En quelques secondes, vos employés peuvent soumettre une demande de voyage, et le service financier peut l'approuver et en assurer le suivi.
Amélioration de la productivité, augmentation du retour sur investissement, collecte de données plus efficace... Les logiciels d'entreprise offrent de nombreux avantages.
Productivité accrue, meilleur retour sur investissement, collecte de données plus efficace... Les logiciels d'entreprise offrent de nombreux avantages, mais pour optimiser leur efficacité, vous devez les choisir avec soin et précision.
Quels sont les aspects à prendre en compte avant de contracter un logiciel d'entreprise ? La première chose à faire est de savoir clairement à quoi sert l'outil, combien de personnes vont l'utiliser et s'il est utile pour chacune d'entre elles. À partir de là, vous pouvez commencer votre recherche.
Lorsqu'on vous propose une nouvelle solution technologique et que vous ne connaissez pas le fournisseur, essayez d'obtenir des informations sur l'entreprise. Vous pouvez demander des références à d'autres clients, lire des critiques ou des exemples de réussite.
Assurez-vous qu'elle est conforme à la réglementation. Par exemple, une solution de numérisation des frais professionnels doit être approuvée par l'administration fiscale.
La convivialité est essentielle pour que l'ensemble du personnel puisse utiliser le logiciel sans devoir suivre un long processus de formation. Plus la solution est intuitive, moins sa mise en œuvre sera gênante.
Cependant, il est toujours bon d'avoir accès à une équipe d'assistance qui peut conseiller les employés lorsqu'ils ont des questions et résoudre les problèmes rapidement. Demandez à votre fournisseur ce qui est inclus et pour combien de temps.
En fait, l'idéal est que l'entreprise que vous choisissez offre un service complet, en fournissant à la fois un travail de conseil en amont et une formation initiale.
On se fie parfois plus que de raison à la publicité. Il est normal de comparer les prix, mais il ne faut pas se fier uniquement aux offres. Il arrive souvent qu'un produit très bon marché n'offre que des fonctionnalités de base et qu'il faille payer pour les étendre.
Votre fournisseur inclut-il des services récurrents tels que l'assistance ou la maintenance dans l'offre de base ?
L'utilisation de plusieurs programmes peut s'avérer fastidieuse. C'est pourquoi, dans la mesure du possible, optez pour des solutions qui s'intègrent à vos systèmes de gestion actuels. Chez Okticket, par exemple, nous intégrons les principaux ERP du marché de manière rapide, bidirectionnelle et évolutive.
Il est courant que le nombre d'utilisateurs d'un programme ou d'une application augmente au fil du temps. Cela implique à son tour une augmentation de la quantité de données. Pour ne pas tomber en panne, le logiciel doit s'adapter aux nouvelles exigences.
Il est également très important de veiller à ce que les informations soient stockées dans un environnement sécurisé, à l'abri du piratage ou des défaillances techniques.
Parmi les caractéristiques qu'un développement doit respecter, on peut citer : le cryptage des connexions (certificats SSL), le cryptage des sessions, l'utilisation de cookies, la connexion aux bases de données, les API cryptées, la protection contre les injections SQL, les certificats de sécurité, les permissions d'au moins deux niveaux...
L'outil mis en place ne doit pas se limiter au stockage d'informations. Tout bon logiciel doit offrir la possibilité de produire des rapports pour analyser les données et prendre ainsi des décisions stratégiques.
À chaque entreprise ses besoins. Pour que les logiciels d'entreprise soient adaptés à chaque utilisateur, l'idéal est qu'ils soient personnalisables.
Cette flexibilité est l'une des caractéristiques qui différencient les outils sur site des outils en nuage. Ces derniers ont d'ailleurs tendance à être moins chers.
À ce stade, il est important de noter que les applications de bureau sont remplacées par le SaaS (Software as a Service), un service pour lequel l'utilisateur paie une redevance périodique. À l'expiration du contrat, il peut choisir de le renouveler ou de l'annuler.
L'un des avantages les plus remarquables est que l'entreprise n'a pas à se soucier des mises à jour, car les améliorations sont apportées par la plateforme elle-même et mises en œuvre de manière générale. En même temps, ils sont flexibles, évolutifs et sûrs, des caractéristiques qui, comme nous l'avons déjà dit, sont indispensables.
