Le module de demande de voyage d'Okticket est arrivé : maîtrisez le coût total de chaque déplacement sans attendre la comptabilité
En quelques secondes, vos employés peuvent soumettre une demande de voyage, et le service financier peut l’approuver et en assurer le suivi. Dans le monde des déplacements professionnels, efficacité et organisation sont les clés du succès. Planifier, autoriser et gérer ces voyages représente souvent un défi pour les entreprises.
Les dépenses liées aux voyages peuvent survenir à tout moment, même avant le départ, ce qui engendre des processus longs, un manque de visibilité et des difficultés dans le suivi des coûts.
Vous souhaitez simplifier ce processus et bénéficier d’une vue à 360° des dépenses liées aux déplacements professionnels ?
Le module de demande de voyages d’affaires d’Okticket est une solution innovante pour organiser les déplacements professionnels tout en respectant les politique de voyage spécifiques de chaque organisation.
Pourquoi choisir le module de demande de voyages d’Okticket ?
- Facilité pour les employés : les demandes de voyages sont simples à soumettre.
- Respect des besoins de l’entreprise : chaque détail est aligné avec les politiques internes.
- Gestion efficace pour les services financiers : toutes les étapes sont centralisées sur la plateforme Okticket.
Demande et approbation des voyages directement sur Okticket
Le module de demande de voyages est très intuitif. En quelques secondes, vos employés peuvent remplir une demande en saisissant les informations nécessaires :
- Nom du voyage
- Dates et heures de départ et de retour
- Origine et destination
- Groupe d’approbation lié à l’utilisateur
- Fiche du voyageur
- Commentaires (motif du déplacement, par exemple)
Type de demande :
Les types de demandes possibles incluent :
- Provision de fonds : montant, devise, centre de coûts, voyageurs concernés...
- Réservation de billets : dates, origine, destination, voyageurs, moyen de transport, centre de coûts...
- Location de voiture : lieu, conducteur, dates, point de retrait et de retour...
- Réservation d’hébergement : hôtel, lieu, dates...
- Utilisation de véhicule personnel
Processus d’approbation des demandes
Une fois la demande soumise, elle est automatiquement envoyée aux responsables concernés pour examen. Ces derniers peuvent approuver ou rejeter la demande, en s’assurant que les réservations respectent les budgets et politiques internes.
Dès qu’une demande est approuvée, une fiche de dépenses liée au voyage est générée automatiquement. Les employés peuvent alors y enregistrer leurs justificatifs numérisés dès que les paiements sont effectués.
Une gestion simplifiée et une intégration optimale
Une fois les demandes validées, la gestion des déplacements suit son cours habituel. De plus, la plateforme peut être intégrée avec votre agence de voyages pour que toutes les informations saisies dans Okticket soient synchronisées automatiquement avec leurs outils.
Visibilité en temps réel des dépenses liées aux voyages
Chaque champ de la fiche de dépenses est conforme aux règles définies, empêchant ainsi les frais non autorisés, comme des dépenses hors période ou dépassant les seuils établis.
Avec Okticket, vous bénéficiez d’une vue claire et d’un contrôle total des dépenses liées aux voyages en temps réel, sans devoir attendre la clôture comptable.
Les avantages de la gestion centralisée avec Okticket
- Détection immédiate des écarts budgétaires pour agir rapidement.
- Alignement des dépenses avec les politiques de voyage de l’entreprise.
- Réduction des erreurs administratives liées à la comptabilité et aux remboursements.
- Planification précise et ajustement des budgets grâce à des données historiques.
- Conciliation automatique des dépenses, réduisant les erreurs comptables.
- Décisions basées sur les données : améliorez les négociations avec vos prestataires, identifiez des zones d’optimisation ou sensibilisez les employés aux politiques internes.
Conclusion
Le module de demande de voyages d’affaires d’Okticket centralise toutes les démarches en un seul endroit, offrant une expérience utilisateur fluide, des économies de coûts et une meilleure efficacité opérationnelle.
Vous recherchez une solution de gestion des déplacements professionnels plus performante ? Essayez Okticket et découvrez comment une gestion centralisée des dépenses peut devenir un véritable atout pour votre entreprise.
