Comment automatiser la comptabilisation des factures et des tickets pour augmenter la productivité

Pensez-vous que la comptabilisation des factures vous prend plus de temps qu'elle ne le devrait ? Chaque année, les entreprises perdent des centaines d'heures dans la gestion manuelle des dépenses professionnelles.

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Une méthode archaïque qui engendre d’autres problèmes, tels que des erreurs, un manque de visibilité, une perte de contrôle des dépenses ou des difficultés dans la réconciliation comptable.

Aujourd’hui, avec un marché en constante évolution, cette inefficacité peut coûter très cher. Il est peut-être temps de transformer ce processus en un véritable avantage concurrentiel.

La clé réside dans l’automatisation. Et plus précisément, dans l’application de l’Intelligence Artificielle pour la comptabilisation des tickets et des factures.

Contrôle des coûts et automatisation intelligente : une priorité pour les CFO

Les CFO à la vision stratégique sont déjà conscients de la nécessité d’intégrer cette technologie dans leur quotidien.
Quatre directeurs financiers d’entreprises espagnoles sur dix utilisent déjà des outils d’intelligence artificielle (IA) dans leur gestion quotidienne. Et 25 % supplémentaires sont "en cours" de déploiement, selon un récent rapport de Grant Thornton.

L’étude révèle également que parmi leurs priorités pour moderniser leurs opérations et garantir leur compétitivité, l’augmentation des investissements dans la digitalisation et la technologie occupe une place clé.

Cette tendance souligne l’importance des outils spécialisés dans l’automatisation de la gestion et de la comptabilité des dépenses professionnelles.

Comptabilisation automatique des factures : le rôle de l’OCR et de l’Intelligence Artificielle

Il est essentiel de rappeler que les méthodes de comptabilisation des factures et des tickets dépendent de la réglementation comptable de chaque pays et du système de gestion adopté par l’entreprise.

Pour choisir la meilleure solution, les entreprises doivent prendre en compte plusieurs critères : le volume de factures, le besoin d’automatisation, la conformité réglementaire et l’intégration avec d’autres systèmes financiers.

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L’idéal est une combinaison entre digitalisation, intelligence artificielle et automatisation.

C’est là qu’interviennent des solutions avancées comme Okticket, qui intègrent l’IA pour analyser automatiquement les données des factures et des tickets, les catégoriser et les comptabiliser en fonction des réglementations fiscales en vigueur.

De l'enregistrement des dépenses à la comptabilisation : une automatisation en 5 étapes

Grâce à l’intégration d’un OCR intelligent (Reconnaissance Optique de Caractères) avec les systèmes comptables, les entreprises peuvent automatiser la comptabilisation des factures et des tickets en toute simplicité.

1. Capture automatique des tickets et factures, généralement à partir de photos prises avec des appareils mobiles. Il est également possible d’intégrer les factures électroniques envoyées par les fournisseurs ou de numériser des documents PDF.
2. Identification et extraction des données essentielles, telles que : fournisseur, date d’émission, montant total et détaillé, numéro du ticket ou de la facture, description, etc.
3. Application de règles de validation pour détecter les erreurs ou les données incomplètes, évitant ainsi les enregistrements incorrects en comptabilité.
4. Classement et affectation comptable automatique des dépenses selon le Plan Comptable Général (PCG).‍
5. Une fois les données validées, le système transfère automatiquement les informations vers l’ERP ou le système de gestion utilisé pour leur comptabilisation.

Cela garantit que chaque dépense est enregistrée correctement.

C'est pourquoi il est logique de considérer que la combinaison d’un OCR intelligent et d’une comptabilisation automatisée transforme la gestion des tickets et des factures.

