La gestion des frais professionnels représente déjà un défi pour les départements financiers, mais le faire manuellement ou à l'aide d'outils de gestion inefficaces rend la tâche encore plus compliquée. Vous souhaiter franchir une nouvelle étape en maitère de comptabilité  ? La première démarche consiste à numériser les dépenses de l'entreprise.

Pour confirmer cette affirmation, interrogez les départements du back office de votre entreprise. Si ceux-ci subissent encore des processus obsolètes, les réclamations les plus fréquentes sont probablement liées à l'erreur humaine et au temps consacré aux tâches de peu de valeur.

En effet, cela vaut-il vraiment la peine de continuer à gérer des notes de frais sur papier ? Des dossiers remplis de justificatifs et de factures que vous devez conserver pendant 10 ans ? Sans oublier, le mécontentement des collaborateurs sur le retard lors du remboursement.

Et puis, il y a aussi le non-respect de la politique de dépenses de l'entreprise. Dans un article précédent, nous avions indiqué que le coût des irrégularités dans les notes de frais s'élèvait en moyenne à 500 euros par mois.

Ce constant met en évidence l'importance de la mise en place d'outils de digitalisation des reçus efficaces. Et également avec une valeur probante.

Avantages de l'automatisation du contrôle des frais professionnels

Déclaration des dépenses en temps réel, gain de temps dans la gestion et la validation, réduction de la fraude interne, remboursements en temps voulu... La gestion numérique des frais professionnels bénéficie à toute l'équipe. Voici les principaux avantages.

CFO : Vous aurez enfin le temps de vous consacrer à des tâches plus importantes

A priori, le département qui bénéficie le plus d'un outil tel qu'Okticket est le département des finances. Que vont-ils obtenir?

• Gain de temps dans le processus de contrôle, de validation et de gestion des notes de frais. Saviez-vous qu'avec Okticket vous pouvez économiser 80% du temps consacré aux tâches administratives ?
• Gestion en temps réel, avec des formats uniformes (et le tout sur une seule plateforme).
• Visualisation, révision et approbation en tout lieu, et sur tout appareil mobile, y compris les smartphones.
• Conformité avec la politique de dépenses de l'entreprise.
• Réduction des erreurs comptables : près de 80 % des notes de frais contiennent des erreurs
• Stopper les cas de fraude interne. Plus de la moitié des entreprises en sont victimes chaque année.
• Il est possible d'obtenir une traçabilité presque instantanée des dépenses. Dès qu'un employé effectue un achat et l'enregistre dans l'application de dépenses, il est possible de consulter le mouvement.
• Les informations relatives aux dépenses sont stockées de manière ordonnée. Ceci est pratique, n'est -ce pas?
• Sécurité : les données sont stockées dans le cloud, dans un environnement sécurisé.
• Durabilité : les dépenses en papier sont réduites au minimum.

Ressources humaines : Améliorer l'environnement de travail

La numérisatio des frais professionnels a-t-elle seulement un impact positif sur les services financiers ?   Les RH en profitent aussi directement, nous vous l'assurons.

En effet, pensez-y : qui doit gérer les conflits entre le service financier et les employés suite aux écarts dans les notes de frais ? En fin de compte, les collaborateurs se plaignent au département de RH, pour tout remboursement ou retard sur les avances des frais.

Or, Il est prouvé que les outils technologiques favorisent le bien-être au travail, et c'est un point très important pour les ressources humaines.  Des employés heureux, des employés plus productifs, c'est bien connu.

Employés : peuvent se concentrer sur le travail

Les premiers à souffrir du traitement manuel des notes de frais sont les employés eux-mêmes. En particulier, ceux qui sont régulièrement en déplacement et qui passent des heures à remplir des tableaux Excel à leur retour au bureau.

Par conséquent, ils sont directement gagnants si la direction décide de numériser les frais professionnels. Voici quelques-uns des avantages qu'ils constateront dès le départ :

• Rapidité des reportings. La justification des dépenses professionnelles devient une question de minutes. De plus, ils peuvent saisir leurs dépenses sur place depuis leur téléphone portable, peu importe le lieu. Il n'est plus nécessaire de se rendre au bureau pour remplir des notes de frais.
• Plus de perte d'argent dues aux reçus perdus ou endommagés.
• Le remouboursement est beaucoup plus rapide.

Toutefois, pour que les collaborateurs utilisent la solution que vous avez choisie, celle-ci doit être rapide et facile à utiliser.