Le processus de mise en œuvre doit également être pris en compte. Il ne s'agit pas tant de délais que de processus. Assurez-vous que le fournisseur est prêt à gérer les erreurs qui pourraient survenir.
S'il est choisi correctement, le logiciel peut être un outil stratégique pour aider les entreprises à devenir plus compétitives.
Les départements tels que les ventes ou les finances ont besoin de voir les informations en temps réel, et c'est l'une des caractéristiques les plus appréciées lors de l'achat d'une nouvelle solution technologique.
Si vous souhaitez optimiser la gestion des frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
L'intelligence artificielle et l'engagement en faveur du développement durable continueront à dominer les voyages d'affaires dans les mois à venir.
Les prévisions les plus optimistes annonçaient 2026 comme l'année de la reprise des voyages d'affaires. Aujourd'hui, il semble que ce soit beaucoup plus tôt.
Il suffit de jeter un coup d'œil aux dernières informations. Un récent rapport de la Commission européenne du voyage (ETC) conclut que certains pays européens ont déjà dépassé ou sont sur le point de dépasser les niveaux de dépenses en voyages d'affaires pour 2019. La France fait partie des pays les plus performants, tout comme l'Espagne, l'Allemagne, l'Italie et les Pays-Bas.
D'ici 2027, les dépenses de voyages d'affaires en Europe devraient atteindre 450 milliards de dollars en 2027. En France, la reprise est déjà presque achevée (source : GBTA).
Le guide souligne également l'importance des nouvelles technologies pour le développement et l'efficacité des voyages d'affaires. L'intelligence artificielle et l'engagement en faveur de la durabilité continueront d'être au cœur de l'actualité des voyages d'affaires dans les mois à venir.
Qu'est-ce qui caractérisera les voyages d'affaires en 2024 ?
Efficacité, rapidité, précision des processus, automatisation des tâches, analyse prédictive, machine learning... Grâce à l'IA, les voyages d'affaires connaissent une nouvelle révolution. Ils sont plus prévisibles, les processus sont rationalisés et les données collectées sont plus fiables.
En outre, les applications d'IA peuvent être utilisées pour faciliter les réservations ou améliorer l'expérience des voyageurs, soit en offrant des recommandations personnalisées basées sur les préférences et les besoins des utilisateurs, soit en fournissant des informations en temps réel sur l'état des vols ou les conditions météorologiques.
Nous ne pouvons pas non plus oublier leur utilité pour améliorer le service à la clientèle. Les chatbots cognitifs, par exemple, peuvent être utilisés pour répondre aux questions des clients à toute heure du jour ou de la nuit. Pendant ce temps, le service client peut répondre à des demandes plus complexes.
Et grâce à sa capacité à analyser de grands volumes de données, il permet de prévoir les tendances, les comportements en matière de dépenses et d'identifier les possibilités d'économies.
L'un des avantages les plus immédiats de l'intégration de l'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires est l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et la réduction des coûts qui en découle. C'est l'avantage de savoir avec certitude quand et où il est moins cher de voyager.
Ainsi, les directeurs financiers des entreprises voient dans l'intelligence artificielle l'alliée idéale pour automatiser les processus répétitifs, comme la gestion des notes de frais.
Outre le gain de temps, les outils de numérisation et d'automatisation des frais de voyage professionnels fournissent des informations précieuses pour optimiser la prise de décision :
Si nous ajoutons les services de géolocalisation, la réalité étendue (XR) ou la blockchain aux technologies susmentionnées, le secteur parviendra à une offre touristique plus attrayante, plus efficace, plus inclusive et plus durable.
Les coûts devraient également être réduits grâce à l'utilisation de la nouvelle capacité de distribution (NDC). Cette norme de communication a été développée par l'Association internationale du transport aérien (IATA) pour améliorer l'efficacité de la distribution des tarifs des compagnies aériennes.
Il n'est pas inutile de rappeler ici l'« écotaxe » que le gouvernement français a introduite dans les plus grands aéroports du pays. On estime que cette mesure se traduira par une taxe de 4,6 % sur les aéroports dont les recettes d'exploitation sont supérieures à 120 millions d'euros.
