L'intégration des produits financiers dans des interfaces numériques avec lesquelles les utilisateurs interagissent quotidiennement transforme la manière dont les produits et les services sont proposés.
Payer en dollars ou en livres et comptabiliser en euros complique le calcul des coûts des voyages d'affaires. Découvrez comment suivre les frais de voyage en devises étrangères.
Planifier un voyage d'affaires en dehors de l'Europe peut être un défi, mais gérer la comptabilité en devises étrangères est encore plus complexe.
Vous devez gérer des frais de voyage d'affaires encourus dans des monnaies autres que l'euro ? Dans ce cas, vous êtes probablement habitué aux fluctuations des chiffres dues aux variations des taux de change.
Le fait de payer en devises étrangères et de comptabiliser en euros rend très difficile le calcul exact du coût d'un voyage. Même si les employés disposent du change et paient en espèces.
La mise en oeuvre de stratégies efficaces de gestion des dépenses professionnelles se révèle également difficile : comment savoir avec certitude quel taux de change appliquer pour convertir en euros par exemple un billet ou une facture en peso mexicain, en livres ou en dollars émis il y a plusieurs jours ?
Saviez-vous qu'un logiciel de gestion des dépenses professionnelles comme Okticket peut vous aider à simplifier le processus ? Les cartes d'entreprise sont également une option à prendre en compte, comme nous le verrons plus loin.
Certaines entreprises optent pour des cartes d'entreprise multidevises. Même si leur utilisation en dehors de la France est payante, le coût en vaut la peine car elles peuvent ainsi contrôler les dépenses de leurs employés en mission.
En général, elles présentent des caractéristiques communes :
De préférence, la carte que vous choisissez doit permettre un rapprochement automatique et s'intégrer facilement à votre logiciel de gestion ou de comptabilité.
L'alternative au paiement par carte d'entreprise est le paiement en espèces. Dans ce cas, vous économiserez les frais facturés par votre banque pour l'utilisation de votre carte en dehors de France. Mais vous devrez quand même payer les frais de change en devises étrangères (entre 3 et 5 %, selon la BBVA).
Et si vous devez retirer de l'argent au distributeur, le coût sera assez élevé.
De plus, en tenant compte des informations fournies par les banques, les conditions offertes par les cartes pour les paiements à l'étranger sont généralement plus avantageuses que celles qui sont appliquées pour le change de devises.
Comme nous l'avons mentionné précédemment , un outil de numérisation et d'automatisation des notes de frais constitue le meilleur moyen de contrôler les frais professionnels en devises étrangères.
Okticket, sans aller plus loin, vous offre une garantie globale. Grâce à sa fonctionnalité multidevise, vous pouvez gérer les dépenses dans plusieurs devises.
Et comment cela fonctionne-t-il ? C'est très simple. Une fois que vous avez photographié le reçu, il vous suffit de sélectionner la devise dans laquelle vous souhaitez enregistrer la dépense. Si vous choisissez l'euro, par exemple, le montant sera automatiquement converti en euros.
On utilise pour cela le taux de change officiel de la Banque centrale européenne comme référence. La conversion doit se faire au moment où la dépense est engagée, afin que le taux de change appliqué coïncide avec la date du justificatif.
Ainsi, la gestion, le remboursement et la comptabilisation des frais de déplacements en devises étrangères est plus efficace et rapide .
Okticket vous offre un autre avantage : la possibilité de suivre les dépenses en temps réel. Cette fonctionnalité est très importante pour éviter les erreurs et tenir la comptabilité à jour.
En même temps, une application comme Okticket permet de vérifier plus facilement si les frais de voyage d'affaires sont déductibles.
Si vous souhaitez optimiser la gestion des dépenses en devises lors de vos déplacements professionnels, n'hésitez pas à demander les informations dont vous avez besoin, sans compromis de votre part.
La gestion des notes de frais est-elle un processus fastidieux ? Probablement parce que votre entreprise n'utilise pas de cartes de crédit pour les voyages d'affaires.
Les demandes d'avances, les réclamations sur la tardiveté des remboursements, les dépenses achats réglés en liquide sans justificatif... La gestion des notes de frais vous semble fastidieuse ? Sans doute, votre entreprise n'utilise pas de cartes de crédit pour les voyages d'affaires.
Les avantages de ce produit sont nombreux, à commencer par son côté pratique qui simplifie la gestion et le contrôle des dépenses liées aux voyages d'affaires.
