Faire plus avec moins, en temps limité et dans un nouvel environnement marqué par les défis technologiques et la pression supplémentaire que suppose d'encourager la culture et l'engagement d'un personnel en télétravail. L'enquête “FTI Consulting CFO Survey Report 2021–2022” révèle de nouveaux horizons stratégiques pour les directeurs financiers.

Ce n'est pas la première fois que nous commentons que la longue liste des responsabilités des directeurs financiers va bien au-delà des tâches traditionnelles qu'ils doivent gérer. Ce fait est confirmé par les conclusions de l'enquête susvisée, selon laquelle il existe trois grands types de directeurs financiers :

• Stratégiques : ils prennent des décisions à long terme et se positionnent pour devenir le prochain PDG. Selon cette étude, 7 % des PDG occupaient préalablement le poste de directeur financier.
• Titulaires : ils sont habiles dans les opérations internes, la présentation de rapports et la gestion des attentes externes.
• En série : ils dirigent des initiatives stratégiques à court terme.

Quels sont les soucus des directeurs financiers en 2022 ?

Quel que soit leur profil, tous ces professionnels doivent faire face à de nouveaux défis. En 2022, les défis ne seront pas des moindres.

Problémes de cybersécurité

Parmi les défis technologiques que les entreprises doivent relever, l'un des principaux est la mise en place de solutions cloud. Sept sur dix personnes interrogées signalent que leur organisation utilise ou est en train de mettre en place des solutions de comptabilité dans le cloud, ce qui les oblige à s'impliquer dans les plans applicables en cas d'incident.

Bien que la cybersécurité soit parmi les priorités majeures des directeurs financiers, la plupart d'entre eux n'ont pas une idée très claire des risques auxquels ils sont exposés. D'ailleurs, 63 % admettent avoir connu des difficultés liées aux mises à jour de sécurité de leurs propres équipements.

Accélérer l'Utilisation d'Outils d'Automatisation

Les modèles de travail hybride adoptés par de nombreuses entreprises obligent les directeurs financiers à redéfinir les espaces du bureau et à accélérer l'utilisation d'outils d'automatisation.

Difficulté á attirer retenir les talents

Les personnes interrogées admettent qu'il n'est pas facile de dénicher le talent financier. La solution alternative consiste à externaliser certains services pour faciliter la gestion du back-office. Grâce à cette externalisation, ils bénéficient de trois avantages : disposer de personnel lorsqu'ils en ont besoin, réduire les coûts et faire en sorte que les frais de personnel soient variables.

Adopter les critéres ESG

Les stratégies de durabilité ne sont plus un choix. Elles sont exigées par les investisseurs et les directeurs financiers se retrouvent dans le besoin de diriger des initiatives visant à avancer dans les objectifs ESG (qui comprennent des factures environnementaux, sociaux et de gouvernance).

Pour 57,2 % des personnes interrogées, avancer dans ce domaine est “très important”, alors que 18,9 % en décrivent l'importance comme étant “critique”.

D'après Bryan Armstrong, Senior Managing Director de FTI Consulting : “Les directeurs financiers qui relèveront les défis ESG le plus tôt possible rendront leur entreprise plus durable, amélioreront le recrutement et la rétention des talents, attireront de nouveaux actionnaires et bénéficieront de nouvelles sources de capital”.

S'Impliquer dans la stratégie commerciale

Il est attendu des directeurs financiers, en plus, qu'ils deviennent des leaders commerciaux stratégiques. Pour cela, il est essentiel d'obtenir des informations en temps réel et d'effectuer des analyses prévisionnelles aidant à la prise de décision d'entreprise. Une tâche difficile, si l'on considère que seulement 10 % des personnes interrogées estiment qu'elles sont en train de remplir ce rôle avec succès.

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La traçabilité. Une des fonctionnalités les plus appréciées des entreprises lors de la mise en place d'une solution numérique est la possibilité de suivre tous les processus liés aux frais de déplacement.

Grâce à la traçabilité, les entreprises peuvent attribuer une dépense à un département, à un projet, à un centre de coûts ou à un salarié déterminé, et même assurer le suivi du workflow d'approbation de la dépense concernée, du reporting à la validation, en passant par la validation.