Cette mesure vise à remédier à la perte de normalisation et de transparence causée par la prolifération des réservations en ligne. Plus d'avantages offerts par le NDC pour les voyages d'affaires :
Il fut un temps où l'on parlait beaucoup du devoir de protection du travailleur mobile. Aujourd'hui, le Duty of Care est de nouveau à l'ordre du jour.
L'un des outils utiles pour assurer cette protection des équipes déplacées est un logiciel professionnel de gestion des frais de voyage tel qu'Okticket.
À ce stade, il est important de rappeler que cet outil vous permet de savoir où se trouvent les travailleurs à tout moment, ce qui est très utile si un incident survient et qu'ils ont besoin d'aide. Et comme les informations sur les dépenses sont accessibles en temps réel, vous pouvez également voir où le travailleur a effectué son dernier achat.
En outre, les informations étant stockées dans un environnement sécurisé, la sécurité des utilisateurs n'est pas compromise lors de l'utilisation de l'application.
À ce stade, nous parlons à nouveau de la nécessité de valoriser l'expérience de l'utilisateur. Le devoir de diligence est étroitement lié au bien-être au travail, et les applications de gestion des frais professionnels sont conçues pour faciliter la vie des employés mobiles. Elles sont rapides, intuitives et faciles à utiliser, où qu'ils soient.
Les paiements virtuels gagnent également en importance parmi les voyageurs d'affaires. Selon la GBTA, 69 % des voyageurs d'affaires européens possèdent une carte de crédit professionnelle. Deux tiers d'entre eux l'ont chargée sur leur portefeuille virtuel.
Pour répondre aux demandes de leurs équipes, mais sans perdre le contrôle financier, les organisations disposent d'outils en phase avec les politiques de frais de voyage.
Connaissez-vous la OKT Card ? La carte à puce Okticket vous permet de payer tous les frais de voyage en France et à l'étranger. Même pour les achats en ligne, puisque vous pouvez transporter la carte OKT dans votre portefeuille physique ou dans votre Wallet Apple Pay ou Google Play.
Et très important : il offre la possibilité de le configurer en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise. Vous pouvez définir une limite de dépenses pour chaque utilisateur ou personnaliser les limites d'utilisation de la carte en fonction des rôles, des périodes ou des catégories de dépenses.
À ces tendances s'ajoute la conception de stratégies plus durables. Les rapports qui en témoignent ne manquent pas. En fait, le tourisme durable est l'un des thèmes centraux de nombreux salons du tourisme.
Mais il ne s'agit plus seulement de rechercher des options de transport et d'hébergement respectueuses de l'environnement (vols à faible émission de carbone ou préférence pour les hôtels qui mettent en œuvre des pratiques durables).
L'engagement en faveur de la durabilité passe par l'intégration d'outils de mesure de l'empreinte carbone (via la blockchain, par exemple) ou par le développement de véhicules propulsés par l'IA.
Même pour la mise en œuvre d'applications visant à numériser et à automatiser les frais de voyage d'affaires. Outre la réduction évidente de la consommation de papier, le simple fait de stocker les données dans le nuage réduit l'impact sur l'environnement (économies de 60 à 70 % selon Telefónica Tech).
Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
Que peut apporter l'IA aux responsables de secteur et aux directeurs financiers ? Nous analysons son application dans la gestion des dépenses de l'entreprise.
L'intelligence artificielle a été un tel mouvement technologique que son utilisation est devenue liée à ce qui devrait être la cinquième révolution industrielle. Son potentiel vient à peine de se révéler, mais nul ne doute qu'elle changera les règles du jeu dans de nombreux secteurs. Et le secteur financier en sera l'un des plus grands bénéficiaires.
Quels sont les avantages et les risques de ne pas la mettre en œuvre ? Tout au long de cet article, nous analyserons le rôle joué par l'IA dans la finance. Avec toujours en ligne de mire la capacité de cette technologie à favoriser l'innovation dans la gestion des frais professionnels.
Nous savons que l'intelligence artificielle existe. Mais savons-nous vraiment ce qu'elle fait ? Oui, nous avons entendu parler du ChatGPT et nous savons qu'il peut analyser de grandes quantités de données. Nous pouvons ainsi trouver des réponses aux questions les plus compliquées. Ou avoir suffisamment d'informations pour adapter les produits et services à chaque client.
Mais... Si l'on entre dans le détail, on s'aperçoit qu'elle a de nombreuses applications dans le domaine de la finance.
