OCR de factures : Pourquoi la rapidité d'extraction des données est-elle le facteur clé ?
Développer l'activité, faire des économies, augmenter le chiffre d'affaires... Toutes les entreprises visent la rentabilité.Voilà pourquoi, elles doivent évoluer, ce qui implique d'utiliser la technologie pour optimiser les processus. L'OCR des factures est essentiel pour automatiser le contrôle et la gestion des dépenses de l'entreprise.
Vous saisissez encore manuellement les informations des dépenses ? Le temps c'est de l'argent. La reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permet d'extraire automatiquement les données des reçus et factures papier et de les transformer en informations numériques.
Avantages de la reconnaissance optique de caractères
De plus en plus d'entreprises réclament l'utilisation d'un logiciel OCR. La raison en est que le numérisation des factures est une étape primordiale dans l'automatisation des processus financiers. Cependant, les avantages de ces systèmes méritent également d'être examinés :
- Traitement immédiat des informations sur les dépenses professionnelles.
- Rapidité de téléchargement des reçus et des factures dans le cloud.
- Ce stockage dans le cloud renforce la sécurité et la facilité de recherche d'informations.
- L'OCR vous permet de rechercher et d'indexer des documents qui ne peuvent pas être recherchés de manière traditionelle (p. ex. PDF). Ce qui est utile si vous souhaitez retrouver toutes les références d'un mot ou d'une phrase particulière dans plusieurs documents ou dans plusieurs endroits d'une page web.
- Optimisation du circuit de validation des dépenses.
- Possibilité d'exporter facilement les documents numérisés au format PDF ou Excel.
- Minimiser les erreurs humaines. Un bon lecteur OCR utilise des algorithmes avancés pour reconnaître les caractères même lorsqu'ils sont déformés.
- Amélioration de la productivité. L'OCR pour la numérisation des factures vous permet de traiter un volume important de factures reçues en peu de temps.
- Réduction de la consommation de papier
- Prise de décisions commerciales sur base de données réelles et fiables.
Quelle est la meilleure Optical Character Recognition disponible sur le marché ?
Aujourd'hui, on peut trouver sur le marché un grand nombre de solutions qui utilisent la reconnaissance optique de caractères. Cependant, elles n'offrent pas toutes la même efficacité dans le processus de numérisation des reçus et des factures.
En effet, imaginez un instant que vous commencez à numériser des factures avec une application de digitalisation de frais professionnels, et que les données ne sont toujours pas récupérées et que le symbole de "chargement" s'affiche à l'écran.
Que feriez-vous ? Vous allez probablement conserver ce reçu. Ainsi que les suivants. Et ainsi de suite jusqu'à votre retour au bureau et en laissant la pile de reçus et de factures sur le bureau de votre responsable de validation de vos dépenses. En fin de compte, l'entreprise a investi de l'argent dans un outil que personne n'utilise.
Conclusion : le meilleur OCR de facture est celui qui offre ces trois fonctionnalités clés :
- La rapidité. Si l'extraction des données est rapide, les utilisateurs utiliseront l'outil.
- Fiabilité. Si les données ne correspondent pas à celles du document papier original, cela ne sert à rien que les informations soient extraites en quelques secondes.
- Validité juridique. Un outil conforme aux normes de l'administration fiscale vous offre la possibilité de ne plus conserver le document papier, car les formats numériques ont la même validité juridique que l'original.
De plus, un bon logiciel d'OCR doit être capable d'accepter une grande variété de formats et un nombre de lectures adapté aux besoins de votre entreprise. Et si l'OCR de factures est gratuit ou inclus dans le forfait de base, c'est encore mieux.
L'OCR d' OKTICKET: La vitesse de lecture, la clé du succès
Est-il possible de trouver un système de reconnaissance de caractères puissant, rapide et efficace ? Bien sûr que oui. Sans aller plus loin, Okticket a développé sa propre technologie. Notre moteur de reconnaissance numérise les dépenses instantanément, sans attente. Et en plus, il a la capacité d'apprendre et de s'améliorer jour après jour.
Quel est notre objectif ?
- Les collaborateurs ne sont pas frustrés et utilisent l'application pour sasir tous leurs frais de déplacements immédiatement, au lieu de procastiner et de repousser la numérisation jusqu' à la fin du mois.
- Une qualité d'information exceptionnelle. La photo du reçu étant prise au moment où celui-ci est le plus lisible, permet de réduire au minimum les incidents liés à la perte ou à la détérioration des reçus papier.
- Gain de temps : Avez-vous déjà calculé le temps qu'il faut pour introduire à la main dans un tableau Excel les informations relatives à chaque dépense (montant, concept, SIRET, date...) et pour vérifier, ticket par ticket, si les données introduites à la main dans ce tableau sont correctes ? Avec Okticket, vous économisez 80% du temps consacré aux tâches administratives.
- Absence des erreurs de reporting liées à la saisie manuelle des données.
- Contrôle en temps réel. Le département du back office ne doit pas attendre la fin du mois pour vérifier les dépenses des employés qui les soumettent tardivement, de manière erronée ou même jamais.
- Prévention de la fraude. L'application est capable de détecter les doublons ou les dépenses qui ne sont pas conformes à la politique de l'entreprise.
Comment fonctionne l'OCR des factures ? Exemple pratique
Le fonctionnement dépend aussi du logiciel que vous utilisez. A titre d'exemple, nous vous expliquons comment fonctionne le processus d'extraction des données avec Okticket :
- Ouvrez l'application (disponible pour Android et iOS) et prenez en photo le reçu ou la facture.
- Le puissant moteur de reconnaissance extrait automatiquement les informations les plus importantes : date, heure, montant, taxe (TVA, IGIC, taxe espagnole, taxe portugaise, taxe mexicaine...), le SIRET du fournisseur, nom de l'entreprise, numéro du ticket ou de facture... Et si vous payez dans une autre devise différente de l'euro ? Vous pouvez sélectionner celle -ci et le calcul en euros se fait automatiquement.
- Ajoutez ces informations au système en toute sécurité par le biais de processus de validation et d'alertes.
- Toutes les informations des dépenses sont stockées de manière ordonnée et accessibles aux administrateurs à tout moment.
Voulez-vous en savoir plus sur les avantages du moteur de reconnaissance d'Okticket ? N'attendez plus. Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe commerciale vous contactera.