Mais, entre la réservation et le remboursement, il existe un long chemin de reporting, révision et approbation des dépenses qui est souvent plein de pentes si vous ne disposez pas des outils appropriés.

Que se passe-t-il lorsque les dépenses ne peuvent pas être suivies ?

Avez- vous déjà rencontré des difficultés pour associer une dépense à son origine ? Lorsque cette lacune en termes d'information réapparaît de nombreuses fois, elle finit par avoir des conséquences négatives. Vous voulez une piste ?

Non-Respect des limites de dépense

Normalement, les entreprises disposent d'une politique en matière de frais de déplacement qui établit les montants maximaux que peuvent dépenser les salariés en déplacement. Ces limites, fixées par utilisateur, par catégorie, par jour ou par voyage, doivent être respectées. Mais que se passe-t-il lorsque leur respect ne peut pas être vérifié ? Dans ces cas, les plafonds sont souvent dépassés.

Perte de possibilités d'économies

Les éléments des dépenses n'étant pas connus avec certitude, la tâche de parvenir à des accords avec les fournisseurs les plus habituels (chaînes d'hôtel, restaurants, entreprises de location de voitures, agences de voyages, etc.) pour obtenir de meilleurs tarifs d'entreprise devient bien plus difficile.

Il en est de même pour les frais de représentation. Pour pouvoir en demander le remboursement, il faut les identifier au moyen de leurs justificatifs respectifs.

Prévention de la fraude interne

On estime que les entreprises perdent en moyenne 7 000 euros par mois à cause de la fraude interne. Les exemples sont nombreux : présenter un reçu dupliqué, demander deux fois le remboursement d'une dépense, un achat effectué en dehors de la journée de travail, ou encore un justificatif dont le montant dépasse les limites fixées par la politique de l'entreprise en matière de déplacements professionnels.

Sans une traçabilité des dépenses, il est difficile d'éviter ces irrégularités dans les notes de frais. Et, dans le cadre d'un audit éventuel, il est bien plus compliqué de compiler tous les justificatifs de frais nécessaires.

Difficulté à détecter les erreurs

Dans d'autres cas, des écarts sont constatés en raison d'erreurs involontaires qui sont la conséquence d'une gestion manuelle des frais de déplacement. Ces erreurs peuvent passer inaperçues et finir par coûter cher à l'entreprise.

La conséquence de tout ceci est une perte de compétitivité. Voilà pourquoi les entreprises ont besoin d'outils technologiques leur permettant d'obtenir des informations fiables qui leur apportent un avantage concurrentiel vis-à-vis de leurs concurrents.

Okticket : L'Outil analytique dont Vous avez besoin

En mettant en place une solution aussi puissante et complète que celle d'Okticket, vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour analyser les notes de frais d'une manière simple et rapide. Vous saurez enfin comment a été dépensé le budget alloué aux frais de déplacement.

Quels sont les avantages supplémentaires de notre solution en matière de traçabilité des frais de déplacement ?

• Les administrateurs bénéficient d'une visualisation avancée très utile pour organiser les données. L'application vous permet de configurer la grille au moyen de tableaux. Vous pouvez ainsi sélectionner et exporter au format Excel uniquement les informations dont vous avez besoin.
• Les informations sur les dépenses sont affichées en temps réel. La personne chargée de valider la dépense peut connaître le montant et l'auteur de l'achat, et savoir quand et où il a été effectué.
• Notre outil facilite énormément la tâche d'établir des comparaisons permettant de connaître l'évolution des dépenses. Il permet ainsi même de prédire les frais liés aux prochains déplacements.
• Si vous souhaitez détecter des points à améliorer dans les processus, vous pouvez analyser les dépenses verticalement (tendances, modèles, fournisseurs …).

Voyage de bout en bout : Intégration avec les agences

Chez Okticket nous assurons également l'intégration aux systèmes de agences, ce que fait que la traçabilité commence au moment de la réservation. Notre accord le plus récent a été signé avec Consultia Business Travel pour intégrer notre appli dans sa solution Destinux, mise récemment sur le marché.

Si vous êtes de ceux qui pensent que l'analyse des données est un outil extrêmement précieux, nous vous invitons à connaître notre solution sans engagement de votre part.

