L'importance de la tracabilite dans la gestion des frais de deplacement
La traçabilité. Une des fonctionnalités les plus appréciées des entreprises lors de la mise en place d'une solution numérique est la possibilité de suivre tous les processus liés aux frais de déplacement.
Grâce à la traçabilité, les entreprises peuvent attribuer une dépense à un département, à un projet, à un centre de coûts ou à un salarié déterminé, et même assurer le suivi du workflow d'approbation de la dépense concernée, du reporting à la validation, en passant par la validation.
Mais, entre la réservation et le remboursement, il existe un long chemin de reporting, révision et approbation des dépenses qui est souvent plein de pentes si vous ne disposez pas des outils appropriés.
Que se passe-t-il lorsque les dépenses ne peuvent pas être suivies ?
Avez- vous déjà rencontré des difficultés pour associer une dépense à son origine ? Lorsque cette lacune en termes d'information réapparaît de nombreuses fois, elle finit par avoir des conséquences négatives. Vous voulez une piste ?
Non-Respect des limites de dépense
Normalement, les entreprises disposent d'une politique en matière de frais de déplacement qui établit les montants maximaux que peuvent dépenser les salariés en déplacement. Ces limites, fixées par utilisateur, par catégorie, par jour ou par voyage, doivent être respectées. Mais que se passe-t-il lorsque leur respect ne peut pas être vérifié ? Dans ces cas, les plafonds sont souvent dépassés.
Perte de possibilités d'économies
Les éléments des dépenses n'étant pas connus avec certitude, la tâche de parvenir à des accords avec les fournisseurs les plus habituels (chaînes d'hôtel, restaurants, entreprises de location de voitures, agences de voyages, etc.) pour obtenir de meilleurs tarifs d'entreprise devient bien plus difficile.
Il en est de même pour les frais de représentation. Pour pouvoir en demander le remboursement, il faut les identifier au moyen de leurs justificatifs respectifs.
Prévention de la fraude interne
On estime que les entreprises perdent en moyenne 7 000 euros par mois à cause de la fraude interne. Les exemples sont nombreux : présenter un reçu dupliqué, demander deux fois le remboursement d'une dépense, un achat effectué en dehors de la journée de travail, ou encore un justificatif dont le montant dépasse les limites fixées par la politique de l'entreprise en matière de déplacements professionnels.
Sans une traçabilité des dépenses, il est difficile d'éviter ces irrégularités dans les notes de frais. Et, dans le cadre d'un audit éventuel, il est bien plus compliqué de compiler tous les justificatifs de frais nécessaires.
Difficulté à détecter les erreurs
Dans d'autres cas, des écarts sont constatés en raison d'erreurs involontaires qui sont la conséquence d'une gestion manuelle des frais de déplacement. Ces erreurs peuvent passer inaperçues et finir par coûter cher à l'entreprise.
La conséquence de tout ceci est une perte de compétitivité. Voilà pourquoi les entreprises ont besoin d'outils technologiques leur permettant d'obtenir des informations fiables qui leur apportent un avantage concurrentiel vis-à-vis de leurs concurrents.
Okticket : L'Outil analytique dont Vous avez besoin
En mettant en place une solution aussi puissante et complète que celle d'Okticket, vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour analyser les notes de frais d'une manière simple et rapide. Vous saurez enfin comment a été dépensé le budget alloué aux frais de déplacement.
Quels sont les avantages supplémentaires de notre solution en matière de traçabilité des frais de déplacement ?
- Les administrateurs bénéficient d'une visualisation avancée très utile pour organiser les données. L'application vous permet de configurer la grille au moyen de tableaux. Vous pouvez ainsi sélectionner et exporter au format Excel uniquement les informations dont vous avez besoin.
- Les informations sur les dépenses sont affichées en temps réel. La personne chargée de valider la dépense peut connaître le montant et l'auteur de l'achat, et savoir quand et où il a été effectué.
- Notre outil facilite énormément la tâche d'établir des comparaisons permettant de connaître l'évolution des dépenses. Il permet ainsi même de prédire les frais liés aux prochains déplacements.
- Si vous souhaitez détecter des points à améliorer dans les processus, vous pouvez analyser les dépenses verticalement (tendances, modèles, fournisseurs …).
Voyage de bout en bout : Intégration avec les agences
Chez Okticket nous assurons également l'intégration aux systèmes de agences, ce que fait que la traçabilité commence au moment de la réservation. Notre accord le plus récent a été signé avec Consultia Business Travel pour intégrer notre appli dans sa solution Destinux, mise récemment sur le marché.
Si vous êtes de ceux qui pensent que l'analyse des données est un outil extrêmement précieux, nous vous invitons à connaître notre solution sans engagement de votre part.