En quelques secondes, vos employés peuvent soumettre une demande de voyage, et le service financier peut l'approuver et en assurer le suivi.
Est-il vraiment rentable de continuer à gérer des notes de frais sur papier ? Découvrez les clés de l'automatisation du suivi de vos dépenses professionnelles.
La gestion des frais professionnels représente déjà un défi pour les départements financiers, mais le faire manuellement ou à l'aide d'outils de gestion inefficaces rend la tâche encore plus compliquée. Vous souhaiter franchir une nouvelle étape en maitère de comptabilité ? La première démarche consiste à numériser les dépenses de l'entreprise.
Pour confirmer cette affirmation, interrogez les départements du back office de votre entreprise. Si ceux-ci subissent encore des processus obsolètes, les réclamations les plus fréquentes sont probablement liées à l'erreur humaine et au temps consacré aux tâches de peu de valeur.
En effet, cela vaut-il vraiment la peine de continuer à gérer des notes de frais sur papier ? Des dossiers remplis de justificatifs et de factures que vous devez conserver pendant 10 ans ? Sans oublier, le mécontentement des collaborateurs sur le retard lors du remboursement.
Et puis, il y a aussi le non-respect de la politique de dépenses de l'entreprise. Dans un article précédent, nous avions indiqué que le coût des irrégularités dans les notes de frais s'élèvait en moyenne à 500 euros par mois.
Ce constant met en évidence l'importance de la mise en place d'outils de digitalisation des reçus efficaces. Et également avec une valeur probante.
Déclaration des dépenses en temps réel, gain de temps dans la gestion et la validation, réduction de la fraude interne, remboursements en temps voulu... La gestion numérique des frais professionnels bénéficie à toute l'équipe. Voici les principaux avantages.
A priori, le département qui bénéficie le plus d'un outil tel qu'Okticket est le département des finances. Que vont-ils obtenir?
La numérisatio des frais professionnels a-t-elle seulement un impact positif sur les services financiers ? Les RH en profitent aussi directement, nous vous l'assurons.
En effet, pensez-y : qui doit gérer les conflits entre le service financier et les employés suite aux écarts dans les notes de frais ? En fin de compte, les collaborateurs se plaignent au département de RH, pour tout remboursement ou retard sur les avances des frais.
Or, Il est prouvé que les outils technologiques favorisent le bien-être au travail, et c'est un point très important pour les ressources humaines. Des employés heureux, des employés plus productifs, c'est bien connu.
Les premiers à souffrir du traitement manuel des notes de frais sont les employés eux-mêmes. En particulier, ceux qui sont régulièrement en déplacement et qui passent des heures à remplir des tableaux Excel à leur retour au bureau.
Par conséquent, ils sont directement gagnants si la direction décide de numériser les frais professionnels. Voici quelques-uns des avantages qu'ils constateront dès le départ :
Toutefois, pour que les collaborateurs utilisent la solution que vous avez choisie, celle-ci doit être rapide et facile à utiliser.
De préférence, les applications de gestion des frais devraient également penser au département informatique. En effet, les conséquences d'une interface peu conviviale ou d'intégrations défaillantes, pour ne citer que quelques exemples, sont en effet à leur charge. Que recherche le DSI ?
Malgré tous ces avantages, certaines entreprises ont du mal à passer au numérique pour la gestion de leurs notes de frais : résistance au changement, une crainte des brèches de sécurité, un manque de confiance dans un retour sur investissement rapide...
Quelle qu'en soit la raison, tôt ou tard, beaucoup franchiront le pas. Votre entreprise est presque convaincue de la nécessité qu'un outil numérique pour optimiser sa comptabilité ? Dans ce cas, vous aurez besoin d'un bonne stratégie de numérisation des dépenses professionnelles.
Quelles mesures devrez-vous prendre en compte ?
1. Fixer des priorités et des objectifs. Ceux-ci doivent être quantifiables, réalistes, limités dans le temps et adaptés à chaque entreprise.
2. Comparez plusieurs outils pour vous assurer que celui que vous sélectionnez est bien celui dont vous avez besoin. Quelles sont les caractéristiques de l'outil ?