De même que les cartes bancaires traditionnelles, elles sont un moyen de paiement plus sûr et plus hygiénique que l'argent liquide pour les collaborateurs.
Ainsi, les employés itinérants ne doivent pas avancer d'argent de leur poche ou demander des avances lorsqu'ils voyagent. Par conséquent, l'entreprise est en mesure de mieux contrôler ses flux de trésorerie.
Sans oublier l'assurance voyage, qui offre une protection en cas de pertes de bagages, d'accidents, de vol, entre autres.
Or, il ne s'agit pas vraiment du même produit. Il existe un grand nombre de différences entre les cartes professionnelles et les cartes de crédit traditionnelles qui méritent d'être prise en compte. En faveur des cartes de crédit de voyage :
Le marché propose de nombreuses cartes de sociétés pour les dépenses professionnelles. Certaines offrent des bonus, d'autres permettent d'accumuler des miles, d'autres encore proposent une fidélisation par le biais de réductions sur le carburant... Leur intérêt dépend de l'entreprise.
Vous voulez savoir quelles sont les meilleures cartes de crédit professionnelles du marché ? Commencez par analyser vos besoins.
Vous êtes à la recherche d'une carte qui vous permet d'appliquer votre politique en matière de dépenses, à prévenir la fraude interne et à simplifier la gestion des notes de frais ? La OKT Card, la carte intelligente d'Okticket, est probablement ce qu'il vous faut.
Il s'agit d'une carte de débit pour les dépenses professionnelles bénéficiant de la garantie Mastercard. Ses principales caractéristiques sont les suivantes :
Vous souhaitez connaître tous les avantages de la carte OKT ? Nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
Découvrez comment un logiciel de gestion des dépenses peut améliorer l'efficacité de votre entreprise. Automatisez les processus, contrôlez les coûts, négociez avec les fournisseurs et évitez les erreurs grâce à ces stratégies.
Dans le contexte concurrentiel actuel, il est devenu essentiel de réduire les coûts pour maintenir la rentabilité et une croissance durable. La gestion des dépenses est un domaine clé pour y parvenir, et le logiciel de gestion des dépenses est un allié essentiel à cet égard.
En plus de simplifier les tâches administratives, cet outil peut aider votre entreprise à optimiser ses ressources et à maximiser ses profits.
Dans cet article, nous verrons comment tirer parti d'un logiciel de gestion des dépenses pour réduire les frais.
L'automatisation des processus est l'un des principaux avantages de la mise en oeuvre d'un logiciel de gestion des frais d'entreprise.
Grâce à cette technologie intelligente, vous n'avez plus besoin d'effectuer des tâches manuelles, telles que la collecte et le tri des reçus et des factures, ce qui vous permet de libérer du temps et des ressources pour vous consacrer à des tâches plus productives.
Parallèlement, la numérisation et l'automatisation qui en découle garantissent que les dépenses sont enregistrées en temps voulu et de manière précise. Cela facilite le contrôle en temps réel des finances de l'entreprise.
Les logiciels de gestion des dépenses permettent également d'établir des politiques claires et précises en matière de dépenses professionnelles. Les politiques relatives aux déplacements professionnels, par exemple, sont essentielles pour optimiser le budget consacré à cet égard.
Il vous suffit de configurer les outils pour qu'ils appliquent automatiquement les politiques en matière de dépenses professionnelles, ce qui réduit la possibilité que les employés soumettent des dépenses non autorisées ou excessives.
En obtenant une vision complète des comportements d'achat et de dépense, l'entreprise peut négocier avec ses fournisseurs de manière beaucoup plus efficace, en obtenant de meilleurs prix et de meilleures conditions.
L'un des grands avantages d'un logiciel de gestion des dépenses est la possibilité d'obtenir des rapports et des analyses détaillés sur les dépenses de l'entreprise. Ces rapports de dépenses vous donnent un aperçu complet des flux financiers, ce qui permet d'identifier plus facilement les domaines à améliorer et les possibilités d'économies.
Lorsque vous disposez de données précises et en temps réel, la prise de décision devient plus éclairée et plus stratégique, ce qui maximise les performances de l'entreprise.
L'adoption d'un logiciel de gestion des dépenses implique la numérisation des reçus et des documents, ce qui entraîne une réduction significative de l'utilisation du papier et des coûts liés à son stockage.
À ce stade, il est important de souligner que ces outils sont conçus pour assurer la sécurité des données financières de l'entreprise, en protégeant les informations confidentielles et en minimisant les risques de perte ou de fraude.
