC, etc.).
• Pour les voyages d'affaires, surtout lorsqu'ils sont internationaux, les experts recommandent de proposer des per diem au lieu de la méthode de remboursement.
• Okticket facilite la gestion des per diem afin de garder le contrôle sur les flux de trésorerie.
• Des rapports détaillés facilitent l'examen et l'audit des dépenses.
• Carte d'entreprise acceptée dans le monde entier : La OKT Card est une carte à puce Mastercard qui vous permet de fixer des limites par utilisateur, par catégorie de dépenses et par période de temps, ainsi que d'offrir un rapprochement bancaire automatique.
• Archivage à valeur probante. Avec la technologie Okticket, vous êtes assuré d’être en conformité en cas de contrôle Ursaff.

Conclusion : l'implémentation d'Okticket pour la gestion des frais de votre entreprise ne simplifie pas seulement le processus, mais garantit également une plus grande efficacité et un meilleur contrôle des frais. Automatisez et optimisez avec Okticket !

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Les experts comptables sont environ 22.000 en France, et on estie à 7.000 le nombre de participants au Congrès Ordre des Experts Comptables qui se tiendra à Marseille du 9 al 11 octobre 2024.

Cela représente près d'un tiers des professionnels, ce qui fait de ce congrès l'un des importants de France pour le secteur de l'expertise comptable.

Cette 79ième a pour partenaire Okticket France. Souhaitez vous optimiser la  gestion de vos notes de frais? Venez nous rendre au Parc Chanot (R72-hall 2) et découvrez les dernières fonctionnalités que nous avons ajoutées à notre outil de numérisation et d'automatisation des notes de frais.

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Agenda Congès Ordre des Experts Comptables 2024

Le congrès est axé sur la transformation des pratiques et se tient sous le titre " Embarque immmédiat : du projet de cabinet aux missions de demain”, et la volonté du Conseil national de l'Ordre des experts-comptables est de faire passer les responsables financiers à l'action.

Pour ce faire, il travaille sur un agenda visant à fournir à la profession comptable un guide méthodologique leur permettant de relever les nouveaux défis (numérisation, facturation électronique, durabilité, fidélisation, etc.) dans leur organisation et dans l'évolution de leurs missions.

"Ce Congrès va être un moment phare pour notre profession, surtout en ces temps de profondes transformations technologiques et économiques. Nous sommes déterminés à ce que cette édition soit un véritable catalyseur de changement, non seulement pour les experts-comptables mais aussi pour tous les collaborateurs de cabinets. C’est pourquoi j’ai tenu à ouvrir cet événement à l’ensemble de la profession pour que chacun puisse y trouver les ressources et les inspirations nécessaires pour relever les défis de demain" (Cécile de Saint Michel, présidente du Conseil national)

L'équipe d'intervenant, a organisé le contenu autour de trois axes principaux : 

• (Re)construire notre projet de cabinet.
• Réaliser nos missions de demain.
• Développer nos compétences.

Cette équipe est composée par Farouk Boulbahri, Elodie Cassart et Delphine Sabatey. Il est dirigé par Boris Sauvage, Vice-Président du Conseil national de l'ordre des experts-comptables,

Au total, ce seront trois jours intenses de séances plénières, d'interviews, d'ateliers pédagogiques et plus de 100 interventions. De plus, 12 heures seront consacrées exclusivement aux recontres entre les participants et les 300 partenaires exposants.

Vous pouvez consulter le programme complet ici.

La participation d¡ Okticket France à l'Ordre des Experts Comptables s'inscrit dans notre volonté de contribuer à l'amélioration de l'efficacité de la gestion des notes de frais.

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Agilité, adaptabilité, anticipation, assurance, autorité, analyse avancée, ouverture au changement .... Les fonctions du directeur financier requièrent une dose supplémentaire de polyvalence pour résister aux vents du changement.

Paradoxalement, pour qu'une organisation réussisse économiquement, son DAF doit avoir des compétences qui, a priori, n'ont pas grand-chose à voir avec celles d'un gestionnaire financier.

Les compétences du directeur financier en tant qu'architecte du changement

Il suffit d'écouter les responsables financiers eux-mêmes pour se rendre compte qu'ils sont conscients de leur rôle de partenaires stratégiques. Et cela implique de disposer d'un éventail de compétences.

Agilité

Le directeur financier d'aujourd'hui doit être capable de s'adapter rapidement au changement. Et il ne s'agit pas seulement de fluctuations économiques.

La technologie évolue très vite et il est important de se tenir au courant des nouveaux développements pour rester compétitif. Il n'est donc pas surprenant que parmi les nombreuses facettes qui leur sont attribuées figure celle d'"architectes de l'innovation".

De la même manière, un directeur financier doit faire preuve d'agilité pour déplacer des capitaux vers de nouveaux domaines qui ajoutent de la valeur. Même si cela implique de restructurer, voire de fermer, des départements ou des activités non rentables.

La communication

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Ce n'est pas la première fois que nous disons que la communication doit être l'une des compétences clés du directeur financier d'aujourd'hui. Pour être un leader stratégique, il est essentiel d'avoir la capacité de motiver et de savoir transmettre son expérience.

Et n'oublions pas la partie stratégique : comment traduire la vision financière de l'entreprise en dehors des chiffres ? Si vous voulez inspirer les équipes, il faut qu'elles comprennent ce que vous dites.

L'empathie, l'authenticité, la transparence et l'éthique professionnelle sont des qualités précieuses pour être un leader inspirant.

Collaborer avec les responsables d'autres secteurs et entretenir une relation étroite avec le directeur général fait également partie du rôle du directeur financier.

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Anticipation

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Le moyen le plus simple de relever les défis et de les transformer en opportunités est de garder une longueur d'avance. La vision stratégique tant recherchée consiste autant à anticiper les tendances qu'à repérer les risques potentiels.

« La meilleure façon de prédire l'avenir est de le créer » (Peter Ferdinand Druker)

Cela implique d'adopter une vision à long terme. Pour ce faire, les directeurs financiers peuvent s'appuyer sur des outils qui fournissent des simulations et des prévisions.

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Analyse des données

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Nous revenons au terme « architecte de l'innovation » pour mettre en contexte l'importance de disposer d'outils permettant l'analyse avancée de grands volumes de données.

Il ne faut pas perdre de vue qu'aujourd'hui, les données sont reines et qu'il appartient au DAF d'en être le gardien et le dépositaire. Les collecter, les contrôler, les analyser et les présenter leur permet de prendre des décisions éclairées basées sur des données réelles et fiables.

De même, l'automatisation réduit considérablement le temps consacré à la gestion des processus transactionnels.

Le CVO : rôle financier, priorités extra-financières

Le terme CVO (Chief Value Officer) ne vous est probablement pas inconnu. Et bien qu'en théorie le Chief Value Officer soit une nouvelle fonction, de nombreux directeurs financiers ont assumé cette responsabilité.

En plus de superviser la gestion financière d'une entreprise, ils doivent désormais s'acquitter d'autres tâches non comptables. Par exemple, il doit rendre compte de la conformité de l'entreprise aux critères ESG (environnementaux, sociaux et de gouvernance).

Et comment une personne va-t-elle mener la transformation numérique d'une entreprise si elle ne travaille pas en étroite collaboration avec le DSI ou le CTO ? Surtout aujourd'hui, avec l'avènement de l'intelligence artificielle, un nouveau couloir qui évolue rapidement.

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