3. Moderniser les équipements pour pouvoir faire face à la grande quantité de données qu'il devra désormais traiter.
4. Formation des employés afin qu'ils acquièrent les compétences nécessaires pour utiliser les nouveaux outils en toute transparence. En fait, le manque de talents numériques est l'un des obstacles que rencontrent de nombreuses entreprises souhaitant se transformer numériquement. Si la formation n'est pas suffisante, la cinquième étape constitera à recruter des nouveaux talents dotés de compétences numériques.
5. Analyser les données recueillies pour détecter les erreurs potentielles, identifier les possibilités d'amélioration et prendre des décisions stratégiques.
Vous envisagez de numériser vos notes de frais? Okticket est un outil agile et simple conçu pour optimiser et couvrir l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie de la dépense jusqu'aux processus de validation, de contrôle et de comptabilisation.
Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
Venez nous rejoindre le 29 mai de 2024 sur notre stand, au Pavillon d'Armenonville.
La nouvelle édition du Sommet des Leaders de la Finance 2024, l'évènement de référence pour les dirigeants de la finance, aura lieu le prochain 29 mai 2024. Okticket renouvelle l'expérience en tant que sponsor !
Nous serons au Pavillon d'Armenonville. Venez nous rendre visite à notre stand, et découvrez en primeur les dernières fonctionnalités que nous avons incorporés à notre outil de digitalisation et automatisation des notes de frais.
Lors de cette 14ième édition du sommet financier par excellence, vous aurez l'occasion d'assister aux conférences qui aborderont les défis complexes auxquels les entreprises sont confrontées, et qui par autant obligent les directeurs financiers à se réinventer
Quelles sont les perspectives long terme pour les directeurs financiers et comment peuvents-ils trouver des solutions à court terme ? Vous pouvez découvrir ici le programme.
Plus de 800 participants se réuniront pour présenter les dernières innovations et tendances en matière de gestion d'entreprise. Vous profiterez de conférences, de débats et networking. À ce jour, 55 internvenants sont confirmés.
La réunion annuelle des finances d'entreprise se clôturera par la remise de 28 trophées aux leaders les plus dynamiques de la fonction de la finance.
En somme, le Sommet des Leaders de la Finance 2024 offre l'opportunité dans un cadre privilégié qui vous permettra d'identifier des nouvelles opportunités et de développer votre réseau professionnel.
Okticket est la SaaS Fintech la plus puissante et complète pour digitaliser et gérér les notes de frais. L'application vous ouffre un outil efficace et simple pour optimiser et gérer l'ensemble du processus des notes notes de frais, depuis le moment où la dépense est engagée jusqu'aux processus de la validation, contrôle et traitement comptable. Okticket vous permet d'économiser un 80% du temps consacré aux tâches administratives.
Au cours de nos 7 années d'existence, Okticket s'est positionné comme l'un des principaux acteurs du marché, et notre participation au Sommet des Leaders de la Finance 2024 est engagement de notre part à contribuer à l'amélioration de l'efficacité dans la gestion des notes de frais.
Vous souhaitez en savoir plus? Contactez l'équipe Okticket.
Dépense ou investissement ? Les avantages des voyages d'affaires vont au-delà de ce que l'on pourrait penser à première vue.
Ils renforcent la culture d'entreprise, stimulent le développement professionnel, favorisent la collaboration, augmentent l'engagement des employés, consolidant les liens entre collaborateurs et renforçant le sentiment d'appartenance à l'organisation. Les avantages des déplacements professionnels vont au-delà de ce que l'on pourrait penser à première vue.
Voici quelques-unes des conclusions issues du rapport"Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement" élaboré par American Express Global Business Travel (Amex GBT) et Harvard Business Review Analytic Services, pour lequel plus de 400 cadres ont été interrogés.
Ce document détaille les clés qui permettent à une entreprise de travailler et de progresser lorsque les équipes se trouvent dans des lieux différents. Les voyages d'affaires semblent donc être l'outil idéal pour y parvenir.
Alors que de nombreuses entreprises préfèrent attribuer leur budget aux déplacements susceptibles de leur rapporter des revenus (visite de clients, par exemple), les déplacements pour les réunions internes peuvent également apporter de la valeur significative en termes de culture d'entreprise et d'engagement.