Le logiciel de gestion des dépenses est un outil essentiel pour toutes les entreprises qui cherchent à réduire leurs coûts et à optimiser leurs ressources. En automatisant les processus, en contrôlant les dépenses, en négociant avec les fournisseurs et en prenant des décisions fondées sur des analyses précises, votre entreprise sera sur la voie d'une plus grande efficacité et d'une meilleure rentabilité.
Avec ces certifications de qualité, nous franchissons une nouvelle étape dans notre capacité à répondre aux besoins des clients et à garantir la sécurité de l'information.
Chez Okticket, nous renforçons notre engagement à maintenir les plus hauts standards de qualité, de sécurité et de protection des données. Après avoir réussi une série d'audits internes et externes, nous avons récemment obtenu les certifications ISO 9001 et ISO 27001.
Qu'est-ce que les normes ISO 9001 et ISO 27001 et quels sont les avantages de ces deux certifications ?
L'ISO 9001 est une norme internationale qui définit les exigences relatives à la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité et définit les meilleures pratiques pour son application, que ce soit en interne, à des fins de certification ou à des fins contractuelles.
Elle se concentre sur trois points :
La norme ISO 27001 certifie les systèmes de gestion de la sécurité de l'information (SGSI). Elle définit les exigences relatives à l'établissement, à la mise en œuvre, au maintien et à l'amélioration continue d'un système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI) au sein d'un organisme.
Elle se concentre sur la protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité des informations. Par conséquent, la norme ISO 27001 nous permet donc de garantir la solidité de notre système de gestion de la sécurité. Les informations sont protégées contre tout accès non autorisé, sont conservées intactes et sont accessibles aux utilisateurs autorisés.
L'obtention de cette norme consolide notre engagement permanent en faveur de la protection des données et des informations de nos clients, de nos employés et de nos partenaires.
Amélioration de la productivité, augmentation du retour sur investissement, collecte de données plus efficace... Les logiciels d'entreprise offrent de nombreux avantages.
Productivité accrue, meilleur retour sur investissement, collecte de données plus efficace... Les logiciels d'entreprise offrent de nombreux avantages, mais pour optimiser leur efficacité, vous devez les choisir avec soin et précision.
Quels sont les aspects à prendre en compte avant de contracter un logiciel d'entreprise ? La première chose à faire est de savoir clairement à quoi sert l'outil, combien de personnes vont l'utiliser et s'il est utile pour chacune d'entre elles. À partir de là, vous pouvez commencer votre recherche.
Lorsqu'on vous propose une nouvelle solution technologique et que vous ne connaissez pas le fournisseur, essayez d'obtenir des informations sur l'entreprise. Vous pouvez demander des références à d'autres clients, lire des critiques ou des exemples de réussite.
Assurez-vous qu'elle est conforme à la réglementation. Par exemple, une solution de numérisation des frais professionnels doit être approuvée par l'administration fiscale.
La convivialité est essentielle pour que l'ensemble du personnel puisse utiliser le logiciel sans devoir suivre un long processus de formation. Plus la solution est intuitive, moins sa mise en œuvre sera gênante.
Cependant, il est toujours bon d'avoir accès à une équipe d'assistance qui peut conseiller les employés lorsqu'ils ont des questions et résoudre les problèmes rapidement. Demandez à votre fournisseur ce qui est inclus et pour combien de temps.
En fait, l'idéal est que l'entreprise que vous choisissez offre un service complet, en fournissant à la fois un travail de conseil en amont et une formation initiale.
On se fie parfois plus que de raison à la publicité. Il est normal de comparer les prix, mais il ne faut pas se fier uniquement aux offres. Il arrive souvent qu'un produit très bon marché n'offre que des fonctionnalités de base et qu'il faille payer pour les étendre.
Votre fournisseur inclut-il des services récurrents tels que l'assistance ou la maintenance dans l'offre de base ?
L'utilisation de plusieurs programmes peut s'avérer fastidieuse. C'est pourquoi, dans la mesure du possible, optez pour des solutions qui s'intègrent à vos systèmes de gestion actuels. Chez Okticket, par exemple, nous intégrons les principaux ERP du marché de manière rapide, bidirectionnelle et évolutive.
Il est courant que le nombre d'utilisateurs d'un programme ou d'une application augmente au fil du temps. Cela implique à son tour une augmentation de la quantité de données. Pour ne pas tomber en panne, le logiciel doit s'adapter aux nouvelles exigences.
