Automatiser les notes de frais : Comment créer des rapports numériques de manière efficace et rapide.

Des économies de 60 % en termes de coûts et de 50 % en termes de temps. L'automatisation des notes de frais offre de nombreux avantages aux entreprises qui décident de numériser la gestion de leurs frais professionnels.

Dans cet article, nous passerons en revue les plus importants d'entre eux. Mais pour comprendre l'importance d'avoir des notes de frais au format numérique, il faut commencer par expliquer ce que sont ces documents.

À quoi servent-ils ? En quoi les rapports numériques diffèrent-ils des rapports manuels ? Est-il possible de créer des rapports en quelques secondes ? Lisez la suite pour obtenir les réponses à ces questions.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Si l'on devait dresser la liste des tâches les plus lourdes pour les services financiers, la préparation des notes de frais figurerait certainement en tête de liste.

Mais ces documents sont nécessaires. Qu'ils soient sous forme papier ou numérique, ils détaillent les dépenses engagées par les employés ou les services dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Ils contiennent donc souvent des informations telles que les dates, les montants, les descriptions des dépenses et les reçus ou factures associés. Leur objectif est d'aider les entreprises à suivre avec précision les dépenses effectuées. Il est ainsi possible de savoir si les dépenses sont conformes aux politiques de l'entreprise.

Ils facilitent également le processus de remboursement lorsque les employés avancent de l'argent de leur poche.

Ils sont particulièrement utiles pour gérer les paiements liés aux voyages d'affaires. Dans ce cas, les différentes dépenses remboursables liées au voyage sont incluses : hébergement, nourriture, transport, essence, kilométrage, péages, etc.

Différences entre les notes de frais manuelles et numériques

Selon la méthode utilisée, le processus peut être plus ou moins efficace. S'il est effectué manuellement, il prend plus de temps, utilise plus de ressources et est plus sujet aux erreurs.

Contrairement aux notes de frais sur papier, les notes de frais numériques sont créées, complétées et gérées à l'aide de logiciels spécialisés ou de plateformes en ligne.

Principales caractéristiques d'un rapport numérique

Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :

• Numérisation des reçus par le biais de scanners ou de photos.
• Catégorisation et calcul automatique des dépenses.
• Certains systèmes permettent l'intégration des cartes d'entreprise, ce qui facilite l'importation automatique des transactions.
• Les notes de frais numériques sont disponibles à tout moment et de n'importe où, via des appareils mobiles connectés à Internet.
• Cette accessibilité permet aux employés de mettre à jour leurs notes de frais en temps réel, même lorsqu'ils sont en déplacement, et aux superviseurs d'examiner et d'approuver les rapports sans avoir à être physiquement présents.
• Protection des données grâce à des mesures de sécurité et à un stockage sécurisé dans le nuage.

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En fin de compte, la numérisation des rapports permet aux entreprises de collecter et de stocker toutes les informations relatives aux dépenses de l'entreprise de manière structurée et accessible. Il est ainsi plus facile de suivre, d'approuver et de rembourser les dépenses.

Les entreprises qui ont numérisé leur gestion des dépenses signalent une réduction de 70 % des erreurs administratives et une amélioration de 40 % de la visibilité et du contrôle de leurs finances, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées et plus stratégiques.

Avantages de l'automatisation des notes de frais

Pourquoi est-il essentiel de disposer de notes de frais au format numérique ? Les avantages pour les entreprises vont de l'amélioration de l'efficacité opérationnelle au renforcement du contrôle financier. En voici les principaux.

1. Efficacité et rapidité

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Les rapports numériques peuvent être générés et envoyés rapidement, ce qui élimine la paperasserie et les retards associés aux rapports papier.

2. Précision et réduction des erreurs

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L'automatisation réduit la possibilité d'erreurs humaines, telles que des erreurs de calcul ou de catégorisation.

En outre, les outils numériques peuvent inclure des validations automatisées qui garantissent que les données saisies sont conformes aux politiques de l'entreprise.

Cela améliore la précision et garantit que les données sont cohérentes et exactes.

3. Accessibilité et commodité

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Les rapports numériques sont accessibles de n'importe où et à n'importe quel moment, ce qui permet aux employés et aux responsables d'examiner et d'approuver les dépenses plus rapidement.