En effet, "tout investissement en faveur des déplacements internes peut être encore plus bénéfique pour les entreprises", conclut l'étude.
Par ailleurs, selon l'étude, il existe un lien entre les voyages d'affaires et un climat sain au travail. Elle souligne l'efficacité des réunions présentielles pour la formation d'équipes, le brainstorming et les entretiens avec les candidats pour des postes clés.
"Le passage en masse du télétravail peut créer des obstacles à la création d'une culture d'entreprise et à l'engagement, c'est pourquoi les voyages d'affaires sont devenus encore plus indispensables pour rassembler les équipes", déclare à cet égard Alex Clemente, directeur général des services analytiques de la Harvard Business Review.
D’autres avantages des voyages d'affaires internespour l'organisation :
Cela permet de contribuer à la reconstitution du capital social et au renforcement de la culture d'entreprise abandonnée pendant la période qui a suivi la pandémie, au cours de laquelle la plupart des interactions se sont limitées au virtuel.
De plus, les voyages d'affaires jouent un rôle important dans le développement professionnel (60 % des personnes interrogées sont de cet avis).
Plus important encore, huit personnes interrogées sur dix déclarent avoir acquis "une plus grande sensibilité et une plus grande empathie pour leurs collaborateurs et leurs clients" grâce aux voyages d'affaires.
Selon une étude, les voyages d'affaires devraient augmenter d'ici 2024, principalement pour les réunions internes (source : Amex '2024 Global Meetings and Events Forecast').
L'une des raisons réside dans la rentabilité des entreprises. Par exemple, GSK explique dans le rapport que pendant la pandémie, elle est parvenue à dépasser ses prévisions de chiffre d'affaires. Et la croissance a été encore plus forte l'année dernière, lorsqu'elle a augmenté son investissement dans les voyages d'affaires.
Finalement, le document passe en revue certaines tendances en matière de voyages d'affaires : une nouvelle politique de voyage mieux alignée sur la stratégie de l'entreprise, une plus grande importance accordée à la durabilité, à l'accessibilité, à la santé et au bien-être des voyageurs, ainsi qu'une focalisation sur le bleisure (la combinaison des loisirs et des affaires).
En conclusion, compte tenu des avantages que présentent les voyages d'affaires, ceux-ci doivent être considérés non pas comme une dépense, mais comme un investissement au service de la rentabilité commerciale. t même une opportunité de renforcer la culture d'entreprise et d'établir des relations positives à long terme.
Vous souhaitez optimiser la gestion des notes de frais ? Contactez l'équipe Okticket.
Les directeurs financiers pilotent la transformation numérique, d'ou leur besoin d'avoir une compréhension des solutions disponibles et d'analyser leur potentiel.
En règle générale, la relation des DAF avec les outils technologiques visait principalement à l'établissement du budget et au respect de ce dernier. Aujourd'hui, le DAF a un rôle clé dans la transformation numérique. I pilote ce nouveau défi, et doit avoir une vision et une compréhension sur les solutions disponibles et déterminer leur capacité à générer un retour sur investissement rapide.
Les nouvelles tendances financières ont séduit ces professionnels. La transformation numérique est l'outil qui leur permettra de se différencier de la concurrence. L'évolution du rôle des directeurs financiers implique de promouvoir le changement technologique.
Les études confirme cette réalité. Dans les dernières enquêtes de Gartner, on peut contaster que les directeurs financiers ont l'intention d'augementer leur investissement dans le numérique. D'après l'enquête annuelle, 70 % des directeurs financiers anticipaient une augmentation des dépenses technologiques, et 82 % d'entre eux prévoyaient d'investir dans les compétences numériques. En 2022, le pourcentage de directeurs financiers prévoyant d'augmenter leurs investissements dans la technologie atteignait 92 %.
Cette tendance se confirme de plus en plus à chaque parution d'une nouvelle étude. En effet, dans les prévisions des DAF 2023, la technologie figure une fois de plus en tête de liste des priorités des directeurs financiers. En première position, on trouve l'intelligence artificielle, suivie de la numérisation et de l'automatisation des processus financiers.