Avantages pour le DSI

De préférence, les applications de gestion des frais devraient également penser au département informatique. En effet, les conséquences d'une interface peu conviviale ou d'intégrations défaillantes, pour ne citer que quelques exemples, sont en effet à leur charge. Que recherche le DSI ?

• Une mise en œuvre simple et agile.
• Des intégrations natives simples. Ou, dans le cas contraire, une API complète pour pouvoir obtenir les informations dont il a besoin.
• Une interlocution technique avec des personnes utilisant le même langage qui parlent votre langue.
• Une équipe de support du fournisseur pour répondre aux questions des utilisateurs afin qu'ils ne soient pas obligés de s'adresser à eux en permanence.

5 étapes clés pour réussir la numérisation des dépenses professionnelles

Malgré tous ces avantages, certaines entreprises ont du mal à passer au numérique pour la gestion de leurs notes de frais : résistance au changement, une crainte des brèches de sécurité, un manque de confiance dans un retour sur investissement rapide...

Quelle qu'en soit la raison, tôt ou tard, beaucoup franchiront le pas. Votre entreprise est presque convaincue de la nécessité qu'un outil numérique pour optimiser sa comptabilité ? Dans ce cas, vous aurez besoin d'un bonne stratégie de numérisation des dépenses professionnelles.

Quelles mesures devrez-vous prendre en compte ?

1. Fixer des priorités et des objectifs. Ceux-ci doivent être quantifiables, réalistes, limités dans le temps et adaptés à chaque entreprise.

2. Comparez plusieurs outils pour vous assurer que celui que vous sélectionnez est bien celui dont vous avez besoin. Quelles sont les caractéristiques de l'outil ?

• Démarrage rapide et facile.
• Facilité d'utilisation.
• Reconnaissance automatique des informations sur les dépenses à partir des reçus et des factures.
• Flexibilité pour s'adapter aux besoins de chaque client.
• Évolutivité pour s'adapter à la croissance de l'entreprise et aux besoins qui peuvent se présenter.
• Possibilité de visualiser les informations relatives aux dépenses en temps réel.
• Accompagnement avant, pendant et après la mise en œuvre.
• Support de proximité, continu aussi bien par téléphone que par e-mail.
• Intégration avec le logiciel comptable, ou de ressources humaines ou les systèmes de gestion d'entreprise que vous utilisez dans votre organisation.
• Rapprochement bancaire.
• Conservation des données dans un environnement sécurisé.
• Possibilité d'exporter les rapports.
• Valeur probante.

3. Moderniser les équipements pour pouvoir faire face à la grande quantité de données qu'il devra désormais traiter.

4. Formation des employés afin qu'ils acquièrent les compétences nécessaires pour utiliser les nouveaux outils en toute transparence. En fait, le manque de talents numériques est l'un des obstacles que rencontrent de nombreuses entreprises souhaitant se transformer numériquement. Si la formation n'est pas suffisante, la cinquième étape constitera à recruter des nouveaux talents dotés de compétences numériques.

5. Analyser les données recueillies pour détecter les erreurs potentielles, identifier les possibilités d'amélioration et prendre des décisions stratégiques.

Vous envisagez de numériser vos notes de frais? Okticket est un outil agile et simple conçu pour optimiser et couvrir l'ensemble du processus de gestion des notes de frais, depuis la saisie de la dépense jusqu'aux processus de validation, de contrôle et de comptabilisation.

Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à demander une réunion avec nos experts.

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Les dépenses auxquelles une organisation doit faire face chaque mois sont inévitables. Par contre, une gestion inefficace peut facilement être résolue. Vous souhaitez reprendre le contrôle de vos finances ? Automatisez d'abord la gestion des dépenses professionnelles.

Et si on parlait d'automatisation, quelle est sa finalité, et pourquoi en avez-vous besoin ? Lisez la suite, et découvrez les avantages de laisser de côté les processus manuels et d'opter pour une solution qui vous permet un gain de temps et de moyens.

Qu'il s'agisse de  numériser des tickets et des factures ou de détecter les erreurs tout au long du processus de validation. Les outils d'automatisation des notes de frais bénéficient à toutes les personnes impliquées dans le processus de reporting et de validation. Et ce, quelle que soit la taille de l'entreprise, sa localisation ou son secteur d'activité.