Que peut apporter l'IA aux responsables de secteur et aux directeurs fina
En bref, l'IA dans la finance ajoute de la valeur à l'entreprise, permettant d'atteindre une plus grande rentabilité et un avantage concurrentiel par rapport à la concurrence.
Compte tenu des avantages pour les départements financiers, il n'est pas surprenant que la moitié des leaders du secteur utilisent déjà des outils d'IA. Ce pourcentage atteindra 75 % d'ici 2025, selon une récente étude de Gartner.
À défaut, les entreprises risquent de perdre leur attrait pour les talents (source : rapport "Moneyy and Machines"). En outre, elles se laisseront distancer par leurs concurrents et réduiront la productivité de leurs employés.
L'automatisation des processus mérite d'être mentionnée séparément. Bien qu'il s'agisse de l'application la plus courante de l'intelligence artificielle dans la finance, le terme « processus » est un concept trop générique. Pour essayer d'être un peu plus précis, nous parlerons des cas d'utilisation de cette technologie dans la gestion des dépenses professionnelles.
Avec l'IA, la reconnaissance optique de caractères fait un bond en avant. Il ne s'agit plus simplement de convertir des textes manuels ou imprimés en données numériques. Désormais, grâce à la reconnaissance optique de caractères basée sur l'IA, il est possible de traiter les documents plus rapidement et avec plus de précision.
Grâce à une série d'algorithmes, les moteurs de reconnaissance sont capables d'interpréter et d'extraire automatiquement des informations à partir de documents physiques. Pour les tickets et les factures, ils extraient le numéro de ticket, le numéro de TVA du fournisseur, la devise, le taux, etc.
De cette manière, les champs des notes de frais sont remplis automatiquement. En outre, les technologies les plus puissantes, comme Okticket, sont capables d'apprendre avec chaque ticket enregistré. Ainsi, par exemple, si vous ne parvenez pas à remplir correctement un champ la première fois, vous saurez comment remplir correctement cette information les fois suivantes.
Les avantages de l'élimination de la saisie manuelle des données sont nombreux. Outre les économies de temps et de ressources déjà connues, les erreurs sont minimisées et la détection de la fraude interne est facilitée.
Nous avons déjà évoqué l'utilité de l'intelligence artificielle pour analyser de grandes quantités de données afin de faciliter la prise de décision. Mais il faut ajouter les possibilités offertes par ces techniques d'analyse lorsqu'il s'agit de détecter des habitudes de dépenses suspectes.
Si les responsables financiers d'une entreprise ont des doutes sur le comportement des dépenses, ils n'ont plus besoin de vérifier à la main. Ils peuvent mettre en place des alertes qui détectent et signalent les violations des règles de dépenses établies.
Il convient également de noter que les algorithmes sont capables d'identifier de nouveaux schémas de fraude sur la base des cas précédents. Les types de fraude typiques (par exemple, les billets en double, les billets anciens, les billets flous ou les billets dont les montants dépassent la politique de dépenses) sont ainsi moins susceptibles de se produire.
Tout ce que nous avons vu jusqu'à présent vous permet de rationaliser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles. Mais si vous ajoutez l'IA à votre ERP, le processus sera optimisé au maximum.
Les dépenses numérisées à l'aide d'une application de gestion des frais professionnels sont automatiquement introduites dans l'ERP en vue d'une comptabilisation immédiate. L'intelligence artificielle vérifie que tout est correct.
Les départements financiers passeront ainsi de la collecte à l'analyse des données. Et les rapports basés sur le passé céderont la place à des projections dans l'avenir.
En bref : l'IA dans la finance peut augmenter les profits, améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les coûts, prendre des décisions efficaces, personnaliser les produits et services, réduire les risques, automatiser les opérations, créer des opportunités et personnaliser l'expérience client. Moins de ressources, plus de rentabilité.
Le 12 septembre 2023, plusieurs députés français ont déposé une « Proposition de loi n°1630 visant à encadrer l'intelligence artificielle par le droit d'auteur ».
De son côté, en mars dernier, le Parlement européen a finalement approuvé la loi sur l'intelligence artificielle après un long processus législatif entamé en 2019.
Cette loi, qui établit les règles d'utilisation de cette nouvelle technologie par les États membres de l'Union européenne, vise à garantir la sécurité dans l'utilisation des outils d'intelligence artificielle et à protéger le respect des droits fondamentaux, ainsi qu'à stimuler l'innovation pour que l'UE soit leader dans ce domaine.