Ces conclusions sont en concordance avec celles d'autres organisations. Prenons l'exemple du document "CFO Peer Insights : Digital Transformation and IT Spending Priorities", rédigé par Dimensional Research. Cette analyse dévoile que 80 % des directeurs financiers du monde entier incluent la transformation numérique parmi leurs cinq premières priorités (elle figure dans les trois premières pour 59 % d'entre eux ). Le même pourcentage prévoit une progression des dépenses technologiques.
Et en plus, sept personnes sur dix estiment que les investissements dans la transformation numérique sont la clé du succès de toute entreprise. Par conséquent, la grande majorité d'entre eux sont prêts à aider le DSI à trouver et à financer un nouvel outil, mais à condition de garantir un ROI solide et rapide.
À quel moment souhaitent -ils voir leur investissement rentabilisé ? Près de la moitié d'entre eux estiment que le délai est de 1 à 2 ans maximum.
Une autre donnée importante est que pratiquement toutes les personnes intérrogées déclarent que les investissements technologiques sont essentiels à la reprise économique. En effet, la grande majorité des directeurs financiers admettent qu'ils ont déjà augmenté leurs investissements dans la transformation numérique.
"À l'heure actuelle, ces décisions d'investissement concernent le numérique, ce qui se traduit par la capacité à fournir d'informations enrichies, en temps réel et prédictives, par une simplificité de mise en conformité et une plus grande flexibilité dans la stratégie financière", déclare à ce sujet Alexander Bant, responsable de la recherche sur les directeurs financiers chez Gartner (source : Gartner).
Parmi les autres priorités, citons le développement et l'affinement de la stratégie d'analyse des données. Alors que les directeurs financiers sont censés se familiarisent avec les concepts clés cette année, d'ici 2025, la stratégie d'analyse de données de l'entreprise sera un enjeu majeur.
D'où les technologies telles que l'apprentissage automatique "machine learning", capables d'analyser les informations rapidement, sans erreur humaine ni brèche de sécurité, prennent de plus en plus d'importance.
Les organisations ont également compris que les DSI et les DAF doivent travailler ensemble pour le bien de l'entreprise. On contaste d'ailleurs que la relation entre les deux acteurs est de plus en plus forte.
"Partenaire qui aide à faire le lien entre la technologie et les décisions de l'entreprise" ou " acteur du changement et moteur de la stratégie de l'entreprise" sont quelques-unes des définitions que les directeurs financiers interrogés donnent de leurs DSI.
Malgré l'importance du DSI pour les organisations, lors du dernier congrès international des DSI, un fait surprenant a été mis en évidence : seulement 20 % des PDG considèrent la technologie comme une valeur stratégique. Et seulement 17 % prennent en compte le DSI pour participer à la stratégie de l'entreprise.
Cependant, certaines mesures ont plus de valeur pour les directeurs financiers. Voici l'ordre de préférence :
Mais le défi du secteur financier réside davantage dans la priorisation des outils à utiliser plutôt que dans l'augmentation des investissement dans la technologie ( seulement 30% des projets technologiques finissent par aboutir )
Parallèlement, les responsables financiers sont réticents aux "initiatives technologiques disruptives de nouvelle génération" et aux projets qui impliquent de " re-implémenter ou de transférer de logiciel ". Et c'est là que les solutions Fintech capables de s'intégrer aux systèmes de gestion d'entreprise entrent en jeu.
Sur ce point, nous vous rappelons qu'Okticket dispose d'une intégration bidirectionnelle, évolutive et simple avec les principaux ERP, logiciels RH et systèmes de Business Intelligence du marché.
La solution répond également aux besoins des dirigeants financiers. D'une part, elle permet un gain de temps dans la gestion des notes de frais. Plus précisément, un 80 % par rapport au traitement manuel. Si vous calculez le coût horaire de chaque employé impliqué dans le processus, le retour sur investissement est presque immédiat.
Sans oublier que la gestion des notes de frais est beaucoup plus efficace lorsqu'on utilise un outil de numérisation, car les erreurs classiques de la gestion manuelle sont ainsi résolues. Et que pensez-vous des avantages d'obtenir des données financières exactes, ordonnées et en temps réel ?