Du classeur au cloud : les avantages de l'automatisation de la gestion des frais professionnels

Ceux qui utilisent encore des tableaux et des justificatifs en papier sont parfaitement conscients que le processus de gestion des dépenses peut être long et fastidieux. Et sans oublier, que les erreurs sont vite commises. Le coût peut se chiffrer en milliers d'euros, en fonction du volume des notes de frais.

En effet, ces économies financières sont une raison suffisante pour se doter d'une application de numérisation et d'automatisation des frais professionnels. En voulez-vous d'autres ?

• Fini le temps où vous deviez attendre la fin du mois pour connaître l'état de vos comptes, vous disposerez désormais des informations en temps réel.
• Une seule plateforme regroupera toutes les informations que vous avez aujourd'hui éparpillées dans un tas de papiers et de formats. Et le mieux, c'est que c'est qu'elle sera organisée de manière à ce que vous puissiez consulter uniquement les données dont vous avez besoin à un moment donné. Et vous pourrez enfin réaliser les rapports que vous avez toujours souhaités : détaillés, avec des informations fiables, d'une manière agile et simple.

• Par ailleurs, les erreurs dues à la gestion manuelle céderont la place à un contrôle plus précis, où le non-respect des politiques de dépenses n'aura plus sa place.
• Même les remboursements seront plus efficaces. Vous serez en mesure d'effectuer des approbations instantanées, alors qu'aujourd'hui cela prend des semaines. Tout le monde est content. Les employés sont remboursés beaucoup plus rapidement et le service financier peut se consacrer à d'autres tâches.

En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels ouvre la voie à un meilleur pilotage financier. Plus rentable, plus précis, plus intelligent.

Intégration des systèmes : enregistrer dans l'application, comptabiliser dans votre ERP

Attendez, nous n'avons pas terminé. Les solutions d'automatisation les plus puissantes sont intégrées avec d'autres outils de gestion d'entreprise. Quel logiciel ERP utilisez-vous dans votre entreprise ?  Okticket vous offre des connecteurs bidirectionnels et évolutifs avec les principaux systèmes ERP, HR et BI du marché.

Comment démarrez l'automatisation du processus de gestion des dépenses

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, c'est probablement parce que vous envisagez de souscrire un outil pour automatiser la gestion de vos dépenses. Vous en avez déjà un, mais vous n'êtes pas tout à fait convaincu ? Quoi qu'il en soit, il est préférable de prendre le temps d'evaluer vos besoins.

1. La première chose à faire est d'identifier les besoins de votre entreprise. Quel problème souhaitez -vous résoudre ? Gagner du temps, réduire la fraude interne, minimisez les erreurs ?
2. Vous devez également tenir compte du processus actuel de paiement et de remboursement : les employés avancent-ils de l'argent ou paient-ils par carte d'entreprise ? Existe-t-il un processus d'approbation bien défini ou les collaborateurs sont remboursés à la volée, sur présentation des reçus?
3. Lorsque votre idée sur les attentes à l'égard de l'outil d'automatisation des dépenses que vous souhaitez mettre en place est précise, vous pouvez commencer à comparer les différentes options disponibles sur le marché.  Que devez-vous rechercher ? L

Quel est le meilleur outil pour gérer les dépenses professionnelles ?

Une solution d'automatisation doit présenter un certain nombre de caractéristiques essentielles.

Accessibilité

La convivialité est essentielle pour s'assurer que les utilisateurs l'utiliseront. De plus la commodité d'une application mobile est un atout supplémentaire. Les employés peuvent ainsi se connecter pour saisir et/ou gérer leurs dépenses sur place.

Personnalisation

Nous nous sommes habitués à travailler avec des systèmes qui offrent un ensemble de fonctionnalités standard auxquelles nous devons nous adapter. Or, dans l'idéal, la solution choisie devrait être suffisamment polyvalente pour s'adapter aux besoins de chaque client.

Intégration

Un autre aspect très important est que l'outil d'automatisation soit capable de se connecter au logiciel de comptabilité que vous utilisez dans votre entreprise. Ainsi, les dépenses soumises dans l'application seront automatiquement transférées dans votre logiciel ERP ou système de gestion d'entreprise.

Vitesse

L'objectif principal d'un outil d'automatisation consiste à faire gagner du temps aux équipes. De là l'importance de s'assurer que la technologie choisie soit rapide dans l'extraction des données, l'enregistrement des informations et l'automatisation du flux d'approbation..

Okticket vous permet d'économiser 80% du temps par rapport à la gestion manuelle des dépenses professionnelles. De plus, sa mise en œuvre est rapide, simple et bien accompagnée.

