Stratégies pour maximiser votre investissement dans les voyages d'affaires : planifier l'optimisation des ressources

Un investissement de 5,5 milliards d'euros qui générera plus de 550 milliards d'euros d'affaires. Si nous prenons comme référence, les chiffres fournis par GEBTA pour les prochains mois, l'investissement dans les voyages d'affaires sera largement rentabilisé.

C'est aussi simple? Il serait bien de pouvoir répondre positivement, mais la vérité est que la réussite et la rentabilité d'un voyage d'affaires requièrent une planification minutieuse. De la planification de l'itinéraire à la gestion des dépenses, l'ensemble du processus a un impact sur les résultats.

Aimeriez vous tirer le meilleur parti des frais liés aux voyages d'affaires ? Tout au long de cet article, nous présenterons des stratégies d'organisation des voyages d'affaires axées sur le retour sur investissement.

Conseils pour une planification efficace des frais de voyage d'affaires

Pour les entreprises, les frais de voyage représentent, la dépense la plus importante. D'où l'importance de les gérer efficacement.

Par où faut-il commencer ? Et bien, par le début. C'est-à-dire par la planification du voyage. Étant déjà familiarisé avec l'impact de questions aussi fondamentales que l'adaptation du budget aux tendances actuelles, le choix du fournisseur en fonction des besoins de chaque voyage ou la planification des différents déplacements en tenant compte des objectifs à atteindre, nous ne nous étendrons pas trop sur ce point.

S'agit-il d'un voyage pour augmenter le volume d'affaires, pour rendre visite aux clients, pour créer des alliances avec d'autres entreprises ? En fonction de la nature du voyage tout est à faire : de l'itinéraire à la durée de celui-ci, en passant par l'organisation de l'agenda, le suivi du protocole ou à la préparation du matériel nécessaire.

Éviter les erreurs de calcul qui coûtent cher

Cela peut paraître simple, et pourtant, en matière de voyages d'affaires, des erreurs sont encore commises au détriment de l'organisation. Une des plus courantes consiste à comptabiliser uniquement les coûts directs, tels que les billets, les hôtels et les indemnités de séjour. Or, il existe d'autres dépenses qui peuvent être encore plus élevées.

Avez-vous déjà calculé le coût des imprévus, des polices d'assurance ou le temps investi par les services administratifs dans le traitement des notes de frais ?

Quel est le rôle de la politique de frais de déplacement dans une entreprise ?

En effet, nous allons insister sur l'importance d'aligner l'ensemble de la planification préalable sur la politique de voyage de votre entreprise.

Saviez-vous qu'un programme de voyage bien conçu peut aider les entreprises à économiser entre 5 à 15 % de leur budget de voyage.

Ce document constitue un guide permettant aux collaborateurs de savoir combien d'argent ils peuvent dépenser, ce qu'ils peuvent acheter et comment ils doivent l'acheter.

Certains aspects doivent être consignés par écrit et clairement expliqués si vous voulez éviter les conflits.  Les limites et les moyens de paiement doivent être définis de manière à ne pas laisser de place à la libre interprétation :

• Quels sont les dépenses remboursables et non remboursables ?
• Quel est le barême utilisé pour les indemnités kilométriques ?
• Le remboursement se fait au forfait ou frais réels ?
• Les cartes d'entreprise sont-elles fournies ou l'employé doit-il avancer l'argent ?
• Quel est le processus de soumission, de révision et de validation des notes de frais ?
• Les exigences auxquelles doivent répondre les pièces justificatives : quelles sont les données minimales requises pour un justificatif ? En cas de perte ou d'un justificatif illisible, que se passe-t-il?
• Quelle est la procédure de remboursement de notes de frais - sont-ils payés par l'entreprise ? Une indemnité est-elle accordée aux employés ? Les employés doivent-ils avancer l'argent ? Des avances sont-elles proposées ?

Par ailleurs, la politique en matière de frais de voyage doit définir les directrives à suivre en cas d'incident survenant au cours du voyage (vol manqué, perte de bagages, maladie, etc.).