Grâce à ces avantages, la prise de décisions stratégiques visant à assurer la rentabilité de l'entreprise est beaucoup plus rapide et plus simple.
De nombreuses erreurs se répètent souvent dans les notes de frais, sans que l'on s'en rende compte. Découvrez les clés pour ne plus les commettre.
La comptabilisation manuelle des frais de déplacement professionnels implique un certain nombre de coûts cachés qui ne sont pas toujours facilement identifiables. La collecte des justificatifs, la vérification des notes de frais, leur approbation, les écritures comptables, les remboursements... Tout cela prend beaucoup de temps, aussi bien pour les collaborateurs que pour le service administratif.
Et ce n'est pas tout. Les erreurs sont également fréquentes (on estime que 80 % des notes de frais présentent une erreur quelconque). Il s'agit le plus souvent d'irrégularités involontaires. Tandis que d'autres sont le résultat d'une fraude interne. Dans les deux cas, les conséquences sont les mêmes : du temps et de l'argent perdus pour l'entreprise.
Est-il possible d'éviter les erreurs lors de la comptabilisation des notes de frais ? En prenant les précautions nécessaires, vous pouvez les limiter au maximun. Alors que les déplacements professionnels ont repris du dynamisme, il convient de mette en place des mesures préventives.
En matière de notes de frais, un certain nombre d'erreures sont souvent répétées sans que l'on en soit conscient. Sans pour autant, empêcher les pertes économiques financières des entreprises. Pour les éviter, il est préférable de prendre de mesures visant à optimiser la gestion et le contrôle des frais professionnels.
Le manque de contrôle sur les missions commence avant même que la réservation soit faite. En effet, les entreprises constatent souvent une augmentation des dépenses en raison de l'augmentation du nombre de collaborateurs, et qui n'a pas été prise en compte lors de l'élaboration du budget.
Cela rend difficile un suivi efficace de la politique de dépenses (conformité, déviations, etc.).
De la même façon, il est conseillé d'établir une politique de dépenses professionnels et d'informer chaque employé des dépenses non remboursables et des limites qui s'appliquent à son cas particulier (hébergement, transport, repas, etc.).
Cependant, tout cela ne sert à rien si vous n'introduisez pas ces informations dans votre logiciel de comptabilité.
Il peut arriver qu'un employé se déplace en mission à l'étranger et que le taux de change appliqué au moment de l'achat ne soit pas pris en compte lors de la comptabilisation des dépenses.
Une erreur fréquente consiste à ne pas mener une mission d'audit, alors qu'il s'agit d'un mécanisme fondamental pour détecter d'éventuelles irrégularités et prévenir la fraude interne.
Il peut également arriver que les employés nomades remplissent les notes de frais et ne joignent pas le reçu ou la facture correspondante. Ou bien ils le fournissent, mais il ne comporte pas toutes les données légales requises pour le considérer comme étant valide. Dans la foulée, vous validez les dépenses et procédez au remboursement. Cette erreur est coûteuse pour l'entreprise.
Afin d'éviter de telles situations, la meilleure chose à faire est de mettre en place un outil de numérisation et d'automatisation des frais de voyage.
Tant que nous parlons de numérisation, il est bon de rappeler qu'il existe sur le marché plusieurs outils conçus pour vous aider à gérer les dépenses de votre entreprise. Okticket est l'un des plus performant. En utilisant notre solution, les erreurs liées à la gestion manuelle des frais de voyage seront réduites au minimum.
Tout d'abord, chaque concept inclus dans une note de frais est associé à la photo du justificatif correspondant. Avec Okticket, vous êtes assurés d'être en conformité en cas de contrôle URSAFF. Parallèlement, l'outil propose des produits et services qui sont également très utiles dans la lutte contre la fraude interne.
En plus des avantages déjà mentionnés, Okticket offre une série de fonctionnalités qui vous aident à optimiser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles de manière simple et rapide.