Il est également très important de veiller à ce que les informations soient stockées dans un environnement sécurisé, à l'abri du piratage ou des défaillances techniques.
Parmi les caractéristiques qu'un développement doit respecter, on peut citer : le cryptage des connexions (certificats SSL), le cryptage des sessions, l'utilisation de cookies, la connexion aux bases de données, les API cryptées, la protection contre les injections SQL, les certificats de sécurité, les permissions d'au moins deux niveaux...
L'outil mis en place ne doit pas se limiter au stockage d'informations. Tout bon logiciel doit offrir la possibilité de produire des rapports pour analyser les données et prendre ainsi des décisions stratégiques.
À chaque entreprise ses besoins. Pour que les logiciels d'entreprise soient adaptés à chaque utilisateur, l'idéal est qu'ils soient personnalisables.
Cette flexibilité est l'une des caractéristiques qui différencient les outils sur site des outils en nuage. Ces derniers ont d'ailleurs tendance à être moins chers.
À ce stade, il est important de noter que les applications de bureau sont remplacées par le SaaS (Software as a Service), un service pour lequel l'utilisateur paie une redevance périodique. À l'expiration du contrat, il peut choisir de le renouveler ou de l'annuler.
L'un des avantages les plus remarquables est que l'entreprise n'a pas à se soucier des mises à jour, car les améliorations sont apportées par la plateforme elle-même et mises en œuvre de manière générale. En même temps, ils sont flexibles, évolutifs et sûrs, des caractéristiques qui, comme nous l'avons déjà dit, sont indispensables.
Le processus de mise en œuvre doit également être pris en compte. Il ne s'agit pas tant de délais que de processus. Assurez-vous que le fournisseur est prêt à gérer les erreurs qui pourraient survenir.
S'il est choisi correctement, le logiciel peut être un outil stratégique pour aider les entreprises à devenir plus compétitives.
Les départements tels que les ventes ou les finances ont besoin de voir les informations en temps réel, et c'est l'une des caractéristiques les plus appréciées lors de l'achat d'une nouvelle solution technologique.
Si vous souhaitez optimiser la gestion des frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.
L'intelligence artificielle et l'engagement en faveur du développement durable continueront à dominer les voyages d'affaires dans les mois à venir.
Les prévisions les plus optimistes annonçaient 2026 comme l'année de la reprise des voyages d'affaires. Aujourd'hui, il semble que ce soit beaucoup plus tôt.
Il suffit de jeter un coup d'œil aux dernières informations. Un récent rapport de la Commission européenne du voyage (ETC) conclut que certains pays européens ont déjà dépassé ou sont sur le point de dépasser les niveaux de dépenses en voyages d'affaires pour 2019. La France fait partie des pays les plus performants, tout comme l'Espagne, l'Allemagne, l'Italie et les Pays-Bas.
D'ici 2027, les dépenses de voyages d'affaires en Europe devraient atteindre 450 milliards de dollars en 2027. En France, la reprise est déjà presque achevée (source : GBTA).
Le guide souligne également l'importance des nouvelles technologies pour le développement et l'efficacité des voyages d'affaires. L'intelligence artificielle et l'engagement en faveur de la durabilité continueront d'être au cœur de l'actualité des voyages d'affaires dans les mois à venir.
Qu'est-ce qui caractérisera les voyages d'affaires en 2024 ?
Efficacité, rapidité, précision des processus, automatisation des tâches, analyse prédictive, machine learning... Grâce à l'IA, les voyages d'affaires connaissent une nouvelle révolution. Ils sont plus prévisibles, les processus sont rationalisés et les données collectées sont plus fiables.
En outre, les applications d'IA peuvent être utilisées pour faciliter les réservations ou améliorer l'expérience des voyageurs, soit en offrant des recommandations personnalisées basées sur les préférences et les besoins des utilisateurs, soit en fournissant des informations en temps réel sur l'état des vols ou les conditions météorologiques.
Nous ne pouvons pas non plus oublier leur utilité pour améliorer le service à la clientèle. Les chatbots cognitifs, par exemple, peuvent être utilisés pour répondre aux questions des clients à toute heure du jour ou de la nuit. Pendant ce temps, le service client peut répondre à des demandes plus complexes.
Et grâce à sa capacité à analyser de grands volumes de données, il permet de prévoir les tendances, les comportements en matière de dépenses et d'identifier les possibilités d'économies.
