Nouvelles alertes personnalisées : L'OCR intelligent dont les départements financiers ont besoin pour détecter les dépenses irrégulières

Il n'est pas nouveau que les départements financiers soient confrontés à des défis continus dans la gestion des dépenses d'entreprise. Ce n'est pas non plus la première fois que nous parlons du fait que près de 20 % des notes de frais contiennent des erreurs, la plupart dues à un manque de contrôle.

Si vous êtes utilisateur d'une application de gestion des dépenses professionnelles, vous êtes peut-être familiarisé avec la possibilité de fixer une limite. Peut-être même de recevoir une notification vous alertant d'un détail. Mais... Avez-vous déjà eu l'occasion de personnaliser les alertes de dépenses avec autant de détails et d'automatisation qu'aucune anomalie ne vous échappe ?

Les factures dupliquées, les tickets incomplets, l'absence de justificatif ou les dépenses non déductibles sont les problèmes les plus courants des notes de frais. Ces irrégularités génèrent une charge administrative inutile, des pertes économiques et de lourdes amendes.

Éradiquer les tactiques frauduleuses bien ancrées est très compliqué. Surtout si les outils à votre disposition n'ont pas évolué. Dans cette lutte contre les dépenses qui ne respectent pas les règles de votre entreprise, l'intelligence artificielle est votre meilleur allié.

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Contrôle total des dépenses de l'entreprise : Comment PelAIo identifie les erreurs en temps réel

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Dans ce contexte, des technologies avancées comme PelAIo de Okticket, qui combine un OCR intelligent avec des alertes ultra-personnalisées, changent les règles du jeu.

Qu'offre cet outil qui le différencie d'un OCR traditionnel ?

• Les alertes ne sont pas génériques. Elles sont configurées selon les règles et les politiques spécifiques de chaque entreprise ou client. Cela permet, entre autres, d'identifier les tickets dupliqués, les dépenses en dehors des heures de travail ou les consommations non déductibles comme l'alcool.
• Quelles informations considérez-vous pertinentes et qui n'apparaissent généralement pas sur les justificatifs de paiement ? De plus en plus d'entreprises souhaitent connaître le nombre de participants à un repas, le numéro d'immatriculation de la voiture sur un ticket de parking ou les litres de carburant déclarés sur le kilométrage.
• Détection des erreurs fiscales courantes. Par exemple, les paiements en espèces qui dépassent les limites légales (1 000 euros dans le cas de l'Espagne).
• Reconnaissance des documents dans différentes langues, monnaies et formats, ce qui est crucial pour les entreprises opérant dans plusieurs pays.
• Apprentissage automatique des tickets qui sont téléchargés dans l'application et qui permet que l'information des dépenses soit complétée automatiquement (le CIF d'un établissement, par exemple).

Mais PelAIo va bien au-delà. En plus de lancer des alertes en temps réel à titre informatif, il a également la capacité de bloquer automatiquement les dépenses qui ne respectent pas les politiques internes ou la réglementation fiscale. Ainsi, leur approbation et leur enregistrement comptable sont évités.

Efficacité opérationnelle de l'OCR intelligent de Okticket

Tout en détectant les irrégularités avant qu'elles ne deviennent un problème, cette technologie avancée réussit à aligner la gestion des dépenses avec les objectifs stratégiques de votre entreprise.

Okticket s'adapte à nos politiques internes de dépense. Son puissant moteur de révision automatique facilite la révision des dépenses par notre équipe financière. Nous consacrons désormais seulement quelques minutes par mois, au lieu d'heures, au processus de gestion des notes de frais professionnelles (groupe TSK)

En ce sens, il y a une série de fonctionnalités qui méritent d'être soulignées :

• Capture instantanée des informations fiscales clés : CIF, date, montant, catégorie de dépense...
• Fournit des informations en temps réel, facilitant les ajustements proactifs dans la stratégie financière.
• Identifie et organise les dépenses dans des catégories déductibles comme les transports, la restauration ou la représentation. De cette manière, l'entreprise peut maximiser les avantages fiscaux autorisés par la loi.
• Traite les tickets endommagés ou mal imprimés. Également les reçus écrits à la main.
• Les informations de dépense sont synchronisées automatiquement avec le système comptable ou ERP, éliminant les erreurs manuelles.
• Fournit des données organisées, essentielles pour analyser les motifs de dépense, renégocier des accords avec des fournisseurs clés ou ajuster les politiques internes pour plus d'efficacité.

Avec ces fonctionnalités, PelAIo permet de réduire jusqu'à 80 % le temps consacré aux tâches administratives, libérant l'équipe financière pour se concentrer sur des activités stratégiques.

Études de cas Okticket Smart Alerts

Conclusion : Un nouveau standard dans la gestion financière

PelAIo de Okticket n'est pas seulement un OCR avancé. C'est une solution stratégique pour les directeurs financiers qui recherchent l'efficacité, le contrôle et la conformité réglementaire.

Avec sa technologie de dernière génération, il transforme la gestion des dépenses en un processus simple, rapide et sécurisé.

Êtes-vous prêt à réduire les erreurs et à transformer la gestion des dépenses dans votre entreprise ?

Demandez une démonstration personnalisée et découvrez comment PelAIo peut faire la différence dans votre entreprise.