Comment fonctionnent les cartes virtuelles pour les entreprises ?

Dans un environnement de travail de plus en plus numérique et dynamique, il est essentiel d’adapter chaque procédure, surtout lorsqu'il s'agit de tâches aussi importantes que la gestion des dépenses professionnelles.

Les départements financiers ont besoin de solutions qui optimisent ce processus. Et quoi de mieux que de commencer par le paiement pour mieux contrôler les dépenses de l’entreprise ?

Dans ce contexte, les cartes d’entreprise intelligentes offrent une solution complète pour la gestion des dépenses. Nous avons déjà abordé les avantages des cartes de crédit traditionnelles dans des articles précédents. Ici, nous nous concentrerons sur le fonctionnement des cartes virtuelles pour les entreprises.

Ce produit s’impose déjà comme une alternative aux méthodes de paiement traditionnelles. Elles offrent sécurité, contrôle et flexibilité, sans nécessiter de support physique.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle d’entreprise ? En quoi diffère-t-elle d’une carte physique ? Quels sont ses avantages ? Comment la créer et la gérer ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle d’entreprise et comment fonctionne-t-elle ?

Les cartes virtuelles sont la version numérique des cartes de crédit ou de débit. Conçues spécifiquement pour les transactions en ligne ou en magasin via des solutions de paiement mobile comme Google Pay et Apple Pay, elles garantissent des paiements rapides et sécurisés.

Mais surtout, elles permettent de résoudre les principaux problèmes liés à la gestion des dépenses professionnelles, notamment :

• La perte de reçus et de factures compliquant la justification des dépenses.
• Le manque de contrôle et de traçabilité des paiements.
• Le non-respect des politiques internes de dépenses.
• Les retards dans les processus de rapprochement comptable.

Ces défis impactent directement l’efficacité opérationnelle des entreprises.

Avantages des cartes virtuelles pour les entreprises

Les cartes virtuelles pour les dépenses professionnelles présentent de nombreux avantages :

• Les administrateurs peuvent définir des plafonds de dépenses, restreindre leur utilisation (par exemple, uniquement pour l’alimentation) et fixer des dates d’expiration.
• Les entreprises peuvent suivre les transactions en temps réel.
• L’émission est instantanée via une application mobile ou une plateforme web.
• Certaines cartes virtuelles génèrent de nouveaux identifiants après chaque transaction, réduisant ainsi le risque de fraude.
• Elles peuvent être désactivées immédiatement en cas de besoin.
• 100 % numériques, elles éliminent l’utilisation de plastique et réduisent l’empreinte environnementale.

Comment utiliser une carte d’entreprise virtuelle ?

Les cartes virtuelles permettent d’effectuer quasiment toutes les transactions réalisables avec une carte physique. Toutefois, au moment de payer, au lieu de sortir une carte de votre portefeuille, il vous suffit d’ouvrir l’application de votre banque.

De plus, la plupart des cartes virtuelles peuvent être associées à des plateformes de paiement comme Apple Pay et Google Pay.

Comparatif : Cartes virtuelles vs. cartes physiques

Bien que les cartes virtuelles fonctionnent de manière similaire aux cartes physiques, il existe plusieurs différences essentielles :

Google Pay ou Apple Pay ? La carte virtuelle d’Okticket, aussi sur mobile

Certaines cartes d’entreprise vont encore plus loin. C’est le cas de la OKT Card, la carte intelligente d’Okticket conçue pour automatiser la gestion des dépenses de voyages professionnels.

Pourquoi choisir la carte virtuelle d’Okticket ?

Contrairement aux solutions classiques, la carte virtuelle d’Okticket a été pensée pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises. Disponible en format digital, elle offre :

• Un contrôle des dépenses en amont : définissez des plafonds par utilisateur, par catégorie de dépenses et par période.
• Une gestion et un suivi des paiements en temps réel.
• Une administration centralisée de toutes les cartes via une plateforme unique.
• Un enregistrement automatique des dépenses, éliminant les erreurs manuelles et la conservation des reçus physiques.
• Une activation et désactivation immédiate via l’application.
• Une intégration automatique avec votre ERP.
• Une compatibilité avec les applications de paiement (Google Pay et Apple Pay) pour une acceptation mondiale.

En résumé, la OKT Card n’est pas qu’une simple carte de dépenses professionnelles, c’est un outil stratégique pour optimiser la gestion des voyages d’affaires.

FAQ - Questions fréquentes

Les cartes virtuelles sont-elles sécurisées ?

Oui. Elles font partie des solutions de paiement les plus sécurisées. Grâce à des technologies avancées et au respect des réglementations internationales, elles offrent une protection optimale contre la fraude.

Les principales mesures de sécurité incluent :

• La conformité avec la directive PSD2 en Europe.
• L’authentification multifactorielle (MFA) pour chaque transaction.
• L’utilisation de jetons dynamiques générant un code unique à chaque paiement.
• La possibilité de bloquer la carte instantanément.
• Une moindre exposition aux données sensibles.
• Un suivi en temps réel avec alertes.

Peut-on utiliser une carte virtuelle dans tous les pays ?

Oui, à condition qu’elle soit émise par un réseau de paiement international (Visa, Mastercard, American Express) et acceptée par les commerçants. Il est toutefois recommandé de vérifier :

• La compatibilité avec Google Pay et Apple Pay.
• Les frais de conversion éventuels.
• Les réglementations locales.

Quelles entreprises proposent des cartes virtuelles ?

De nombreuses banques traditionnelles et fintechs proposent des cartes virtuelles, aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises. Pour la gestion des dépenses professionnelles, Okticket se distingue par son approche axée sur le contrôle et l’automatisation des paiements.

Les cartes virtuelles peuvent-elles être intégrées aux systèmes comptables ou ERP ?

Oui. Des solutions comme Okticket permettent l’intégration directe avec les systèmes comptables et les ERP pour automatiser la gestion des dépenses.

Prêt à optimiser la gestion des dépenses de votre entreprise ? Demandez votre carte virtuelle dès aujourd’hui !

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