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En mettant l'accent sur la croissance durable à long terme, la transformation financière du directeur financier consiste à conduire le changement technologique.
Une optimisation des coûts à court terme pour créer de la valeur ajoutée à l'avenir. En se focalisant sur la croissance durable à long terme, la transformation de la fonction financière du directeur financier vise à favoriser le changement technologique.
Selon le rapport 2023 Global EY DNA of the CFO Report, les dirigeants financiers les plus expérimentés qui pilotent « les programmes de changement dynamiques et innovants dans le domaine financier » sont ceux qui peuvent apporter le plus de valeur aux organisations.
À ce propos, les priorités des directeurs financiers concernant la transformation leur fonction financière à moyen terme sont principalement les suivantes :
Pour Marshall Diaz, Deputy Lead Partner for Accounting and Financial Advisory chez EY Latin America, les responsables financiers sont confrontés à trois défis de taille :
D'où l'importance pour les DAF d'élargir leur éventail de compétences. C'est peut-être la raison pour laquelle seulement 14 % d'entre eux mettent en oeuvre des « réformes audacieuses » afin de transformer la fonction financière pour l'avenir. Pour Marshall, ces professionnels sont précisément ceux qui ont le plus de chances d'être les plus compétents
Plus d'un DAF estime qu'il est difficile de « trouver un équilibre efficace entre les priorités à court et à long terme ». Ce constat est partagé par près de huit personnes interrogées sur dix. D'après l'enquête, 76 % d'entre eux déclarent que la pression est de plus en plus forte « pour réduire les coûts et atteindre les objectifs de rentabilité à court terme ».
Cette réduction des dépenses et des investissements semble être une constante dans la grande majorité des organisations et affecte particulièrement les programmes ESG. Des secteurs clés tels que le marketing et les talents ne sont toutefois pas épargnés.
Or, ces trois domaines sont essentiels à la création de valeur à long terme, d'où le paradoxe. En revanche, la supply chain semble pour l'instant être épargnée des réductions.
La réduction des coûts est-elle la bonne stratégie ? Si l'on considère les points de vue du petit groupe de dirigeants financiers « audacieux » mentionnés ci-dessus, la feuille de route à suivre serait la suivante :
En définitive, pour parvenir à une transformation culturelle, « les directeurs financiers doivent favoriser un état d'esprit numérique, montrer l'exemple et adapter les systèmes de récompense ».
Et malgré tout cela, l'opinion est unanime : « Il n'y a jamais eu de meilleur moment pour être directeur financier que celui-ci». Et ce n'est pas tout. Au fur et à mesure que leur rôle évolue, ils gravissent les échelons vers le poste de directeur général.
Un voyage d'affaires réussi et rentable implique une planification et une gestion détaillées. Nous nous concentrons sur le retour sur investissement.
Un investissement de 5,5 milliards d'euros qui générera plus de 550 milliards d'euros d'affaires. Si nous prenons comme référence, les chiffres fournis par GEBTA pour les prochains mois, l'investissement dans les voyages d'affaires sera largement rentabilisé.
C'est aussi simple? Il serait bien de pouvoir répondre positivement, mais la vérité est que la réussite et la rentabilité d'un voyage d'affaires requièrent une planification minutieuse. De la planification de l'itinéraire à la gestion des dépenses, l'ensemble du processus a un impact sur les résultats.
Aimeriez vous tirer le meilleur parti des frais liés aux voyages d'affaires ? Tout au long de cet article, nous présenterons des stratégies d'organisation des voyages d'affaires axées sur le retour sur investissement.
Pour les entreprises, les frais de voyage représentent, la dépense la plus importante. D'où l'importance de les gérer efficacement.
Par où faut-il commencer ? Et bien, par le début. C'est-à-dire par la planification du voyage. Étant déjà familiarisé avec l'impact de questions aussi fondamentales que l'adaptation du budget aux tendances actuelles, le choix du fournisseur en fonction des besoins de chaque voyage ou la planification des différents déplacements en tenant compte des objectifs à atteindre, nous ne nous étendrons pas trop sur ce point.
