Optimiser la gestion des dépenses des voyages d'affaires à l'étranger : les clés pour le directeur financier

Les entreprises françaises développent leur activité à l'international. Qu'il s'agisse de pénétrer de nouveaux marchés, d'étendre leurs partenariats ou de diversifier leurs canaux, il est nécessaire de s'ouvrir à l'étranger. Cela implique de déplacer les équipes et, par conséquent, de faire face à un nouveau scénario financier : la gestion des frais de voyage d'affaires à l'étranger.‍

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L'importance d'optimiser ce processus n'est pas seulement une question de rentabilité et d'efficacité opérationnelle. Une gestion efficace de ces dépenses garantit la conformité réglementaire et fiscale, tout en renforçant la gestion financière de l'entreprise.

Pour parvenir à ce contrôle, il est important de prendre un certain nombre de mesures. Il s'agit notamment de

• Établir des politiques de voyage claires, avec une section spécifique pour les politiques de remboursement.
• Utiliser des outils appropriés pour collecter les données.
• Analyser ces dépenses en détail.
• Centraliser les réservations via des plateformes spécifiques.
• Connaître les réglementations fiscales applicables dans les pays où vous opérez.
• Tirez parti de toutes les déductions fiscales liées aux voyages d'affaires.

Quelles sont les dépenses déductibles pour les voyages d'affaires à l'étranger ?

Bien que nous examinions plus loin les meilleurs outils de gestion des frais de voyage d'affaires, nous nous concentrerons ici sur les déductions et les exonérations auxquelles les entreprises et les voyageurs d'affaires internationaux ont droit.

Fonctionnement de la déduction TVA pour les frais de déplacement professionnel

Les entreprises ont également la possibilité de déduire la TVA sur certains frais de voyage d'affaires. Pour cela, il faut

• Avoir des factures au nom de l'entreprise (et non de l'employé).
• Les factures doivent comporter des informations de base : date, total sans TVA, taux de TVA, total avec TVA, détails des biens ou services achetés, nom du fournisseur et numéro d'identification fiscale ou équivalent.
• Les dépenses doivent être liées à l'activité économique de l'entreprise.

Les biens et services liés aux voyages d'affaires sur lesquels vous pouvez déduire la TVA en France sont les suivants :

• Restaurants : déduction totale de 20 % de la TVA
• Divertissements : déduction totale de 10 à 20 % de la TVA
• Salons : déduction totale de 5,5 à 20 % de la TVA
• Essence : déduction partielle de 20 % de la TVA
• Péages : déduction totale de 20% de la TVA
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En revanche, des dépenses aussi essentielles que l'hébergement à l'hôtel ou la location d'une voiture ne sont pas considérées comme des dépenses déductibles.

Comment déduire les frais de voyage du revenu imposable de votre entreprise ?

Les salariés des entreprises françaises qui doivent se rendre à l'étranger ont droit au remboursement des frais d'hébergement et de repas si deux conditions sont remplies :

• Le déplacement se fait à plus de 50 kilomètres des lieux de résidence et de travail.
• Le trajet en transports publics dure plus d'une heure et demie.

Les frais professionnels justifiés ne sont pas soumis aux cotisations de sécurité sociale ni à la CSG-CRDS. Voici les barèmes Urssaf pour 2024.

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Toutefois, la plupart de ces frais de déplacement professionnel à l'étranger sont exonérés du résultat imposable de l'entreprise s'il est démontré qu'ils sont effectivement engagés dans l'intérêt de l'entreprise et qu'ils correspondent à une charge normale d'exploitation.

Mais n'oubliez pas que l'absence de documents ou de pièces justificatives vous expose au risque de vous voir refuser une déduction par l'administration fiscale en cas de contrôle.

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Il est donc conseillé de conserver toutes les pièces justificatives qui peuvent être utiles et servir de preuve.

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Pour les sociétés et les entreprises, ces dépenses imposées sous le régime des BIC doivent être déclarées au moyen du formulaire de résultat de l'impôt sur les sociétés (impôt sur les sociétés et bénéfices industriels et commerciaux) sur l'imprimé n° 2058 A.

Les meilleures applications pour gérer les frais de déplacement professionnel

La mise en œuvre d'un logiciel spécialisé de gestion des frais professionnels peut améliorer considérablement le respect des obligations fiscales dont nous avons parlé.

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En même temps, ils assurent le contrôle des frais de voyage d'affaires, y compris les preuves de paiement.  

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Pour expliquer l'importance, pour le directeur financier, de l'utilisation de la technologie et des logiciels de gestion des frais professionnels, il convient d'énumérer les avantages de ces outils. Et nous le ferons en prenant comme référence les avantages offerts par la technologie d'Okticket.

Avantages de l'automatisation de la gestion des dépenses professionnelles avec Okticket

• Enregistrer les dépenses en déplacement. Avec Okticket, il vous suffit de prendre une photo du ticket ou de la facture avec votre téléphone portable, et la dépense est téléchargée dans l'application en quelques secondes.
• Les voyageurs d'affaires et l'équipe de back-office peuvent ajouter des commentaires pour une justification ultérieure.
• Traçabilité instantanée : vous pouvez consulter toutes les informations relatives aux dépenses en temps réel.
• Les informations relatives aux dépenses sont stockées dans un environnement cloud sécurisé, organisées et prêtes à être utilisées lorsque vous en avez besoin.
• Enregistrement des dépenses multidevises : Grâce à la fonctionnalité multidevises, l'application convertit en euros les dépenses effectuées dans différentes devises en utilisant le taux de change de la BCE au moment de l'achat.
• L'OCR d'Okticket extrait automatiquement le taux (TVA, IVA, IGIC, etc.).
• Pour les voyages d'affaires, surtout lorsqu'ils sont internationaux, les experts recommandent de proposer des per diem au lieu de la méthode de remboursement.
• Okticket facilite la gestion des per diem afin de garder le contrôle sur les flux de trésorerie.
• Des rapports détaillés facilitent l'examen et l'audit des dépenses.
• Carte d'entreprise acceptée dans le monde entier : La OKT Card est une carte à puce Mastercard qui vous permet de fixer des limites par utilisateur, par catégorie de dépenses et par période de temps, ainsi que d'offrir un rapprochement bancaire automatique.
• Archivage à valeur probante. Avec la technologie Okticket, vous êtes assuré d’être en conformité en cas de contrôle Ursaff.

Conclusion : l'implémentation d'Okticket pour la gestion des frais de votre entreprise ne simplifie pas seulement le processus, mais garantit également une plus grande efficacité et un meilleur contrôle des frais. Automatisez et optimisez avec Okticket !

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