4. Plus de contrôle

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Les feuilles de frais numériques offrent aux entreprises une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, ce qui permet un contrôle plus strict et une meilleure gestion des budgets.

5. Une meilleure visibilité

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En même temps, les données peuvent être analysées plus facilement. Cela permet d'identifier les tendances en matière de dépenses, les domaines d'économies et les risques de fraude ou de non-respect des politiques internes.

6. Facilité d'intégration et d'analyse

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Les systèmes numériques de notes de frais peuvent être facilement intégrés à d'autres systèmes de gestion d'entreprise, ce qui améliore l'efficacité globale de la comptabilité.

Une analyse plus approfondie des données peut aider les entreprises à prendre des décisions éclairées sur leur gestion financière.

7. Durabilité et réduction des coûts

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En éliminant le besoin de papier et de processus manuels, le reporting numérique contribue à réduire les coûts opérationnels et l'impact sur l'environnement, soutenant ainsi les initiatives de développement durable de l'entreprise.

8. Amélioration de l'expérience utilisateur

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Les plateformes numériques offrent souvent des interfaces intuitives qui facilitent la création et la soumission des rapports, améliorant ainsi l'expérience de l'utilisateur et réduisant la courbe d'apprentissage.

Et comme les rapports numériques permettent une révision et une approbation plus rapides, le processus de remboursement des employés est accéléré.

9. Sécurité

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Les notes de frais numériques sont souvent protégées par des mesures de sécurité telles que le cryptage et l'authentification de l'utilisateur, ce qui garantit que les informations sensibles sont protégées contre tout accès non autorisé.

10. Conformité réglementaire

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Les outils numériques peuvent aider les entreprises à se conformer aux réglementations locales et internationales en fournissant un registre détaillé et facilement accessible des dépenses.

Ces avantages montrent clairement que la numérisation et l'automatisation des rapports de dépenses sont une nécessité pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur gestion financière, à maintenir un contrôle étroit sur leurs dépenses et à rester compétitives dans un environnement de plus en plus numérique.

Comment créer des rapports numériques en quelques secondes ?

Lors de la préparation d'une note de frais professionnels, vous devez garder à l'esprit qu'il n'existe pas de modèle unique. Vous pouvez avoir votre propre modèle, adapté à la politique de dépenses de votre entreprise.

Toutefois, un certain nombre d'éléments doivent toujours y figurer : le type de dépense, la date, le montant avant et après impôt, le montant de la TVA (ou du taux équivalent), le numéro d'identification fiscale du fournisseur, les données personnelles de l'employé et la signature de la personne qui soumet la note d'information.

Cas d'utilisation : Exemple Okticket

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Comme nous l'avons déjà mentionné, ce processus prend un certain temps si vous le faites manuellement. Mais il sera très rapide si vous utilisez un outil comme Okticket. Il vous suffit de suivre quelques étapes simples :

1. Prenez une photo du ticket ou de la facture avec l'appareil photo de l'application. L'outil extrait et numérise automatiquement les informations clés telles que la date, le montant et la catégorie de la dépense.
2. Attribuez la catégorie et ajoutez tout détail supplémentaire pertinent, tel que l'objet de la dépense ou le nombre d'invités à un repas d'affaires.
3. Affecter la dépense à une feuille de frais.
4. Vérifiez que tous les détails sont corrects avant de soumettre la dépense pour approbation. Si vous avez un rôle d'administrateur, vous pouvez approuver la note de frais.
5. Télécharger la note de frais (au format PDF et CSV).
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En outre, vous pouvez filtrer les informations comme vous le souhaitez et, à partir de la « Vue avancée », créer vos propres tableaux de bord avec les informations dont vous avez besoin à tout moment.

« Avec Okticket, le manque de contrôle et les erreurs comptables appartiennent au passé. Les particularités de notre politique de frais sont parfaitement reflétées dans l'outil. Le fait d'avoir les informations sur les dépenses de toutes les sociétés du groupe intégrées dans notre ERP SAP est une véritable libération, nous travaillons avec la sécurité d'avoir le contrôle des données sur les dépenses » (Groupe Cupa).

Voulez-vous profiter des avantages de l'automatisation des notes de frais ? Prenez contact avec nous.

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