Automatiser la comptabilisation des factures et des tickets dans votre entreprise, étape par étape

Bien que l’automatisation du processus de comptabilisation des factures et des tickets permette d’optimiser la gestion financière, le succès repose sur le respect des étapes recommandées :

1. Identifiez les défis auxquels votre organisation est confrontée et définissez vos objectifs (réduction du temps de comptabilisation, amélioration de la traçabilité des dépenses, etc.).
2. Choisissez un logiciel d’automatisation intégrant des technologies comme un OCR de factures. Il est essentiel qu’il propose également la conciliation automatique, l’intégration avec votre système comptable, des alertes sur d’éventuelles irrégularités et qu’il soit conforme à la réglementation fiscale en vigueur.
3. Formez vos employés à l’utilisation des outils de digitalisation des factures.
4. Définissez des critères et des règles pour l’affectation des comptes comptables, des taxes et des centres de coûts, en accord avec la politique de votre entreprise.
5. Configurez des workflows d’approbation pour garantir le respect de ces règles.
6. Avant le déploiement définitif, réalisez des tests et ajustez les paramètres si nécessaire.
7. Analysez les indicateurs clés, tels que le temps de traitement, le taux de réduction des erreurs et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Les avantages de l’automatisation avec l’IA d’Okticket

Revenons sur le point numéro deux : plusieurs solutions intégrées existent sur le marché. Parmi elles, Okticket, qui permet de capturer, valider et comptabiliser des documents en quelques secondes.

Grâce à une technologie innovante basée sur l’IA, Okticket traite automatiquement les documents, extrait les informations essentielles et les envoie directement à votre logiciel comptable, quel qu’il soit (Sage, SAP, Microsoft, Odoo, etc.).

Voici quelques-uns des avantages qu’offre un OCR intelligent comme celui d’Okticket :

• Reconnaissance automatique des données clés des factures et tickets, telles que la date, le montant, les taxes et le fournisseur.
  • PelAIo, l’OCR avancé d’Okticket, extrait et interprète ces informations, indépendamment du pays, de l’identifiant fiscal, de la langue ou de la devise.
  • L’enregistrement des dépenses peut se faire de deux manières :
    1. En prenant une photo du justificatif via l’application mobile.
    2. En envoyant les documents numérisés au robot de traitement des factures PDF.
• Intégration bidirectionnelle et évolutive avec les principales plateformes comptables, évitant ainsi la saisie manuelle des données.
• Réduction des erreurs, comme les factures dupliquées, grâce à l’élimination des tâches répétitives et manuelles.
• Archivage numérique accessible à tout moment.
• Gain de temps considérable : avec Okticket, jusqu’à 80 % du temps administratif est économisé.
• Validation et comptabilisation des factures en temps réel.
• Traçabilité totale des dépenses : les équipes back-office bénéficient d’une visibilité complète dans un seul système.
• Conformité garantie avec la réglementation fiscale en vigueur.
• Impact financier positif grâce aux économies réalisées.

Le ROI de l’automatisation : Réduction des coûts et amélioration de l’efficacité

Les entreprises ayant adopté des solutions d’automatisation ont économisé en moyenne 5 euros par facture traitée automatiquement (source : Aberdeen Group).

En combinant cette réduction des coûts avec le gain de temps administratif et la diminution des erreurs comptables, le retour sur investissement est extrêmement rapide.
Dans le cas d’Okticket, il est même quasi immédiat.

L'impact des workflows de validation personnalisés sur la comptabilisation des factures et des tickets

Une attention particulière doit être portée au point numéro 5.
La mise en place de workflows d’approbation personnalisés permet de définir des règles et des procédures spécifiques pour valider les dépenses avant leur comptabilisation.

Ces workflows peuvent être basés sur différents critères : montant, département responsable, type de dépense, réglementation fiscale applicable, etc.

Grâce à cela, il devient possible de détecter les incohérences dans les montants, les taxes et les descriptions avant le traitement de la facture.

Conclusion : La comptabilité automatisée comme avantage concurrentiel

En résumé, automatiser la comptabilisation des factures est une décision stratégique qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur croissance sans être entravées par des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.

Votre entreprise gère-t-elle encore manuellement ses tickets et factures ? Ne perdez plus de temps. Découvrez comment l’automatisation peut transformer votre comptabilité.

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