Plusieurs options de service à la clientèle

Plus vous disposez de contacter l'assistance, mieux c'est. L'accès à l'assistance par e-mail et par chat est très pratique, mais il faut également pouvoir parler avec une personne.

Okticket propose également une assistance téléphonique locale.

D'autres exigences importantes

• Possibilité de fixer des limites et des alertes en fonction de la politique de dépenses de votre entreprise.
• Rapprochement bancaire automatique.
• Conversion automatique de n'importe quelle devise en euros. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante si votre entreprise a des collaborateurs qui sont en missions en dehors de la zone euro.
• Suivi des dépenses en temps réel.
• Flexibilité des mode de paiement (espèces, carte d'entreprise, carte essence, etc.)
• Classification des dépenses par utilisateurs et par catégories.
• Capacité d'adaptation à la croissance de votre entreprise.
• Archivage à valeur probante.
• La garantie que les dépenses de votre entreprise seront stockées dans un environnement sécurisé

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Conseils pour renforcer l'impact de l'automatisation des dépenses

Mais le processus ne se limite pas à la mise en place du logiciel d'automatisation des dépenses.  En parallèle, vous devez prendre un certain nombre de précautions.

• Vérifiez que l'équipement actuel sera en mesure de soutenir le processus à venir. Si ce n'est pas le cas, vous devez le moderniser.
• Prévoyez des formations pour les employés qui n'ont pas les compétences nécessaires pour utiliser le nouvel outil d'automatisation.
• Si l'entreprise n'a pas encore établie une politique de dépenses, le moment est venu de faire le nécessaire.
• Une fois que les données commencent à arriver, vous devez les analyser afin d'identifier les possibilités d'amélioration.

En résumé, l'automatisation de la gestion des frais professionnels est la première étape pour simplifier le processus, économisez de l'argent et optimiser les ressources. Les dépenses inutiles et les erreurs administratives liées à la gestion manuelle sont minimisées, tout en facilitant la prise de décision sur la base d' analyses précises.

Vous souhaitez connaître tous les avantages d'Okticket ? Laissez-nous vos coordonnées et un membre de notre équipe de vente vous contactera.

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La nouvelle édition du Sommet des Leaders de la Finance 2024, l'évènement de référence pour les dirigeants de la finance, aura lieu le prochain 29 mai 2024. Okticket renouvelle l'expérience en tant que sponsor !

Nous serons au Pavillon d'Armenonville. Venez nous rendre visite à notre stand, et découvrez en primeur les dernières fonctionnalités que nous avons incorporés à notre outil de digitalisation et automatisation des notes de frais.

Programme Sommet des Leaders de la Finance 2024

Lors de cette 14ième édition du sommet financier par excellence, vous aurez l'occasion d'assister aux conférences qui aborderont les défis complexes auxquels les entreprises sont confrontées, et qui par autant obligent les directeurs financiers à se réinventer

Quelles sont les perspectives long terme pour les directeurs financiers et comment peuvents-ils trouver des solutions à court terme ? Vous pouvez découvrir ici le programme.

Plus de 800 participants se réuniront pour présenter les dernières innovations et tendances en matière de gestion d'entreprise. Vous profiterez de conférences, de débats et networking. À ce jour, 55 internvenants sont confirmés.

La réunion annuelle des finances d'entreprise se clôturera par la remise de 28 trophées aux leaders les plus dynamiques de la fonction de la finance.

En somme, le Sommet des Leaders de la Finance 2024 offre l'opportunité dans un cadre privilégié qui vous permettra d'identifier des nouvelles opportunités et de développer votre réseau professionnel.

Sur Okticket

Okticket est la SaaS Fintech la plus puissante et complète pour digitaliser et gérér les notes de frais. L'application vous ouffre un outil efficace et simple pour optimiser et gérer l'ensemble du processus des notes notes de frais, depuis le moment où la dépense est engagée jusqu'aux processus de la validation, contrôle et traitement comptable.  Okticket vous permet d'économiser un 80% du temps consacré aux tâches administratives.

Au cours de nos 7 années d'existence, Okticket s'est positionné comme l'un des principaux acteurs du marché, et notre participation au Sommet des Leaders de la Finance 2024 est engagement de notre part à contribuer à l'amélioration de l'efficacité dans la gestion des notes de frais.

Vous souhaitez en savoir plus? Contactez l'équipe Okticket.

