Comment rationaliser la gestion des dépenses de l'entreprise en automatisant les flux d'approbation ?
La vérification manuelle de chaque ticket ou facture, la perte de traçabilité, les écarts, les retards d’approbation… La validation des dépenses professionnelles peut devenir un processus long et fastidieux, freinant la productivité et l’efficacité financière de votre entreprise. Surtout si vous ne disposez pas des outils adéquats.
Lorsqu’une dépense doit être approuvée par plusieurs responsables avant d’être traitée et remboursée, les goulets d’étranglement sont inévitables. Il va donc sans dire que la solution la plus rapide à cette problématique est l’automatisation des flux d’approbation.
Avec Okticket, ce workflow est entièrement personnalisable et conçu pour garantir un contrôle à chaque étape. Vous passerez de plusieurs jours de validation des notes de frais à une approbation en quelques minutes, directement depuis l’application.
Bénéfices de l’automatisation dans l’approbation des dépenses
Les flux d’approbation automatisés permettent de définir des règles spécifiques en fonction des besoins de chaque entreprise : selon les rôles des employés, la localisation, les montants ou les catégories de dépenses, par exemple.
Vous en constaterez rapidement les effets positifs :
- Vous obtiendrez une visibilité totale des dépenses en temps réel, un atout essentiel pour optimiser les budgets.
- Grâce à ce contrôle instantané, vous pourrez détecter les erreurs et les fraudes avant qu’elles ne deviennent un problème financier majeur.
- Vous aurez la garantie que les justificatifs validés, numérisés et stockés sont conformes à la réglementation espagnole.
- En réduisant les délais d’approbation, vous accélérerez également les remboursements, un sujet qui génère souvent des frictions.
Les entreprises qui automatisent la gestion des dépenses réduisent de 30 % le temps consacré aux approbations et améliorent la précision des rapports financiers de 44 % (The Aberdeen Group).
Cas d’usage : Une adaptation à chaque entreprise
Un système d’approbation flexible permet d’adapter les flux en fonction de la taille et de la structure de chaque organisation. Voyons quelques exemples :
- Vous dirigez une petite entreprise et vous avez seulement besoin de valider les dépenses qui dépassent un certain montant (50 euros, par exemple). Vous pouvez configurer le workflow pour établir un seuil automatique. Ainsi, les dépenses inférieures à 50 euros seront approuvées automatiquement, tandis que les autres seront envoyées à un responsable pour validation.
- Vous êtes responsable financier d’une grande entreprise et vous devez faire passer les dépenses par plusieurs niveaux d’approbation. Dans ce cas, le flux peut être le suivant :
- L’employé soumet la dépense pour révision.
- Son superviseur vérifie qu’elle est conforme et l’approuve.
- Un deuxième responsable valide ensuite la dépense.
- Enfin, la comptabilité la prend en charge pour traitement et, si nécessaire, ordonne le remboursement.
Ce flux peut varier d’une entreprise à l’autre. Même au sein d’une même société, il peut être différent selon le département ou le projet.
Conseils pour optimiser le processus d’approbation des dépenses
Une erreur courante dans la gestion des approbations est d’ajouter des étapes inutiles qui ne font que ralentir le flux de validation.
Pour optimiser le processus, il est essentiel de disposer d’un système de notifications qui informe en temps réel des changements de statut des dépenses. Des solutions comme Okticket intègrent déjà cette fonctionnalité.
De plus, un système efficace doit trouver un équilibre entre le contrôle et la rapidité dans la prise de décision. Pour cela, il est indispensable de mettre en place une politique de dépenses claire et adaptée à l’activité de l’entreprise.
Ce document doit notamment préciser :
- Les responsables de l’approbation,
- Leurs remplaçants en cas d’absence,
- Les plafonds de dépenses,
- Les dépenses remboursables,
- La procédure de remboursement.
Vous souhaitez découvrir comment fonctionne l’automatisation des flux d’approbation avec Okticket ? Écrivez-nous ici et voyez par vous-même à quel point il est simple de gérer les dépenses professionnelles de manière plus agile et efficace.