Automatiser pour rentabiliser l'investissement dans les voyages d'affaires

L'étape la plus compliquée vient après la planification :  la gestion des dépenses. Le contrôle, l'approbation, le traitement et la comptabilité... Tout au long de ce processus, il est facile de commettre des erreurs surtout si les tâches sont effectuées manuellement.

Comment faire si un collaborateur dépasse les limites de dépenses, soumet la note de frais après la date limite ou perd les reçus ? La meilleure façon d'optimiser la gestion des frais de voyage est de mettre en place un outil spécifique pour numériser les reçus papier et automatiser la comptabilité dans votre logiciel.

Équiper les collaborateurs d'une carte d'entreprise est une mesure très efficace. En règle générale, ce produit permet une configuration personnelle et fixer des limites d'utilisation.

Les avantages offerts par les applications professionnelles de gestion des dépenses sont nombreux. Pour les expliquer, rien de mieux que de donner un exemple concret. Voici quelques-uns des avantages d'Okticket.

Okticket : L'application qui vous donne le retour sur investissement immédiat que vous recherchez

Employés itinérants, département financier, RH, IT... Okticket bénéficie à différents secteurs de l'entreprise. Si toutefois nous nous concentrons exclusivement sur le retour sur investissement, le sujet qui nous intéresse, nous pouvons vous assurer que le résultat est pratiquement immédiat.

Grâce au fait que notre application couvre l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, le gain de temps sur ce processus est de 80% (par rapport à un processus manuel). Et comme vous le savez, ce gain de temps se traduit par une réduction des coûts.

Un flux d'approbation personnalisé, un rapprochement bancaire, une intégration avec votre logiciel comptable ou de gestion d'entreprise (et aussi avec votre agence de voyage en ligne et les services de transport), une mesure de prévention pour empêcher la fraude interne, une carte à puce intelligente conforme à votre politique de frais de voyage... Imaginez-vous à quel point la gestion des notes de frais serait simplifiée si vous disposiez de toutes ces aides.

De la micro-gestion à l'outil tout-en-un

Et si vous voulez franchir un étape supplémentaite, vous pouvez toujours opter pour des outils intégrés de bout en bout qui regroupent l'ensemble du processus, allant de la réservation en ligne jusqu'au moment où les frais de voyage sont approuvés et comptabilisés dans les systèmes de gestion de l'entreprise.

Chez Okticket, par exemple, nous nous intégrons à plusieurs de ces solutions. Ainsi, votre équipe ou vos collaborateurs en missions peuvent réserver eux-mêmes leur hébergement et leur transport.

Les relations d'affaires exigent une présence en face-à-face

Avant de poursuivre, le retour sur investissement des voyages d'affaires ne doit pas toujours se traduire en termes d'argent. Il existe des aspects tout aussi importants, comme une meilleure image de marque, l'élargissement du réseau de clients potentiels ou l'amélioration des relations avec les clients existants.

Qu'est-ce que les voyages d'affaires peuvent apporter de plus qu'une visio conférence ? Les réponses sont fournies par Oxford Economics :

• Les salons, les congrès et autres événements présentiels génèrent jusqu'à 20 % de nouveaux clients. Ce constat nous fait penser qu'une entreprise qui ne participe pas aux événements importants de son secteur peut passer à côté d'activités commerciales très importantes.
• Lors d'une réunion face à face, 50 % des clients potentiels deviennent des clients réels. Ce pourcentage diminue au 31 % lorsque l'interaction a lieu virtuellement.
• 38 % des clients potentiels opteraient pour une autre entreprise si les réunions traditionnelles n'avaient plus lieu face à face. Cela représenterait une perte d 37 % des ventes annuelles.
• Sur le plan économique, on estime que chaque euro investi dans les voyages d'affaires rapporte 12 euros.

Si vous souhaitez optimiser votre investissement dans les voyages d'affaires, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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