Ils renforcent la culture d'entreprise, stimulent le développement professionnel, favorisent la collaboration, augmentent l'engagement des employés, consolidant les liens entre collaborateurs et renforçant le sentiment d'appartenance à l'organisation. Les avantages des déplacements professionnels vont au-delà de ce que l'on pourrait penser à première vue.

Voici quelques-unes des conclusions issues du rapport"Investing in Travel to Strengthen Culture and Increase Engagement" élaboré par American Express Global Business Travel (Amex GBT) et  Harvard Business Review Analytic Services, pour lequel plus de 400 cadres ont été interrogés.

Ce document détaille les clés qui permettent à une entreprise de travailler et de progresser lorsque les équipes se trouvent dans des lieux différents. Les voyages d'affaires semblent donc être l'outil idéal pour y parvenir.

Alors que de nombreuses entreprises préfèrent attribuer leur budget aux déplacements susceptibles de leur rapporter des revenus (visite de clients, par exemple), les déplacements pour les réunions internes peuvent également apporter de la valeur significative en termes de culture d'entreprise et d'engagement.

En effet, "tout investissement en faveur des déplacements internes peut être encore plus bénéfique pour les entreprises", conclut l'étude.

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Les voyages d'affaires, un lien entre les équipes

Par ailleurs, selon l'étude, il existe un lien entre les voyages d'affaires et un climat sain au travail. Elle souligne l'efficacité des réunions présentielles pour la formation d'équipes, le brainstorming et les entretiens avec les candidats pour des postes clés.

"Le passage en masse du télétravail peut créer des obstacles à la création d'une culture d'entreprise et à l'engagement, c'est pourquoi les voyages d'affaires sont devenus encore plus indispensables pour rassembler les équipes", déclare à cet égard Alex Clemente, directeur général des services analytiques de la Harvard Business Review.

D’autres avantages des voyages d'affaires internespour l'organisation :

• Une amélioration des relations entre les employés et les équipes (74 %)
• Une collaboration accrue (60 %)
• Une culture organisationnelle plus forte (55%)
• Une augmentation de l'engagement des employés (54%)
• Un sentiment d'appartenance pour les travailleurs à distance et les équipes dispersées ( 46%)

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Cela permet de contribuer à la reconstitution du capital social et au renforcement de la culture d'entreprise abandonnée pendant la période qui a suivi la pandémie, au cours de laquelle la plupart des interactions se sont limitées au virtuel.

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De plus, les voyages d'affaires jouent un rôle important dans le développement professionnel (60 % des personnes interrogées sont de cet avis).

Plus important encore, huit personnes interrogées sur dix déclarent avoir acquis "une plus grande sensibilité et une plus grande empathie pour leurs collaborateurs et leurs clients" grâce aux voyages d'affaires.

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La rentabilité des déplacements professionnels est démontrée

Selon une étude, les voyages d'affaires devraient augmenter d'ici 2024, principalement pour les réunions internes (source : Amex '2024 Global Meetings and Events Forecast').

L'une des raisons réside dans la rentabilité des entreprises. Par exemple, GSK explique dans le rapport que pendant la pandémie, elle est parvenue à dépasser ses prévisions de chiffre d'affaires. Et la croissance a été encore plus forte l'année dernière, lorsqu'elle a augmenté son investissement dans les voyages d'affaires.

Finalement, le document passe en revue certaines tendances en matière de voyages d'affaires : une nouvelle politique de voyage mieux alignée sur la stratégie de l'entreprise, une plus grande importance accordée à la durabilité, à l'accessibilité, à la santé et au bien-être des voyageurs, ainsi qu'une focalisation sur le bleisure (la combinaison des loisirs et des affaires).

En conclusion, compte tenu des avantages que présentent les voyages d'affaires, ceux-ci doivent être considérés non pas comme une dépense, mais comme un investissement au service de la rentabilité commerciale. t même une opportunité de renforcer la culture d'entreprise et d'établir des relations positives à long terme.

Vous souhaitez optimiser la gestion des notes de frais ? Contactez l'équipe Okticket.

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En règle générale, la relation des DAF avec les outils technologiques visait principalement à l'établissement du budget et au respect de ce dernier. Aujourd'hui, le DAF a un rôle clé dans la transformation numérique. I pilote ce nouveau défi, et doit avoir une vision et une compréhension sur les solutions disponibles et déterminer leur capacité à générer un retour sur investissement rapide.