S'agit-il d'un voyage pour augmenter le volume d'affaires, pour rendre visite aux clients, pour créer des alliances avec d'autres entreprises ? En fonction de la nature du voyage tout est à faire : de l'itinéraire à la durée de celui-ci, en passant par l'organisation de l'agenda, le suivi du protocole ou à la préparation du matériel nécessaire.
Cela peut paraître simple, et pourtant, en matière de voyages d'affaires, des erreurs sont encore commises au détriment de l'organisation. Une des plus courantes consiste à comptabiliser uniquement les coûts directs, tels que les billets, les hôtels et les indemnités de séjour. Or, il existe d'autres dépenses qui peuvent être encore plus élevées.
Avez-vous déjà calculé le coût des imprévus, des polices d'assurance ou le temps investi par les services administratifs dans le traitement des notes de frais ?
En effet, nous allons insister sur l'importance d'aligner l'ensemble de la planification préalable sur la politique de voyage de votre entreprise.
Saviez-vous qu'un programme de voyage bien conçu peut aider les entreprises à économiser entre 5 à 15 % de leur budget de voyage.
Ce document constitue un guide permettant aux collaborateurs de savoir combien d'argent ils peuvent dépenser, ce qu'ils peuvent acheter et comment ils doivent l'acheter.
Certains aspects doivent être consignés par écrit et clairement expliqués si vous voulez éviter les conflits. Les limites et les moyens de paiement doivent être définis de manière à ne pas laisser de place à la libre interprétation :
Par ailleurs, la politique en matière de frais de voyage doit définir les directrives à suivre en cas d'incident survenant au cours du voyage (vol manqué, perte de bagages, maladie, etc.).
L'étape la plus compliquée vient après la planification : la gestion des dépenses. Le contrôle, l'approbation, le traitement et la comptabilité... Tout au long de ce processus, il est facile de commettre des erreurs surtout si les tâches sont effectuées manuellement.
Comment faire si un collaborateur dépasse les limites de dépenses, soumet la note de frais après la date limite ou perd les reçus ? La meilleure façon d'optimiser la gestion des frais de voyage est de mettre en place un outil spécifique pour numériser les reçus papier et automatiser la comptabilité dans votre logiciel.
Équiper les collaborateurs d'une carte d'entreprise est une mesure très efficace. En règle générale, ce produit permet une configuration personnelle et fixer des limites d'utilisation.
Les avantages offerts par les applications professionnelles de gestion des dépenses sont nombreux. Pour les expliquer, rien de mieux que de donner un exemple concret. Voici quelques-uns des avantages d'Okticket.
Employés itinérants, département financier, RH, IT... Okticket bénéficie à différents secteurs de l'entreprise. Si toutefois nous nous concentrons exclusivement sur le retour sur investissement, le sujet qui nous intéresse, nous pouvons vous assurer que le résultat est pratiquement immédiat.
Grâce au fait que notre application couvre l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, le gain de temps sur ce processus est de 80% (par rapport à un processus manuel). Et comme vous le savez, ce gain de temps se traduit par une réduction des coûts.
Un flux d'approbation personnalisé, un rapprochement bancaire, une intégration avec votre logiciel comptable ou de gestion d'entreprise (et aussi avec votre agence de voyage en ligne et les services de transport), une mesure de prévention pour empêcher la fraude interne, une carte à puce intelligente conforme à votre politique de frais de voyage... Imaginez-vous à quel point la gestion des notes de frais serait simplifiée si vous disposiez de toutes ces aides.
Et si vous voulez franchir un étape supplémentaite, vous pouvez toujours opter pour des outils intégrés de bout en bout qui regroupent l'ensemble du processus, allant de la réservation en ligne jusqu'au moment où les frais de voyage sont approuvés et comptabilisés dans les systèmes de gestion de l'entreprise.
Chez Okticket, par exemple, nous nous intégrons à plusieurs de ces solutions. Ainsi, votre équipe ou vos collaborateurs en missions peuvent réserver eux-mêmes leur hébergement et leur transport.
Avant de poursuivre, le retour sur investissement des voyages d'affaires ne doit pas toujours se traduire en termes d'argent. Il existe des aspects tout aussi importants, comme une meilleure image de marque, l'élargissement du réseau de clients potentiels ou l'amélioration des relations avec les clients existants.