L'un des avantages les plus immédiats de l'intégration de l'intelligence artificielle dans la gestion des voyages d'affaires est l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et la réduction des coûts qui en découle. C'est l'avantage de savoir avec certitude quand et où il est moins cher de voyager.
Ainsi, les directeurs financiers des entreprises voient dans l'intelligence artificielle l'alliée idéale pour automatiser les processus répétitifs, comme la gestion des notes de frais.
Outre le gain de temps, les outils de numérisation et d'automatisation des frais de voyage professionnels fournissent des informations précieuses pour optimiser la prise de décision :
Si nous ajoutons les services de géolocalisation, la réalité étendue (XR) ou la blockchain aux technologies susmentionnées, le secteur parviendra à une offre touristique plus attrayante, plus efficace, plus inclusive et plus durable.
Les coûts devraient également être réduits grâce à l'utilisation de la nouvelle capacité de distribution (NDC). Cette norme de communication a été développée par l'Association internationale du transport aérien (IATA) pour améliorer l'efficacité de la distribution des tarifs des compagnies aériennes.
Il n'est pas inutile de rappeler ici l'« écotaxe » que le gouvernement français a introduite dans les plus grands aéroports du pays. On estime que cette mesure se traduira par une taxe de 4,6 % sur les aéroports dont les recettes d'exploitation sont supérieures à 120 millions d'euros.
Cette mesure vise à remédier à la perte de normalisation et de transparence causée par la prolifération des réservations en ligne. Plus d'avantages offerts par le NDC pour les voyages d'affaires :
Il fut un temps où l'on parlait beaucoup du devoir de protection du travailleur mobile. Aujourd'hui, le Duty of Care est de nouveau à l'ordre du jour.
L'un des outils utiles pour assurer cette protection des équipes déplacées est un logiciel professionnel de gestion des frais de voyage tel qu'Okticket.
À ce stade, il est important de rappeler que cet outil vous permet de savoir où se trouvent les travailleurs à tout moment, ce qui est très utile si un incident survient et qu'ils ont besoin d'aide. Et comme les informations sur les dépenses sont accessibles en temps réel, vous pouvez également voir où le travailleur a effectué son dernier achat.
En outre, les informations étant stockées dans un environnement sécurisé, la sécurité des utilisateurs n'est pas compromise lors de l'utilisation de l'application.
À ce stade, nous parlons à nouveau de la nécessité de valoriser l'expérience de l'utilisateur. Le devoir de diligence est étroitement lié au bien-être au travail, et les applications de gestion des frais professionnels sont conçues pour faciliter la vie des employés mobiles. Elles sont rapides, intuitives et faciles à utiliser, où qu'ils soient.
Les paiements virtuels gagnent également en importance parmi les voyageurs d'affaires. Selon la GBTA, 69 % des voyageurs d'affaires européens possèdent une carte de crédit professionnelle. Deux tiers d'entre eux l'ont chargée sur leur portefeuille virtuel.
Pour répondre aux demandes de leurs équipes, mais sans perdre le contrôle financier, les organisations disposent d'outils en phase avec les politiques de frais de voyage.
Connaissez-vous la OKT Card ? La carte à puce Okticket vous permet de payer tous les frais de voyage en France et à l'étranger. Même pour les achats en ligne, puisque vous pouvez transporter la carte OKT dans votre portefeuille physique ou dans votre Wallet Apple Pay ou Google Play.
Et très important : il offre la possibilité de le configurer en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise. Vous pouvez définir une limite de dépenses pour chaque utilisateur ou personnaliser les limites d'utilisation de la carte en fonction des rôles, des périodes ou des catégories de dépenses.
À ces tendances s'ajoute la conception de stratégies plus durables. Les rapports qui en témoignent ne manquent pas. En fait, le tourisme durable est l'un des thèmes centraux de nombreux salons du tourisme.
Mais il ne s'agit plus seulement de rechercher des options de transport et d'hébergement respectueuses de l'environnement (vols à faible émission de carbone ou préférence pour les hôtels qui mettent en œuvre des pratiques durables).
L'engagement en faveur de la durabilité passe par l'intégration d'outils de mesure de l'empreinte carbone (via la blockchain, par exemple) ou par le développement de véhicules propulsés par l'IA.
Même pour la mise en œuvre d'applications visant à numériser et à automatiser les frais de voyage d'affaires. Outre la réduction évidente de la consommation de papier, le simple fait de stocker les données dans le nuage réduit l'impact sur l'environnement (économies de 60 à 70 % selon Telefónica Tech).
Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos frais de voyage d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.