Les nouvelles tendances financières ont séduit ces professionnels. La transformation numérique est l'outil qui leur permettra de se différencier de la concurrence. L'évolution du rôle des directeurs financiers implique de promouvoir le changement technologique.

Les études confirme cette réalité. Dans les dernières enquêtes de Gartner, on peut contaster que les directeurs financiers ont l'intention d'augementer leur investissement dans le numérique. D'après l'enquête annuelle,  70 % des directeurs financiers anticipaient une augmentation des dépenses technologiques, et  82 % d'entre eux prévoyaient d'investir dans les compétences numériques. En 2022, le pourcentage de directeurs financiers prévoyant d'augmenter leurs investissements dans la technologie atteignait 92 %.

Cette tendance se confirme de plus en plus à chaque parution d'une nouvelle étude. En effet, dans les prévisions des DAF 2023, la technologie figure une fois de plus en tête de liste des priorités des directeurs financiers. En première position, on trouve l'intelligence artificielle, suivie de la numérisation et de l'automatisation des processus financiers.

La transformation numérique dans le top 5 des priorités des directeurs financiers

Ces conclusions sont en concordance avec celles d'autres organisations. Prenons l'exemple du document "CFO Peer Insights : Digital Transformation and IT Spending Priorities", rédigé par Dimensional Research. Cette analyse dévoile que 80 % des directeurs financiers du monde entier incluent la transformation numérique parmi leurs cinq premières priorités (elle figure dans les trois premières pour 59 % d'entre eux ). Le même pourcentage prévoit une progression  des dépenses technologiques.

Et en plus, sept personnes sur dix estiment que les investissements dans la transformation numérique sont la clé du succès de toute entreprise. Par conséquent, la grande majorité d'entre eux sont prêts à aider le DSI à trouver et à financer un nouvel outil, mais à condition de garantir un ROI solide et rapide.

À quel moment souhaitent -ils voir leur investissement rentabilisé ? Près de la moitié d'entre eux estiment que le délai est de 1 à 2 ans maximum.

Une autre donnée importante est que pratiquement toutes les personnes intérrogées déclarent que les investissements  technologiques sont essentiels à la reprise économique. En effet, la grande majorité des directeurs financiers admettent qu'ils ont déjà augmenté leurs investissements dans la transformation numérique.

"À l'heure actuelle, ces décisions d'investissement concernent le numérique, ce qui se traduit par la capacité à fournir d'informations enrichies, en temps réel et prédictives, par une simplificité de mise en conformité et une plus grande flexibilité dans la stratégie financière", déclare à ce sujet Alexander Bant, responsable de la recherche sur les directeurs financiers chez Gartner (source : Gartner).

Parmi les autres priorités, citons le développement et l'affinement de la stratégie d'analyse des données. Alors que les directeurs financiers sont censés se familiarisent avec les concepts clés cette année, d'ici 2025, la stratégie d'analyse de données de l'entreprise sera un enjeu majeur.

D'où les technologies telles que l'apprentissage automatique "machine learning", capables d'analyser les informations rapidement, sans erreur humaine ni brèche de sécurité, prennent de plus en plus d'importance.

Le DAF et le DSI, associés dans la numérisation

Les organisations ont également compris que les DSI et les DAF doivent travailler ensemble pour le bien de l'entreprise. On contaste d'ailleurs que la relation entre les deux acteurs est de plus en plus forte.

"Partenaire qui aide à faire le lien entre la technologie et les décisions de l'entreprise" ou " acteur du changement et moteur de la stratégie de l'entreprise" sont quelques-unes des définitions que les directeurs financiers interrogés donnent de leurs DSI.

Malgré l'importance du DSI pour les organisations, lors du dernier congrès international des DSI, un fait surprenant a été mis en évidence : seulement 20 % des PDG considèrent la technologie comme une valeur stratégique. Et seulement 17 % prennent en compte le DSI pour participer à la stratégie de l'entreprise.

Les initiatives les plus demandées par les directeurs financiers

Cependant, certaines mesures ont plus de valeur pour les directeurs financiers. Voici l'ordre de préférence :

1. Optimiser les investissements dans l'intelligence artificielle et les outils technologiques existants.
2. Mise en œuvre des solutions visant à générer de revenus.
3. Implenter des outils pour améliorer les processus opérationnels et l'efficacité des employés.
   