Les cartes d'entreprise sont très utiles pour contrôler les frais professionnels de vos employés nomades. Étant donné que vous n'avez pas à gérer d'avances ou de remboursements, il n'y a pas de risque de confusion sur les montants. VLe respect de la politique de dépenses de votre entreprise vous inquiète ?
L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses de vos employés.
Les autres avantages de la carte OKT :
Le rapprochement bancaire est l'un des processus indispensables pour déterminer si des erreurs se produisent dans la comptabilisation des dépenses de l'entreprise. La saisie manuelle n'est pas la plus recommandée, car certaines erreurs peuvent se produire. Par exemple :
D'où l'importance d'utiliser un outil de rapprochement bancaire automatique.
Les alertes sont également un outil idéal pour détecter les irrégularités dans les notes de frais. Les doublons sont fréquents, ainsi que les dépenses effectuées un jour férié, les montants illisibles ou ceux qui dépasse la date limite fixée dans la politique de l'entreprise.
Vous souhaiter améliorer la gestion, en allant au-delà des alertes habituelles ? Notre moteur de révision automatique est capable de prendre des décisions de rejet ou d'approbation des notes de frais sur la base de la logique personnalisée définie par l'administrateur.
Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous traitez une note de frais ? Le moteur d'alerte signale, approuve ou rejette les dépenses sans que vous ayez à examiner les éléments à la loupe. Vous pouvez même rejeter automatiquement la soumission d'une note de frais.
Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec un de nos experts.
L'extraction automatique de données à partir de reçus et de factures papier et leur transformation en informations numériques présentent de nombreux avantages pour les entreprises. Découvrez-les en lisant ce qui suit.
Développer l'activité, faire des économies, augmenter le chiffre d'affaires... Toutes les entreprises visent la rentabilité.Voilà pourquoi, elles doivent évoluer, ce qui implique d'utiliser la technologie pour optimiser les processus. L'OCR des factures est essentiel pour automatiser le contrôle et la gestion des dépenses de l'entreprise.
Vous saisissez encore manuellement les informations des dépenses ? Le temps c'est de l'argent. La reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permet d'extraire automatiquement les données des reçus et factures papier et de les transformer en informations numériques.
De plus en plus d'entreprises réclament l'utilisation d'un logiciel OCR. La raison en est que le numérisation des factures est une étape primordiale dans l'automatisation des processus financiers. Cependant, les avantages de ces systèmes méritent également d'être examinés :
Aujourd'hui, on peut trouver sur le marché un grand nombre de solutions qui utilisent la reconnaissance optique de caractères. Cependant, elles n'offrent pas toutes la même efficacité dans le processus de numérisation des reçus et des factures.
En effet, imaginez un instant que vous commencez à numériser des factures avec une application de digitalisation de frais professionnels, et que les données ne sont toujours pas récupérées et que le symbole de "chargement" s'affiche à l'écran.
Que feriez-vous ? Vous allez probablement conserver ce reçu. Ainsi que les suivants. Et ainsi de suite jusqu'à votre retour au bureau et en laissant la pile de reçus et de factures sur le bureau de votre responsable de validation de vos dépenses. En fin de compte, l'entreprise a investi de l'argent dans un outil que personne n'utilise.
Conclusion : le meilleur OCR de facture est celui qui offre ces trois fonctionnalités clés :
De plus, un bon logiciel d'OCR doit être capable d'accepter une grande variété de formats et un nombre de lectures adapté aux besoins de votre entreprise. Et si l'OCR de factures est gratuit ou inclus dans le forfait de base, c'est encore mieux.
Est-il possible de trouver un système de reconnaissance de caractères puissant, rapide et efficace ? Bien sûr que oui. Sans aller plus loin, Okticket a développé sa propre technologie. Notre moteur de reconnaissance numérise les dépenses instantanément, sans attente. Et en plus, il a la capacité d'apprendre et de s'améliorer jour après jour.
Quel est notre objectif ?
Le fonctionnement dépend aussi du logiciel que vous utilisez. A titre d'exemple, nous vous expliquons comment fonctionne le processus d'extraction des données avec Okticket :
Voulez-vous en savoir plus sur les avantages du moteur de reconnaissance d'Okticket ? N'attendez plus. Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe commerciale vous contactera.