Qu'est-ce que les voyages d'affaires peuvent apporter de plus qu'une visio conférence ? Les réponses sont fournies par Oxford Economics :
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Simplifier les processus, économiser de l'argent, optimiser les ressources ? Vous ne savez toujours pas pourquoi vous avez besoin d'une application pour la numérisation et l'automatisation des dépenses professionnelles ?
Les dépenses auxquelles une organisation doit faire face chaque mois sont inévitables. Par contre, une gestion inefficace peut facilement être résolue. Vous souhaitez reprendre le contrôle de vos finances ? Automatisez d'abord la gestion des dépenses professionnelles.
Et si on parlait d'automatisation, quelle est sa finalité, et pourquoi en avez-vous besoin ? Lisez la suite, et découvrez les avantages de laisser de côté les processus manuels et d'opter pour une solution qui vous permet un gain de temps et de moyens.
Qu'il s'agisse de numériser des tickets et des factures ou de détecter les erreurs tout au long du processus de validation. Les outils d'automatisation des notes de frais bénéficient à toutes les personnes impliquées dans le processus de reporting et de validation. Et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise, sa localisation ou son secteur d'activité.
Ceux qui utilisent encore des tableaux et des justificatifs en papier sont parfaitement conscients que le processus de gestion des dépenses peut être long et fastidieux. Et sans oublier, que les erreurs sont vite commises. Le coût peut se chiffrer en milliers d'euros, en fonction du volume des notes de frais.
En effet, ces économies financières sont une raison suffisante pour se doter d'une application de numérisation et d'automatisation des frais professionnels. En voulez-vous d'autres ?
En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels ouvre la voie à un meilleur pilotage financier. Plus rentable, plus précis, plus intelligent.
Attendez, nous n'avons pas terminé. Les solutions d'automatisation les plus puissantes sont intégrées avec d'autres outils de gestion d'entreprise. Quel logiciel ERP utilisez-vous dans votre entreprise ? Okticket vous offre des connecteurs bidirectionnels et évolutifs avec les principaux systèmes ERP, HR et BI du marché.
Si vous êtes arrivé jusqu'ici, c'est probablement parce que vous envisagez de souscrire un outil pour automatiser la gestion de vos dépenses. Vous en avez déjà un, mais vous n'êtes pas tout à fait convaincu ? Quoi qu'il en soit, il est préférable de prendre le temps d'evaluer vos besoins.
Une solution d'automatisation doit présenter un certain nombre de caractéristiques essentielles.
La convivialité est essentielle pour s'assurer que les utilisateurs l'utiliseront. De plus la commodité d'une application mobile est un atout supplémentaire. Les employés peuvent ainsi se connecter pour saisir et/ou gérer leurs dépenses sur place.
Nous nous sommes habitués à travailler avec des systèmes qui offrent un ensemble de fonctionnalités standard auxquelles nous devons nous adapter. Or, dans l'idéal, la solution choisie devrait être suffisamment polyvalente pour s'adapter aux besoins de chaque client.
Un autre aspect très important est que l'outil d'automatisation soit capable de se connecter au logiciel de comptabilité que vous utilisez dans votre entreprise. Ainsi, les dépenses soumises dans l'application seront automatiquement transférées dans votre logiciel ERP ou système de gestion d'entreprise.
L'objectif principal d'un outil d'automatisation consiste à faire gagner du temps aux équipes. De là l'importance de s'assurer que la technologie choisie soit rapide dans l'extraction des données, l'enregistrement des informations et l'automatisation du flux d'approbation..
Okticket vous permet d'économiser 80% du temps par rapport à la gestion manuelle des dépenses professionnelles. De plus, sa mise en œuvre est rapide, simple et bien accompagnée.
Plus vous disposez de contacter l'assistance, mieux c'est. L'accès à l'assistance par e-mail et par chat est très pratique, mais il faut également pouvoir parler avec une personne.
Okticket propose également une assistance téléphonique locale.
Mais le processus ne se limite pas à la mise en place du logiciel d'automatisation des dépenses. En parallèle, vous devez prendre un certain nombre de précautions.
En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels est la première étape pour simplifier le processus, économisez de l'argent et optimiser les ressources. Les dépenses inutiles et les erreurs administratives liées à la gestion manuelle sont minimisées, tout en facilitant la prise de décision sur la base d' analyses précises.
Vous souhaitez connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.