Mais le défi du secteur financier réside davantage dans la priorisation des outils à utiliser plutôt que dans l'augmentation des investissement dans la technologie ( seulement 30% des projets technologiques finissent par aboutir ) 

Les outils Fintech au service de la transformation numérique

Parallèlement, les responsables financiers sont réticents aux "initiatives technologiques disruptives de nouvelle génération" et aux projets qui impliquent de " re-implémenter ou de transférer de logiciel ". Et c'est là que les solutions Fintech capables de s'intégrer aux systèmes de gestion d'entreprise entrent en jeu.

Sur ce point, nous vous rappelons qu'Okticket dispose d'une intégration bidirectionnelle, évolutive et simple avec les principaux ERP, logiciels RH et systèmes de Business Intelligence du marché.

La solution répond également aux besoins des dirigeants financiers. D'une part, elle permet un gain de temps dans la gestion des notes de frais. Plus précisément, un 80 % par rapport au traitement manuel. Si vous calculez le coût horaire de chaque employé impliqué dans le processus, le retour sur investissement est presque immédiat.

Sans oublier que la gestion des notes de frais est beaucoup plus efficace lorsqu'on utilise un outil de numérisation, car les erreurs classiques de la gestion manuelle sont ainsi résolues. Et que pensez-vous des avantages d'obtenir des données financières exactes, ordonnées et en temps réel ?

Grâce à ces avantages, la prise de décisions stratégiques visant à assurer la rentabilité de l'entreprise est beaucoup plus rapide et plus simple.

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La comptabilisation manuelle des frais de déplacement professionnels implique un certain nombre de coûts cachés qui ne sont pas toujours facilement identifiables. La collecte des justificatifs, la vérification des notes de frais, leur approbation, les écritures comptables, les remboursements... Tout cela prend beaucoup de temps, aussi bien pour les collaborateurs que pour le service administratif.

Et ce n'est pas tout. Les erreurs sont également fréquentes (on estime que 80 % des notes de frais présentent une erreur quelconque). Il s'agit le plus souvent d'irrégularités involontaires. Tandis que d'autres sont le résultat d'une fraude interne. Dans les deux cas, les conséquences sont les mêmes : du temps et de l'argent perdus pour l'entreprise.

Est-il possible d'éviter les erreurs lors de la comptabilisation des notes de frais ? En prenant les précautions nécessaires, vous pouvez les limiter au maximun. Alors que les déplacements professionnels ont repris du dynamisme, il convient de mette en place des mesures préventives.

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Comptabilisation des frais de déplacements : comment éviter les erreurs les plus fréquentes

En matière de notes de frais, un certain nombre d'erreures sont souvent répétées sans que l'on en soit conscient.  Sans pour autant, empêcher les pertes économiques financières des entreprises. Pour les éviter, il est préférable de prendre de mesures visant à optimiser la gestion et le contrôle des frais professionnels.

1. Établir des prévisions de dépenses et anticiper les coûts

Le manque de contrôle sur les missions commence avant même que la réservation soit faite. En effet, les entreprises constatent souvent une augmentation des dépenses en raison de l'augmentation du nombre de collaborateurs, et qui n'a pas été prise en compte lors de l'élaboration du budget.

Cela rend difficile un suivi efficace de la politique de dépenses (conformité, déviations, etc.).

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2. Limiter les dépenses remboursables

De la même façon, il est conseillé d'établir une politique de dépenses professionnels et d'informer chaque employé des dépenses non remboursables et des limites qui s'appliquent à son cas particulier (hébergement, transport, repas, etc.).

Cependant, tout cela ne sert à rien si vous n'introduisez pas ces informations dans votre logiciel de comptabilité.

3.  Les taux de change doivent être pris en compte

Il peut arriver qu'un employé se déplace en mission à l'étranger et que le taux de change appliqué au moment de l'achat ne soit pas pris en compte lors de la comptabilisation des dépenses.

4. Mener une mission d' audit

Une  erreur fréquente consiste à ne pas mener une mission d'audit, alors qu'il s'agit d'un mécanisme fondamental pour détecter d'éventuelles irrégularités et prévenir la fraude interne.

5. Numériser les notes de frais

Il peut également arriver que les employés nomades remplissent les notes de frais et ne joignent pas le reçu ou la facture correspondante. Ou bien ils le fournissent, mais il ne comporte pas toutes les données légales requises pour le considérer comme étant valide. Dans la foulée, vous validez les dépenses et procédez au remboursement. Cette erreur est coûteuse pour l'entreprise.