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Regardez sur votre bureau. Vous avez un smartphone de dernière génération dans lequel vous avez stocké toute votre vie personnelle et professionnelle et une tablette pour montrer à vos clients les présentations de produits/services, et un ordinateur portable très léger a remplacé l'énorme ordinateur de bureau que vous utilisiez quand vous avez rejoint l'entreprise. Et vous continuez vraiment à gérer les frais professionnels manuellement ?

Cette tâche, qui est déjà assez difficile comme ça, devient encore plus compliquée si l'on ne dispose pas des outils numériques appropriés. Les solutions conçues pour gérer les frais professionnels contribuent à la transformation numérique, avec tous les avantages qu'elle comporte.

Prenons comme exemple l'application d'Okticket pour dématérialiser les notes de frais de déplacement. Réduisez de 80 % le temps consacré aux processus de reporting, révision et approbation par rapport au temps que nécessite la gestion manuelle.

Ces heures "volées" à la journée de travail pourraient être consacrées à d'autres processus qui, eux, sont porteurs de bénéfices.

Est-ce que vous vous occupez vous-même de gérer les frais professionnels ? Je parie qu'il s'agit d'une tâche ennuyeuse et que vous préféreriez faire n'importe qu'elle autre activité plus motivante et rentable.

Une autre personne de l'équipe assure-t-elle cette tâche ? Je suis sûr qu'elle sera ravie de voir à quel point vous lui simplifiez le travail.

Les avantages de la dématérialisation des frais professionnels

Vous commencez à comprendre que la dématérialisation des frais professionnels ne profite pas seulement aux grandes entreprises, n'est-ce pas ? Voici quelques raisons de plus qui vous aideront à prendre la décision :

• Lorsque les travailleurs se déplacent pour des raisons professionnelles, vous devez comptabiliser leurs frais de déplacement. Que se passe-t-il si les notes de frais sont présentées hors délai ou si le travailleur perd un reçu ou une facture ? Tout simplement, que ces frais ne sont pas remboursés. Avec une application comme celle d'Okticket, ce problème ne se posera plus, le reçu étant numérisé dans l'application et stocké pour que vous puissiez le consulter à tout moment.
• La régularité fiscale est-elle un souci pour vous ? Les outils numériques vous aident à respecter vos obligations fiscales. Bien entendu, vous devez vous assurer que les outils retenus sont agréés par les autorités fiscales, pour avoir la certitude que les documents dématérialisés ont la même valeur légale que les versions physiques.
• Les travailleurs nomades souffrent-ils de stress en accumulant les reçus dans la boîte à gants de la voiture, dans le portefeuille, dans les poches des manteaux ... ? S'ils les dématérialisent, ils peuvent les jeter à la poubelle après avoir vérifié que les données extraites sont correctes. De votre côté, vous aurez accès à toutes les informations en temps réel.
• En plus, vous ne serez pas obligé de les conserver pendant quatre ans, au cas où vous devriez passer un audit, les reçus et les factures étant archivés dans un environnement cloud sécurisé. Autant d'espace supplémentaire gagné sur les étagères de votre bureau …
• Vous savez certainement déjà que le processus de validation des frais de déplacement, s'il est réalisé manuellement, est une tâche hautement chronophage. Sans parler du temps qu'il faut aux voyageurs pour remplir une note de frais …
• Avec la comptabilité manuelle, il est plus facile de commettre des erreurs qui coûtent de l'argent à l'entreprise. En effet, on estime que 20 % des notes de frais contiennent des erreurs. Ceci entraîne des pertes économiques qui, si elles sont importantes, peuvent obliger l'entreprise à augmenter les prix. Conclusion : la dématérialisation contribue à une compétitivité accrue.

Traçabilité des informations

Vous voulez savoir quelles sont les dépenses qui consomment votre budget ? Avec les outils de gestion numérique des frais professionnels, vous pourrez analyser facilement les notes de frais des différentes catégories par date, par utilisateur ou par département, entre autres. Vous êtes-vous demandé combien de temps il vous faudrait si vous deviez effectuer ce travail manuellement ? Finalement, vous ne prendriez qu'un petit échantillon et les chiffres ne seraient pas réels.

En résumé, les outils de numérisation des frais professionnels vous permettent de consacrer davantage de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en vous fournissant une analyse précieuse des données.

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