Afin d'éviter de telles situations, la meilleure chose à faire est de mettre en place un outil de numérisation et d'automatisation des frais de voyage.

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Outils de gestion des notes de frais

Tant que nous parlons de numérisation, il est bon de rappeler qu'il existe sur le marché plusieurs outils conçus pour vous aider à gérer les dépenses de votre entreprise. Okticket est l'un des plus performant. En utilisant notre solution, les erreurs liées à la gestion manuelle des frais de voyage seront réduites au minimum.

Tout d'abord, chaque concept inclus dans une note de frais est associé à la photo du justificatif correspondant. Avec Okticket, vous êtes assurés d'être en conformité en cas de contrôle URSAFF. Parallèlement, l'outil propose des produits et services qui sont également très utiles dans la lutte contre la fraude interne.

Okticket : Comment ça marche ?

En plus des avantages déjà mentionnés, Okticket offre une série de fonctionnalités qui vous aident à optimiser le contrôle et la gestion des dépenses professionnelles de manière simple et rapide.

• Immédiateté : Réduction d'un 80 % du temps consacré aux tâches de la gestion des notes de frais.
• Traçabilité : contrôle toutes les informations sur une seule plateforme et en quelques secondes.
• Validité juridique : Archivage à une valeur probante. Le reçu numérisé a la même validité juridique que l'original papier.
• Sécurité : Les informations sur les reçus et factures numérisés sont stockées dans le cloud, dans un environnement sécurisé.

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Carte OKT : Contrôler les dépenses avant même qu'elles ne soient effectuées

Les cartes d'entreprise sont très utiles pour contrôler les frais professionnels de vos employés nomades. Étant donné que vous n'avez pas à gérer d'avances ou de remboursements, il n'y a pas de risque de confusion sur les montants. VLe respect de la politique de dépenses de votre entreprise vous inquiète ?

L'OKT Card, la carte à puce d'Okticket, offre une nouvelle façon de contrôler les dépenses de vos employés.

Les autres avantages de la carte OKT :

• Récupérer jusqu'à 1,5 % de cashback
• Vous pouvez attribuer une carte pour chaque employé et définir les limites d'utilisation (par période journalière et mensuelle, par catégorie de dépenses, etc.)
• Les frais professionnels sont contrôlés sur une plateforme unique.
• Les transactions effectués avec la carte sont automatiquement reconciliées.
• En temps réel, vous suivez les transactions. Vous pouvez voir qui a effectué la dépensé, où, quand et pour quoi.
• L'activation et la désactivation se font depuis l'application Okticket.
• En tant que carte de débit Mastercard, vous bénéficiez d'une méthode de paiement sécurisée et transparente, acceptée par des milliers de commerçants dans le monde entier.
• Vous pouvez conserver la carte virtuelle dans votre portefeuille physique ou dans votre portefeuille Apple Pay ou Google Play.

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Rapprochement bancaire automatique

Le rapprochement bancaire est l'un des processus indispensables pour déterminer si des erreurs se produisent dans la comptabilisation des dépenses de l'entreprise. La saisie manuelle n'est pas la plus recommandée, car certaines erreurs peuvent se produire. Par exemple :

• Doubler une entrée comptable
• Oublier de comptabiliser une transaction
• Changer une virgule par erreur (écrire 13,55 au lieu de 135,5).
• Se tromper dans l'ordre des chiffres (par exemple, mettre 654 au lieu de 645).
• Date erronée (appelée incohérence temporelle)

D'où l'importance d'utiliser un outil de rapprochement bancaire automatique.

Moteur de révision automatique avec une logique personnalisée

Les alertes sont également un outil idéal pour détecter les irrégularités dans les notes de frais. Les doublons sont fréquents, ainsi que les dépenses effectuées un jour férié, les montants illisibles ou ceux qui dépasse la date limite fixée dans la politique de l'entreprise.

Vous souhaiter améliorer la gestion, en allant au-delà des alertes habituelles ? Notre moteur de révision automatique est capable de prendre des décisions de rejet ou d'approbation des notes de frais sur la base de la logique personnalisée définie par l'administrateur.

Que contrôlez-vous habituellement lorsque vous traitez une note de frais ? Le moteur d'alerte signale, approuve ou rejette les dépenses sans que vous ayez à examiner les éléments à la loupe. Vous pouvez même rejeter automatiquement la soumission d'une note de frais.

Si vous souhaitez connaître tous les avantages de notre solution, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec un de nos experts.

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